منظمة رسمية وغير رسمية

كل ما تحتاج لمعرفته حول المنظمة الرسمية وغير الرسمية. التنظيم الرسمي يعني البنية المتعمدة للأدوار في مؤسسة منظمة بشكل رسمي.

المنظمة بالتأكيد تطور بعض الإجراءات الرسمية لتنظيم العلاقات والعمل. توصف العلاقات وتدفق الاتصالات أفقيا وعموديا بين الأعضاء.

يقول Chester I. Barnard ، "نظام من الأنشطة أو القوات المنسقة عن وعي لشخصين أو أكثر". وهو يشير إلى هيكل وظائف محددة جيدًا ، كل منها يحمل قدرًا محددًا من السلطة والمسؤولية والمساءلة.

تشير المنظمة غير الرسمية إلى العلاقة بين الأشخاص في المنظمة بناءً على المواقف الشخصية والعواطف والتحيزات والأشياء التي تعجبهم وتكرههم وما إلى ذلك. يتم إنشاء المنظمات غير الرسمية بسبب تشغيل القوى الاجتماعية والنفسية العاملة في مكان العمل.

وصف Chester I. Barnard المنظمة غير الرسمية بأنها أي نشاط شخصي مشترك دون غرض مشترك واع ، على الرغم من المساهمة في نتائج مشتركة.

تعرف على: - 1. تصنيف التنظيم الرسمي وغير الرسمي 2. مزايا التنظيم الرسمي وغير الرسمي 3. العيوب 4. الاختلافات بين المنظمة الرسمية وغير الرسمية وعدد قليل من الآخرين.


المنظمة الرسمية وغير الرسمية: المفهوم ، الطبيعة ، التصنيف ، المزايا ، العيوب والاختلافات

منظمة رسمية وغير رسمية - مع مزايا وعيوب

المنظمات مهيكلة بطرق مختلفة.

يمكن تصنيفها على نطاق واسع إلى ما يلي:

1. هيكل التنظيم الرسمي و

2. الهيكل التنظيمي غير الرسمي.

الهيكل التنظيمي الرسمي:

يشير الهيكل التنظيمي الرسمي إلى نوع من الهيكل التنظيمي المنظم والمخطط له والذي يمكن اعتماده من قبل المنظمة. إحدى سمات الهيكل التنظيمي الرسمي هي حقيقة أنه يقسم أدوار الأفراد في المؤسسة بطريقة هرمية ، من الأعلى إلى الأسفل.

بعض الهيكل التنظيمي الرسمي:

أنا. تنظيم الخط

ثانيا. التنظيم الوظيفي

ثالثا. خط وتنظيم الموظفين

د. تنظيم إدارة المشروع

ضد تنظيم المصفوفة

أنا. منظمة الخط:

هذا هو أقدم شكل من أشكال التنظيم. يُعرف هذا بأسماء مختلفة ، مثل الجيش والرأسية والمعيارية والإدارات والمنظمة. السمة المميزة لهذا النوع هي أن خط السلطة يتدفق رأسيا ويشكل الأعلى من الناحية التنفيذية إلى أدنى المرؤوس في جميع أنحاء الهيكل التنظيمي بأكمله. السلطة هي الأعلى في القمة وتقلل من خلال كل مستوى متعاقب أسفل النطاق التنظيمي.

مزايا:

أ. هذا هو أبسط أنواع المنظمات. يمكن تأسيسه بسهولة وفهمه بسهولة من قبل العمال.

ب. انها اقتصادية وفعالة

ج. بسبب العلاقات المباشرة بين السلطة والمسؤولية ، يمكن الحفاظ على الانضباط بشكل أكثر فعالية

د. منذ - يتم تحديد سلطة ومسؤولية كل شخص بشكل واضح ، فمن السهل تحديد المسؤولية إذا كان هناك أي انقضاء

ه. بما أن الرؤساء يتمتعون بالسلطة الكاملة ، فإنهم يتخذون قرارات سريعة

F. يعزز وحدة القيادة

ز. يتوافق مع مبدأ العددية للمنظمة

عيوب:

أ. نظرًا لأن رئيس القسم يجب أن يهتم بجميع أنشطة قسمه ، فهو مثقل بالعمل

ب. إنها ديكتاتورية بطبيعتها حيث تتركز جميع القوى المهمة في أيدي عدد قليل من كبار المسؤولين التنفيذيين.

ج. منظمة الخط تعاني من نقص المهارات المتخصصة للخبراء.

د. استنادا إلى نظام الإدارة الاستبدادية

ه. منذ رئيس القسم هو الكل في الكل تقريبا لأنشطة قسمه. هناك مجال للمحسوبية.

F. انها جامدة وغير مرنة.

ثانيا. التنظيم الوظيفي:

في هذا النوع من التنظيم ، يتم تنظيم الموظفين وعملهم على أساس نفس نوع الأنشطة. في هذا النوع من المؤسسات ، يوجد عدد قليل من المديرين في القمة ومعظم الأفراد في القاع ، ويتم تنظيمهم حسب المهام التي يؤدونها. تم تحديد تصنيفات الوظائف بشكل جيد وكانت السلطة من أعلى إلى أسفل.

مزايا:

أ. هناك أقسام وظيفية منفصلة ، للوظائف الرئيسية مثل الأعمال التجارية ، والهندسة ، والشراء ، والمبيعات ، وما إلى ذلك. يؤدي كل قسم وظيفته المتخصصة للمؤسسة بأكملها.

ب. الهياكل الوظيفية مفيدة للشركات الكبيرة نسبيًا.

ج. يتم التمييز بين الموظفين داخل الهيكل الوظيفي لأداء المهام المتخصصة.

د. يسهل الهيكل الوظيفي الفصل بين أصول الشركة ومواردها في المجالات الأكثر أهمية لنجاح الشركة

ه. إنه يؤدي إلى الكفاءة التشغيلية حيث يصبح الموظفون متخصصين في مجال خبرتهم الخاصة.

عيوب:

أ. يمكن أن يكون التواصل داخل .company جامدًا ، مما يجعل المنظمة بطيئة وغير مرنة

ب. التغييرات في الموظفين غالبا ما تؤدي إلى عدم الاستقرار

ج. قد تكون الهياكل الوظيفية أكثر فعالية للشركات التي تعمل في بيئات مستقرة إلى حد ما مع انخفاض معدلات التغيير والديناميكية.

د. يمكن أن يكون التواصل داخل الشركة جامدًا ، مما يجعل المنظمة بطيئة وغير مرنة.

ه. يعمل الهيكل الوظيفي بشكل أفضل عندما تكون البيئة المحيطة مستقرة إلى حد ما

F. بسبب درجة عالية من التخصص التنظيم الوظيفي يصعب إنشاء

ثالثا. منظمة الخط والموظفين:

من أجل تجنب عيوب الخط والأنواع الوظيفية للتنظيم ، تم تطوير قدر كبير جدًا من تركيز السيطرة في القسم السابق والكثير جدًا من التقسيم في الأخير ، وتم تطوير الخط وتنظيم الموظفين. إنها تسعى لتحقيق توازن بين النوعين الأولين. المسؤولون التنفيذيون هم المسؤولون التنفيذيون ، وضباط الأركان هم مستشاروهم.

مزايا:

أ. ويضيف فوائد كل من نوع المنظمة

ب. يتم الحفاظ على الاستقرار والانضباط لتنظيم خط مع ميزة إضافية من ميزة المتخصص

ج. سيطرة أفضل للمديرين على أنشطة المرؤوسين.

د. هناك وحدة القيادة. لا يوجد صراع بين الصغار بسبب تضارب المطالب من قبل كبار السن.

ه. يتم تحديد الواجبات والمسؤوليات بوضوح وتتعلق ببعضها البعض.

عيوب:

أ. يتطلب ذلك تحقيق درجة عالية من التخصص وتنسيق المهام دون الحاجة إلى تحقيق الكفاءة.

ب. في خط وتنظيم الموظفين ، هناك نوعان من السلطات تتدفق في وقت واحد. وهذا يؤدي إلى الخلط بين الاثنين.

ج. تمشيا مع قلق الموظفين ، يجب أن تحافظ المخاوف على الأجور العالية لأخصائي الموظفين.

د. يمكن اتخاذ إجراءات صنع القرار أكثر مضيعة للوقت.

د. منظمة إدارة المشاريع:

منظمة إدارة المشروع ليست نوعًا منفصلًا من الهيكل التنظيمي ، بل هي هيكل تنظيمي موجود داخل المنظمة. هو في الغالب الهيكل التنظيمي ذات الصلة الغرض. قد يكون لدى المنظمة مشروع واحد أو أكثر. عند اكتمال المشروع ، تنتهي الحاجة إلى هيكل تنظيم إدارة المشروع.

عندما يكون للمؤسسة عدد أقل من المشاريع ولكن المشاريع لها مدة أطول ، يتم اقتراح تنظيم مشروع خالص. يتم تعيين كل مدير مشروع وهو / هي مسؤول عن إجراء جميع الأنشطة المرتبطة بالمشروع ، وبالتالي فإن مدير المشروع مسؤول أمام مدير البرنامج.

يتمتع مدير المشروع بالسلطة الكاملة لتنفيذ المشروع ويرفع تقاريره إلى مدير البرنامج في المؤسسة الأم.

مزايا:

أ. زيادة احتمال نجاح المشروع

ب. تمكين الأهداف المتفق عليها

ج. توفير وضوح تعريف الهدف وقياس إنجازه

د. تحسين تنسيق الموارد

ه. تحسين إدارة المخاطر والقضايا

F. تقليل وقت دورة المشروع

ز. خفض تكلفة المشروع.

عيوب:

أ. وهو مضيعة للوقت.

ب. على الرغم من أن وثائق تخطيط المشروع يمكن أن تكون مفيدة لفريق أو مؤسسة ، فهي ذات فائدة قليلة إذا لم يتم إنشاؤها بجهد حقيقي وفكر فيها.

ج. باستمرار الضغط الشديد ، مطالب العمل الإضافي ، شعوذة الموارد

د. في بعض الأحيان ، في المشاريع المنفذة لا يتحمل أي فرد المسؤولية الكاملة عن المشروع مما قد يؤدي إلى نقص التنسيق.

ضد منظمة المصفوفة:

يجمع هيكل المصفوفة الموظفين الذين يجمعون بين المنتج والخبرة المهنية ذات الصلة من أجل تحقيق الأعمال لأهدافها. يأتي الأشخاص الذين تم اختيارهم من مستويات وإدارات مختلفة في العمل. يمكن استخدام هذا الهيكل في المنظمات الهرمية والمسطحة.

يناسب هذا النموذج الشركات القائمة على المشاريع مثل البناء. هيكل المصفوفة هو للشركات التي يحركها المشروع مثل البناء. كل عضو في الفريق لديه رئيسين ؛ مدير المشروع والمدير الوظيفي.

مزايا:

أ. يمكن أن تساعد في كسر الحواجز التقليدية للإدارة ، وتحسين التواصل في جميع أنحاء المؤسسة

ب. السماح للأفراد باستخدام مهارات معينة في مجموعة متنوعة من السياقات

ج. من المحتمل أن تؤدي إلى تحفيز أكبر بين أعضاء الفريق

د. يساعد في اتخاذ القرارات السليمة

ه. الاستخدام الأمثل للموارد

F. تجنب الحاجة إلى عدة أقسام للاجتماع بشكل منتظم ، وبالتالي تقليل التكاليف وتحسين التنسيق

ز. يساعد في تطوير التخصص

هيدروجين. تنمية المهارات

عيوب:

أ. ارتفاع تكلفة التشغيل

ب. عبء العمل مرتفع جدا

ج. قد لا يكون هناك خط واضح للمساءلة لفرق المشروع بالنظر إلى الطبيعة المعقدة لهياكل المصفوفة.

د. من الصعب التنسيق

ه. يستغرق بعض الوقت لأعضاء فريق المصفوفات أن يعتادوا على العمل في هذا النوع من الهياكل

F. قد يهمل أعضاء الفريق مسؤولياتهم الوظيفية

ز. غياب وحدة القيادة

هيدروجين. قد يكون هناك صراع على السلطة بين المدير الوظيفي ومدير المشروع

منظمة غير رسمية:

تتطور المنظمة غير الرسمية مع مرور الوقت وهي عبارة عن شبكة من العلاقات الموجودة داخل المؤسسة. العلاقات تنشأ بسبب المصالح المشتركة أو الصداقات. يمكن أن تكون هذه العلاقات عبر الأقسام وهي التفاعلات اليومية بين أعضاء فريق العمل. قد يختلف هذا الهيكل غير الرسمي عن ذلك الموجود على الورق.

تتطور الهياكل غير الرسمية بسبب:

(أ) يجد الناس طرقًا جديدة لفعل الأشياء التي يجدونها أسهل ويوفر لهم الوقت

(ب) يتم تشكيل أنماط التفاعل من قبل مجموعات الصداقة والعلاقات الأخرى

(ج) ينسى الناس ماهية الهياكل الرسمية

(د) من الأسهل العمل مع الهياكل غير الرسمية.

(هـ) قد تختلف أهداف الأفراد عن المنظمات - فالعمال الذين لهم نفس الأهداف ينجذبون معًا.

(و) قد يكون بعض أعضاء المنظمة قادة طبيعيين ، وبالتالي يقودون مجموعة ، حتى وإن لم يكن لديهم مكان إداري رسمي.

مزايا:

أ. إذا كان بإمكان المديرين العمل مع المجموعات غير الرسمية داخل إدارتهم ، فيجب أن يكون هناك مستويات أعلى من الحافز والإنتاجية.

ب. التواصل بين الإدارات المختلفة أفضل من خلال الشبكة غير الرسمية. هذا يمكن أن يؤدي إلى زيادة الابتكار وتحفيز الموظفين والتي ينبغي أن تساعد الشركة على النجاح.

ج. يجعل النظام بأكمله أكثر كفاءة

د. يعطي الرضا والاستقرار للموظفين

عيوب:

أ. الاتصالات التي تحدث داخل هيكل العنب وغالبا ما يساء تفسيرها.

ب. مقاومة التغيير

ج. إذا كان الهيكل الرسمي يتعارض مع الهيكل غير الرسمي ، فقد ينتهي الأمر إلى عدم كفاءة المنظمة في تحقيق أهدافها مما يجعل الموظفين يترددون في قبول الهيكل الرسمي.

د. تمارس المجموعات غير الرسمية ضغوطًا قوية من أجل المطابقة

تأثير التنظيم غير الرسمي:

يمكن أن تقوم المنظمة غير الرسمية إما بتعزيز العمل أو كبحه. يحتاج المديرون إلى أن يكونوا على دراية بالهيكل غير الرسمي والتأكد من أنهم -

(أ) تكييف الهيكل الرسمي لاستكمال الهيكل غير الرسمي.

(ب) الحفاظ على هيكل رسمي أكثر مرونة بحيث يمكن للهيكل غير الرسمي أن يزدهر.

(ج) على الأقل مراعاة الهيكل غير الرسمي في صنع القرار.


المنظمة الرسمية وغير الرسمية - الخصائص والمزايا والعيوب

المنظمة الرسمية:

تمثل المنظمة الرسمية تصنيف الأنشطة داخل المؤسسة ، وتشير إلى من يقدم تقارير إلى من تشرح ويشرح مجلة الاتصالات الرأسية التي تربط الرئيس التنفيذي بالعمال العاديين. وبعبارة أخرى ، فإن الهيكل التنظيمي يحدد بوضوح الواجبات والمسؤوليات والسلطة والعلاقات على النحو الذي تحدده الإدارة العليا.

في أي مؤسسة ، يتم تكليف كل شخص بالواجبات وإعطاء المقدار المطلوب من السلطة والمسؤولية لتنفيذ هذه الوظيفة. يخلق التنسيق بين أنشطة كل شخص لتحقيق الأهداف المشتركة. إنه يحفز العامل بشكل غير مباشر على العمل بكفاءة أكبر. يمكن إظهار العلاقة بين الموظفين في الهيكل التنظيمي والأدلة تحت التنظيم الرسمي.

خصائص التنظيم الرسمي:

فيما يلي الخصائص المهمة للمنظمة الرسمية:

1. ومن المخطط بشكل صحيح.

2. يعتمد على تفويض السلطة.

3. إنه غير شخصي عن عمد.

4. يجب تحديد المسؤولية والمساءلة على جميع مستويات المنظمة بشكل واضح.

5. عادة ما يتم رسم المخططات التنظيمية.

6. عادة ما يتم الحفاظ على وحدة القيادة.

7. ويوفر لتقسيم العمل.

مزايا التنظيم الرسمي :

1. تم تحديد الحدود المحددة لكل عامل بشكل واضح. أنه يقلل تلقائيا الصراع بين العمال. يتم الاحتفاظ المبنى بأكمله تحت السيطرة.

2. التداخل من المسؤولية يمكن تجنبه بسهولة. تمتلئ الفجوات بين مسؤوليات الموظفين.

3. باك باك صعب للغاية في ظل التنظيم الرسمي. عادة يتم وضع معايير دقيقة للأداء في ظل تنظيم رسمي. يؤدي إلى تحفيز الموظفين.

4. ينشأ شعور بالأمان من تصنيف المهمة.

5. لا توجد فرصة للمحسوبية في تقييم وتنسيب الموظف.

6. يجعل المنظمة أقل اعتمادا على رجل واحد.

يلاحظ كيث ديفيس أن التنظيم الرسمي هو وينبغي أن يكون نوع منظمتنا العليا كقاعدة عامة. هذا هو قمة تحقيق الرجل في مجتمع غير منظم. إنه خلق الإنسان المنظم والواعي والذكي لمنفعة الإنسان.

عيوب التنظيم الرسمي :

1. في بعض الحالات ، قد يقلل التنظيم الرسمي من روح المبادرة.

2. في بعض الأحيان يتم استخدام السلطة من أجل راحة الموظف دون النظر في الحاجة إلى استخدام السلطة.

3. لا يأخذ بعين الاعتبار مشاعر وقيم العاملين في التنظيم الاجتماعي.

4. المنظمة الرسمية قد تقلل من سرعة الاتصال غير الرسمي.

5. يخلق مشاكل التنسيق.

منظمة غير رسمية :

التنظيم غير الرسمي هو الهيكل التنظيمي الذي يحدد العلاقة على أساس أمثال الضباط وكراهيتهم دون النظر إلى القواعد واللوائح والإجراءات. لم يتم التعرف على هذه الأنواع من العلاقات من قبل الضباط ولكن شعرت فقط. الصداقة والتفاهم المتبادل والثقة هي بعض أسباب التنظيم غير الرسمي القائم. على سبيل المثال ، يتلقى البائع أوامر أو تعليمات مباشرة من مدير المبيعات بدلاً من المشرفين عليه.

علاقة المنظمة غير الرسمية موجودة تحت التنظيم الرسمي أيضًا. توفر علاقة المنظمة غير الرسمية أو العلاقات غير الرسمية قدرًا أكبر من الرضا الوظيفي وتؤدي إلى أقصى إنتاج.

وفقًا لـ CJ Bernard ، "المنظمة غير الرسمية تجلب التماسك إلى التنظيم الرسمي. إنه يجلب لأعضاء أي منظمة رسمية شعور بالانتماء ، وحالة احترام الذات والرضا الجريدي. تعتبر المنظمات غير الرسمية وسيلة مهمة للحفاظ على شخصية الفرد ضد بعض تأثيرات التنظيم الرسمي التي تميل إلى تفكك الشخصية. "

خصائص التنظيم غير الرسمي :

1. تنشأ منظمة غير رسمية دون أي سبب خارجي ، أي طواعية.

2. إنه هيكل اجتماعي تم تشكيله لتلبية الاحتياجات الشخصية.

3. المنظمة غير الرسمية ليس لها مكان في الهيكل التنظيمي.

4. بمثابة وكالة للرقابة الاجتماعية.

5. يمكن العثور على تنظيم غير رسمي على جميع مستويات المنظمة داخل التسلسل الهرمي الإداري.

6. قواعد وتقاليد المنظمة غير الرسمية ليست مكتوبة ولكنها تتبع عادة.

7. تتطور المنظمة غير الرسمية من العادات والسلوك والعادات والسلوك من الفئات الاجتماعية.

8. التنظيم غير الرسمي هو أحد أجزاء التنظيم الكلي.

9. لا يوجد هيكل وحتمية للمنظمة غير الرسمية.

مزايا المنظمة غير الرسمية :

فيما يلي شرح موجز للمنظمات غير الرسمية:

1. تملأ الفجوات ونقص التنظيم الرسمي.

2. المنظمة غير الرسمية ترضي العمال وتحافظ على استقرار العمل.

3. إنها قناة اتصال مفيدة.

4. وجود منظمة غير رسمية يشجع المديرين التنفيذيين على التخطيط للعمل بشكل صحيح والتصرف وفقًا لذلك.

5. تملأ المنظمة غير الرسمية الفجوات بين قدرات المديرين.

عيوب المنظمة غير الرسمية :

عيوب المنظمة غير الرسمية ملخصة أدناه:

1. لها طبيعة الإخلال بأخلاقيات العمال.

2. يتصرف وفقا لعلم النفس الغوغاء.

3. التنظيم غير الرسمي يقلل بشكل غير مباشر من جهود الإدارة لتعزيز قدر أكبر من الإنتاجية.

4. ينشر شائعات بين العمال بشأن عمل المنظمة دون داع.


المنظمة الرسمية وغير الرسمية - الخصائص (مع الفرق بين المنظمة الرسمية وغير الرسمية)

المنظمة الرسمية:

إنه يشير إلى هيكل الوظائف والموقف مع وظائف وعلاقات محددة بوضوح. بموجب تنظيم رسمي ، يتم تنسيق أنشطة شخصين أو أكثر بوعي نحو هدف معين. في التنظيم الرسمي ، يجب على كل مرؤوس عليه أن يطيع رئيسه ، سواء كان يحبه أم لا. على هذا النحو يصبح الجميع مسؤولين عن أداء مهمة معينة.

خصائص المنظمة الرسمية:

أنا. تم تصميم المنظمة الرسمية بوعي.

ثانيا. ويوفر للتخصص.

ثالثا. ويستند على تفويض السلطة.

د. يعتمد على العلاقة المثالية ، أي أن سلطة كل مستوى ومسؤوليته ومساءلته محددة بوضوح.

v. عادة ما يتم الالتزام بمبدأ وحدة القيادة.

السادس. انها غير شخصية عمدا.

السابع. وعادة ما يتم دعمها من قبل المخططات التنظيمية.

الثامن. وهي تستند إلى "فرضية الرعاع" عن طبيعة الإنسان ، أي أنه سيكون هناك نفس النوع من رد الفعل إذا تم معاقبة البشر أو مكافأتهم.

منظمة غير رسمية:

يشير إلى العلاقات الشخصية التي تتطور تلقائيًا حيث يعمل الناس معًا خارج الهيكل التنظيمي الرسمي ، مثل الصداقة ، وما إلى ذلك ، والتي يتم تنسيقها دون وعي. في هذه الحالة ، قد يقدم المرؤوس نصيحة إلى رئيسه كصديق له. لا يمكن أن تكون الإدارة فعالة ما لم تعترف وتستخدم المنظمة غير الرسمية.

خصائص المنظمة غير الرسمية:

أنا. منظمة غير رسمية تنشأ تلقائيا.

ثانيا. يعتمد على المواقف الشخصية ، والعواطف ، والأشياء التي تعجبهم وتكرههم ، إلخ.

ثالثا. ويوفر للرضا الاجتماعي لأعضائها.

د. إنه جزء لا يتجزأ من منظمة كاملة والإدارة لا يمكن القضاء عليها.

v. ليس له مكان في المخطط الرسمي.

السادس. إنها شبكة من العلاقات الشخصية والاجتماعية.

السابع. لها قواعدها وتقاليدها الخاصة.

الثامن. إنه غير محدد وليس له هيكل.

يمكن للمدير إنشاء أو إلغاء أي من المنظمات الرسمية. ومع ذلك ، لا يمكنه إنشاء أو إلغاء منظمة غير رسمية. العلاقات غير الرسمية تؤثر على سلوك العمال. يجب أن تعترف الإدارة الجيدة بتأثير المجموعات غير الرسمية إذا أرادت النجاح.

الفرق بين المنظمات الرسمية وغير الرسمية:

المنظمة الرسمية:

أنا. تشكيل - تخطيط عمدا والتي أنشأتها الإدارة

ثانيا. الغرض - تحقيق الأهداف المخططة للمنظمة

ثالثا. هيكل - بنية محددة جيدا من المهام والعلاقات

د. المرونة - جامدة ومستقرة ويمكن التنبؤ بها

v. التركيز - الوظائف والوظائف والجوانب التقنية

السادس. معايير السلوك - تحدد معايير السلوك وتنفذها الإدارة

السابع. القيادة - يعمل المديرون كقادة بحكم موقعهم المتفوق

الثامن. الاتصالات - خطوط اتصال رسمية أو رسمية

التاسع. الهيكل التنظيمي - الهيكل الرسمي ، يمكن أن يظهر في شكل مخطط

إكس. القواعد واللوائح - مكتوبة وثابتة

منظمة غير رسمية:

أنا. التكوين - يبرز تلقائيًا نتيجة للتفاعلات الاجتماعية بين الناس

ثانيا. الغرض - توفير الرضا الاجتماعي للأعضاء

ثالثا. الهيكل - لا يوجد هيكل واضح المعالم. شبكة معقدة من العلاقات

د. المرونة - مرنة وغير مستقرة وغير متوقعة

v. التركيز - الاهتمامات والجوانب الإنسانية الأخرى

السادس. معايير Beha viour - يتم تطوير معايير السلوك بالاتفاق المتبادل بين الأعضاء

السابع. القيادة - يختار الأعضاء طواعية قادتهم

الثامن. التواصل - يتواصل الأعضاء وفقًا للراحة

التاسع. الهيكل التنظيمي - هيكل غير رسمي ، لا يظهر على الرسم البياني للشركة

إكس. القواعد واللوائح - القواعد الشفوية


المنظمة الرسمية وغير الرسمية - المفهوم ، الطبيعة ، الميزات والفرق

تتضمن المنظمة بنية مقصودة رسمية للأدوار أو الوظائف. يستخدم المصطلح بشكل عام للإشارة إلى هيكل رسمي للأدوار ، على الرغم من أنه يستخدم أحيانًا للدلالة على مؤسسة ما. ماذا يعني "الهيكل المتعمد للأدوار"؟

تنشئ الإدارة نوعًا معينًا من علاقات السلطة عن طريق تفويض السلطة وتخصيص الموارد ؛ وهو أمر بالغ الأهمية بالنسبة للمنظمة. يتم إنشاء الأدوار والعلاقات والتسلسل الهرمي وخلقها لرعاية الشؤون والتواصل بشكل فعال.

ديناميات المجموعة هي نقطة متطرفة أخرى تصف كيفية تنظيم المجموعة وتشغيلها. ويشمل ذلك القيادة الديمقراطية والمشاركة والتعاون. ديناميات المجموعة تخلق قوى وتفاعل بين أعضاء المجموعة. هذا أيضا إنشاء منظمة غير رسمية. من الضروري للمدير أن يدرس بدقة نمط عمل العلاقات غير الرسمية في المنظمة وأن يستخدم هذه القوى لتحقيق الأهداف التنظيمية.

المنظمة الرسمية - المفهوم والطبيعة :

التنظيم الرسمي يعني البنية المتعمدة للأدوار في مؤسسة منظمة بشكل رسمي. المنظمة بالتأكيد تطور بعض الإجراءات الرسمية لتنظيم العلاقات والعمل. توصف العلاقات وتدفق الاتصالات أفقيا وعموديا بين الأعضاء.

يقول Chester I. Barnard ، "نظام من الأنشطة أو القوات المنسقة عن وعي لشخصين أو أكثر". وهو يشير إلى هيكل وظائف محددة جيدًا ، كل منها يحمل قدرًا محددًا من السلطة والمسؤولية والمساءلة.

يتم إنشاؤه من قبل الإدارة. إنها شبكة من العلاقات بين مسؤوليات السلطة الرسمية وتدفقات الاتصالات. إنه الهيكل الرسمي وقناة الاتصال. يجب أن تكون المنظمة الرسمية مرنة.

يجب أن يكون هناك مجال للتقدير ، وللاستفادة من المواهب الإبداعية ، وللتعرف على الإعجابات والقدرات الفردية في أكثر المؤسسات رسمية. ومع ذلك ، يجب توجيه الجهد الفردي في حالة المجموعة نحو أهداف المجموعة والتنظيم.

جوهر التنظيم الرسمي هو الهدف المشترك الواعي والتنظيم الرسمي يأتي إلى حيز الوجود عند الأشخاص:

(أ) قادرون على التواصل مع بعضهم البعض ،

(ب) على استعداد للعمل ، و

(ج) مشاركة الغرض.

إنه يشير إلى الهيكل التنظيمي الذي أنشأته الإدارة عن عمد.

المنظمة الرسمية التي بنيت حول أربعة أعمدة رئيسية:

(ط) تقسيم العمل ،

(2) العمليات الوظيفية العددية ،

(ج) الهيكل ، و

(رابعا) نطاق السيطرة.

يتم إنشاء منظمة رسمية وصيانتها لتلبية الاحتياجات أو المهام المحددة المتعلقة بمهمة المنظمة.

الملامح البارزة للمنظمة الرسمية هي كما يلي:

أنا. يتم إنشاء منظمة رسمية عمدا وبوعي من قبل الإدارة.

ثانيا. وضعت الهيكل التنظيمي من قبل الإدارة.

ثالثا. إنه موجه نحو تحقيق الأهداف التنظيمية.

د. إنها شبكة من علاقات مسؤولية السلطة الرسمية.

v. الاتصالات تتدفق أفقياً أو رأسياً حسب الإدارة.

السادس. يتم وصف العلاقات.

السابع. وضعت القواعد أسفل وفرضت.

الثامن. الإجراء الرسمي لتنظيم العلاقات بين الأعضاء ، وبين الأعضاء وتنظيمهم.

المنظمة غير الرسمية - المفهوم والطبيعة :

تشير المنظمة غير الرسمية إلى العلاقة بين الأشخاص في المنظمة بناءً على المواقف الشخصية والعواطف والتحيزات والأشياء التي تعجبهم وتكرههم وما إلى ذلك. يتم إنشاء المنظمات غير الرسمية بسبب تشغيل القوى الاجتماعية والنفسية العاملة في مكان العمل.

يقوم الأعضاء بإنشاء مثل هذه المجموعات من أجل رضاهم ولا يتم تنظيم عملهم من خلال الإطار العام للقواعد واللوائح التنظيمية.

وصف Chester I. Barnard المنظمة غير الرسمية بأنها أي نشاط شخصي مشترك دون غرض مشترك واع ، على الرغم من المساهمة في نتائج مشتركة.

وصف كيث ديفيس وجون نيوستروم المنظمة غير الرسمية بأنها "شبكة من العلاقات الشخصية والاجتماعية لم تنشئها أو تطلبها المنظمة الرسمية ولكنها تنشأ تلقائيًا عندما يرتبط الناس مع بعضهم البعض." وهكذا ، لا تظهر العلاقات على مخطط هيكلي في منظمة غير رسمية .

المنظمة غير الرسمية تصف العلاقات الاجتماعية والإجراءات التي لا تتوافق مع الهيكل الرسمي. العلاقات غير الرسمية غير منظمة. لا توصف العلاقات ، ولكن سعى أعضاء في المجموعة. القواعد غير الرسمية تتطور في هذه المجموعة.

يتدفق التواصل في أي اتجاه. على سبيل المثال ، يشكل معلمو جامعة دلهي مجموعة تسمى DUTA بسبب تشابه الوظيفة أو العمل. إنهم يعملون على أساس المعايير الخاصة بهم. إنه نمط غير رسمي واجتماعي للتفاعلات البشرية.

الملامح البارزة للمنظمة غير الرسمية هي كما يلي:

(ط) تنشأ منظمة غير رسمية عفوية بسبب القوى الاجتماعية والنفسية العاملة في مكان العمل.

(2) تتطور القواعد غير الرسمية في التنظيم غير الرسمي.

(ج) قد تتدفق الاتصالات في أي اتجاه.

(4) يعتمد ذلك على الذوق العام والمشاكل واللغة والدين والثقافة وما إلى ذلك.

(5) العضوية طوعية.

(6) إنها شبكة غير مقصودة وغير مخطط لها.

التمييز بين التنظيم الرسمي والتنظيم غير الرسمي :

تختلف المنظمات الرسمية وغير الرسمية عن بعضها البعض في الجوانب التالية:

1. الأصل - يتم إنشاء منظمة رسمية عمدا ووعي من قبل الإدارة. في المقابل ، يتم إنشاء منظمة غير رسمية بسبب تشغيل القوى الاجتماعية والنفسية في مكان العمل. أنها تنشأ تلقائيا.

2. الغرض - يتم إنشاء منظمة رسمية لتحقيق الأهداف المشروعة للمنظمة ، في حين يتم إنشاء منظمة غير رسمية من قبل أعضاء المنظمة لرضاهم الاجتماعي والنفسي.

3. الحجم - قد يكون التنظيم الرسمي كبير الحجم. تميل المنظمة غير الرسمية إلى أن تكون صغيرة الحجم للحفاظ على تماسك المجموعة.

4. طبيعة المجموعات - المجموعات الرسمية مستقرة ويمكن أن تستمر لفترة طويلة من الزمن. في حين أن المجموعات غير الرسمية غير مستقرة في طبيعتها.

5. عدد المجموعات - بشكل عام ، يكون عدد المجموعات غير الرسمية أكبر من عدد المجموعات الرسمية. في الواقع ، يتم تحديد عدد المجموعات الرسمية لخدمة الغرض التنظيمي. هذا يعتمد على نمط التنظيم.

6. السلطة - التنظيم الرسمي هو التسلسل الهرمي الرسمي للعلاقات. إنه يشير إلى هيكل علاقات السلطة والمسؤولية المحددة جيدًا. في المقابل ، تشير المنظمة غير الرسمية إلى العلاقات الشخصية والعلاقات الجماعية التي تتطور تلقائيًا عندما يعمل الأشخاص معًا.

7. الاتصالات - يتدفق الاتصال عبر سلسلة الأوامر التي يشير إليها الناس على أنها قناة اتصال رسمية. في المنظمة غير الرسمية ، من ناحية أخرى ، يتدفق التواصل في أي / اتجاهات كثيرة. التواصل يمر عبر قنوات غير رسمية.

8. الإلغاء - يمكن إلغاء المجموعات الرسمية في أي وقت. نظرًا لأنه يتم إنشاؤها بواسطة عملية تنظيمية ، يمكن إلغاؤها أيضًا عن طريق العملية التنظيمية. بينما من الصعب إلغاء المجموعات غير الرسمية عن طريق العملية التنظيمية. لا تملك الإدارة سيطرة على المجموعات غير الرسمية لأن هذه هي نتيجة ثانوية للرغبة الطبيعية للإنسان للتفاعل.

المنظمة الرسمية مقابل المنظمة غير الرسمية:

منظمة رسمية:

1. منظم

2. وضع منح على المناصب

3. القواعد الرسمية

4. العلاقات المقررة

5. بنيت حول الوظيفة

6. الهدف الشرعي

7. الاتصالات تمر عبر قنوات الاتصال الرسمية (القنوات المحددة)

8. القيادة منوطة بالسلطة الشرعية.

منظمة غير رسمية:

1. غير منظم

2. الوضع المكتسب من قبل الأشخاص

3. قواعد غير رسمية

4. العلاقات غير المنصوص عليها ، ولكن سعى

5. بنيت حول الناس وأدوارهم

6. الاحتياجات الاجتماعية والنفسية

7. يتدفق الاتصال في أي / اتجاه كثير (قنوات غير محددة)

8. القيادة منوطة بالسلطة

أسباب تكوين مجموعات غير رسمية :

يتم إنشاء المنظمة غير الرسمية بسبب قيود المؤسسة الرسمية. السؤال الأساسي هو لماذا يتم تشكيل المجموعات غير الرسمية؟ ما هي أسس تشكيلها؟ يمكن للأفراد تشكيل مجموعة أو الانضمام إلى مجموعة حالية لعدة أسباب. أحد أهم الأسباب هو الانتماء إلى مجموعة لتلبية الحاجة ؛ في حين أن المنظمة الرسمية لا تلبي احتياجات الفرد بأي شكل من الأشكال -

1. الانتماء الاجتماعي:

الحاجة إلى العلاقة مع الآخرين هي حاجة إنسانية أساسية. يمكن للمرء التعبير عن مشاعره إلا من خلال الرفقة. ينضم الأشخاص إلى مجموعة أو يشكلونها لأنهم ينجذبون إلى أشخاص آخرين في المجموعة.

البحث عن الرضا الاجتماعي يدفع الرجل لتشكيل مجموعات غير رسمية. لا تلبي المؤسسة الرسمية جميع احتياجات الموظفين وتميل إلى تنسيق قوة العمل الخاصة بهم معًا ، وقد تتطور المجموعات غير الرسمية ، مما يؤدي إلى تفاعل ومشاعر التقارب.

2. الهوية الاجتماعية:

يجوز للفرد الانضمام إلى مجموعة لتحقيق هوية اجتماعية. قد تقدم مجموعات العمل والصداقة ومصالح كل شخص هوية اجتماعية. يحصل العمال أيضًا على مزيد من التعريف في مجموعات غير رسمية ؛ وهم يميلون إلى الاستمتاع بالروح المعنوية العالية هناك.

لا يحتاج الأفراد إلى الانخراط في أي سلوك لدعم أهداف المجموعة. ومع ذلك ، فإن التعريف بالمجموعة يعني أن الفرد يعتبر نفسه متشابكًا مع المجموعة ويختبر شخصيًا نجاح المجموعة أو فشلها.

3. الرضا الوظيفي:

التخصص الوظيفي يمكن أن يخلق مشاكل تحفيزية ومعنوية خطيرة. الموظفين لديهم شعور ضئيل بالإنجاز أو الاستقلالية أو التماهي مع العمل. وظائفهم المجزأة تسفر عن كل من الرتابة والكدح. تضيف منظمة غير رسمية لمسة إنسانية إلى الصفات اللاإنسانية للبنية الرسمية.

أنه يوفر وسيلة لتطوير الصداقة والشعور زميل. تملأ المجموعات غير الرسمية الفراغ النفسي وتسمح للناس بتلبية احتياجاتهم النفسية. وبالتالي ، تمارس المجموعات غير الرسمية تأثيرًا كبيرًا على الرضا الوظيفي والإنتاجية.

4. قوة الحماية:

توفر المنظمة غير الرسمية شعوراً بالحماية للأفراد من القوات المهددة والقمعية في التنظيم الرسمي. يوفر شعور بالأمان عن طريق حماية الأفراد من المعاملة التعسفية من قبل الإدارة. تساعد المجموعات غير الرسمية على حماية أعضائها من (التنظيم الرسمي) خارج الضغط وضغط العمل. يتعاون أعضاء المجموعة لحماية مصالحهم من الضغوط أو التهديدات الخارجية.

5. مصدر المعلومات:

In Informal Groups, the members get information easily. Individual members are free to discuss everything outside the boundaries of formal structure. Communication flows in any/many directions. There are no rigid rules and regulations; and they use these information's in various ways.

Moreover, if the communication downward does not carry any meaningful message from subordinates, they resort to seek such information from the informal sources. Greater the degree of bottlenecks in hierarchical communication, the greater is the chance for informal communication.

6. Outlet for Frustration:

An individual may be faced with several problems relating to work and family. At times, he feels tremendous stress in life and gets frustrated. Sharing of feelings to group members releases his tension and frustration to a great extent. An informal group helps to release tension and frustration, which also plays a counsellor role to the members.

7. Overcomes Managerial Limitations:

Informal group helps to overcome managerial limitations. Authority may not always be effective, and several ticklish situations arise for which the prescribed guidelines do not provide any direction. In such situations, an informal group can fill in the managerial gaps by educating people how to perform the task.

Disadvantages of Informal Groups :

Informal organisation creates difficulty in the smooth functioning of the organisation.

It has dysfunctional aspects, too:

1. Resistance to Change:

Informal groups have tendency to resist change, or they have tendency to perpetuate the status quo. Each group tries to maintain equilibrium; it resists innovation and change in working methods. They react violently to the proposed changes; and this is the major obstruction in implementing new ideas which are necessary for survival and growth.

2. Role Conflict:

An individual perceives role conflict when he has to fulfill conflicting requirements of both his group as well as that of the organisation as a whole. Such a conflict may be dysfunctional from the organisation point of view.

3. Rumour:

Rumour is not desirable from organisation's point of view. Since most of the time rumours carry false information, they become detrimental to organizational functioning. The rumour gets twisted and distorted always when it passes from one person to another. The message gets its own head, tail and wings on its journey and swells un-proportionally to an exaggerated shape.

4. Conformity:

The conformity to informal groups implies that the members become subject to willful control of an informal leader who may manipulate the group towards selfish or undesirable results. The group's norms generally must have been followed by the group member. This restricts the smooth functioning of the organisation. This leads to dilution of the effect of organizational practices on the group members.

5. Source of Conflict:

Informal group evolve their own norms and standards with regard to that group members must have followed these norms, which, in general, are the sources of conflict between management and (union) groups. The informal group may turn out to be a trouble shooter for the organisation. A group may include members who work against the interest of the organisation.

Managing Informal Groups in an Organisation :

Informal organisation is a natural outcome of the operation of psychological and social factors at work place. As such, it can neither be created nor dispensed with. According to Keith Davis, “beneath the cloak of formal relationships there exists a more complex system of social relationships called informal organization.”

It should be noted that management cannot eliminate the informal groups because it does not create them. The best course of management is to use the informal groups in the interest of formal organisation.

Managers take the advantage of existing informal groups. Management might develop overall loyalty by making proper use of informal organisation. It can modify informal behaviour to make it more meaningful for organisational functioning. Management can influence it by such means as what management communicates, which people are committed to work close together, and how management recognizes an informal leader.

Keith Davis and John W. Newstrom have identified the following in this respect:

(i) Manager should make the employees feel that management accepts and understands informal groups,

(ii) He should consider possible influence upon informal systems when taking any decision,

(iii) He can integrate interests of informal groups with those of formal ones, and

(iv) He can keep formal activities from unnecessarily threatening informal organisation in general.

Managers must also be aware of the many factors that affect the group performance and understand the people as well as the group issues. Such an understanding will make the manager to manage certain kinds of conflicts that arise in organisations. A manager can modify the behaviour of informal groups to make it more useful to the organisation. Management recognizes the informal groups and tries to accommodate the perceptions of their members.

Management should use flexible and accommodating approach towards informal groups. To sum up, informal groups can be used constructively for attainment of legitimate goals. After all, the best approach would be to recognize the existence of informal groups with formal ones, and take care of the interest of the informal groups. This is the effective way to manage informal groups in an organisation.


Formal and Informal Organisation

Formal Organization:

This is one, which refers to a structure of well-defined jobs each bearing a measure of authority and responsibility. It is a conscious determination by which people accomplish goals by adhering to the norms laid down by the structure. This kind of organization is an arbitrary set up in which each person is responsible for his performance. Formal organization has a formal set up to achieve pre-determined goals.

Informal Organization:

It refers to a network of personal and social relationships, which spontaneously originates within the formal set up. Informal organizations develop relationships, which are built on likes, dislikes, feelings and emotions. Therefore, the network of social groups based on friendships can be called as informal organizations. There is no conscious effort made to have informal organization. It emerges from the formal organization and it is not based on any rules and regulations as in case of formal organization.

Formal and Informal Organization:

While discussing organization and organization structures, one should not forget that in an organization both formal and informal organization and organizational relationships exists. The formal organization refers to the structure of jobs and positions with clearly defined functions and relationships as prescribed by the top management.

This type of organization is built by the management to realize the objectives of an enterprise and is bound by rules and regulations, systems and procedures. In the formal organization, every employee has a position and he will carry out the work for which he is responsible. Chester Bernard says that the organization is formal when the activities of two or more persons are consciously co-coordinated towards a common objective.

1. Informal Organization :

Informal organization refers to the relationships between people in an organization based not on procedures and regulations but on personal attitudes, whims, prejudice, likes and dislikes etc. For example, when the members of an organization go to deputy general manager for advise, because he is kind and easily available to them, when the organizational rule stipulates that they have to go to general manager, is a clear indication of informal organization.

Many a time, the management makes use of this informal organization to get the things done in a more easy way. If proper use is made of informal organization it will be more effective than the formal organization. Chester Barnard in his work “The functions of the executive” described informal organization as a joint personal activity without conscious joint purpose, even though contributing to joint result.

In informal organization, personal relationship acts more than the organizational structural relationship. Keith Davis writes that the informal organization as “A network of personal and social relations not established or required by the formal organization but arising spontaneously as people associate with one another”. Thus, the relationship among people no appearing on an organization chart in informal organization. A good manager always appreciates the existence of informal organization.

2. Formal Organization :

Formal Organization is an intentional structure of roles in a formally organized enterprise. When we say formal organization, it does not mean that it is rigid structure. If a manager has to organize well, the structure must furnish an environment in which individual performance contributes effectively to attain organizational objectives.

Formal organization must be flexible because it will help the manager to utilize individual experience, talent and likes for the benefit of the enterprise in the most formal of the organization. This is possible when individual effort in a group is channeled towards group and organizational goals.


 

ترك تعليقك