أنواع العوائق التي تحول دون التواصل

كل ما تحتاجه حول أنواع الحواجز التي تحول دون التواصل. حواجز الاتصال هي العوامل التي تعيق فعالية التواصل.

ينتج عنها عدم تطابق بين فهم الرسالة من قبل المرسل والمستقبل. يمكن أن تحدث هذه الحواجز في أي مرحلة من مراحل عملية الاتصال - الإرسال أو الترميز أو الإرسال أو فك التشفير أو الاستقبال.

يمكن تصنيف الحواجز التي تعترض التواصل تحت: - 1. الحواجز الخارجية 2. الحواجز التنظيمية 3. الحواجز الشخصية.

يمكن تقسيمها إلى: - 1. الحواجز التقنية 2. الحواجز اللغوية 3. الحواجز النفسية 3. الحواجز الدلالية 4. الحواجز العاطفية أو النفسية 5. الحواجز في الرؤساء 6. الحواجز في المرؤوسين 7. الحواجز الميكانيكية 8. الحواجز المادية 9. الحواجز بين الأشخاص 10. الحواجز بين الثقافات.

بعض الحواجز التقنية التي تعترض التواصل هي: - 1. التوقيت 2. معلومات الزائد 3. فجوات المعلومات 4. الاختلافات الثقافية 5. التخطيط الخاطئ 6. التركيز 7. المسافة 8. الشريط الأحمر.

بعض الحواجز اللغوية أمام التواصل هي: - 1. دلالات 2. ضعف الرسائل 3. عدم الاتساق في التواصل اللفظي وغير اللفظي 4. القدرة اللغوية الفردية.

فيما يلي بعض الحواجز النفسية التي تعترض التواصل: 1. التصفية 2. الافتراضات 3. درجة الثقة والانفتاح 4. الخوف 5. الانفعالات 6. الإدراك 7. الضوضاء 7. الإدراك 8. ضعف الاستماع 10. مقاومة التغيير 11. القرب من العقل 12. الحواجز السلوكية.

تشمل الحواجز الدلالية التي تعترض التواصل ما يلي: - 1. رسالة معبر عنها بشكل سيء 2. ترجمات خاطئة 3. لغة أخصائي 4. كلمات / رموز ذات معنى مختلف 5. افتراضات غير معلنة 6. مصطلحات فنية 7. لغة الجسد وفك الشفرة.

بعض الحواجز العاطفية أو النفسية التي تعترض التواصل هي: - 1. تقييم سابق لأوانه 2. عدم الانتباه 3. الاعتماد غير المبرر على الكلمة المكتوبة 4. عدم الثقة في التواصل 5. عدم التواصل.

العوائق التنظيمية أمام الاتصال هي: - 1. السياسة التنظيمية 2. القواعد التنظيمية واللوائح 3. علاقات الحالة 4. التعقيد في الهيكل التنظيمي 5. المنشآت التنظيمية.

الحواجز الشخصية التي تعترض التواصل هي: - 1. موقف الرؤساء 2. الخوف من التحدي للسلطة 3. الإصرار على القناة الصحيحة 4. عدم الثقة في المرؤوسين 5. تجاهل التواصل 6. عدم الوعي 7. عدم الرغبة في التواصل 8. عدم الرغبة في التواصل الحوافز المناسبة.

العوائق الأخرى التي تعترض التواصل هي: - 1. عدم كفاية السياسات والقواعد والإجراءات 2. أنماط الحالة 3. عدم الانتباه 4. الاستنتاج السريع 5. عدم الثقة على Communicator 6. الحالة غير المناسبة للعقل 7. ضيق الوقت 8. التقنية لغة.


عوائق التواصل في المنظمة

أنواع العوائق التي تحول دون الاتصال - العوائق الفنية واللغوية والنفسية

حواجز الاتصال هي العوامل التي تعيق فعالية التواصل. ينتج عنها عدم تطابق بين فهم الرسالة من قبل المرسل والمستقبل. يمكن أن تحدث هذه الحواجز في أي مرحلة من مراحل عملية الاتصال - الإرسال أو الترميز أو الإرسال أو فك التشفير أو الاستقبال.

قد لا يكون المرسل مسموعًا للجمهور ، ولا يجوز له تحويل الرسالة بشكل صحيح إلى إشارات ، وقد يكون اختيار القناة معيبًا (من المحتمل أن ينسى المستقبل الرسائل الطويلة التي يتم إرسالها شفهيًا) ، وقد يكون فهم المتلقي للرموز أو الرموز يختلف عن المرسل أو المستقبل قد لا يكون في مزاج للاستماع إلى الرسالة. يجب تحديد النقطة التي تحدث فيها حواجز الاتصال بحيث يمكن اتخاذ الإجراءات العلاجية في أقرب وقت ممكن.

أنواع حواجز الاتصال هي:

1. الحواجز التقنية:

تشير العوائق الفنية إلى البيئة المادية والاجتماعية والإعلامية التي يتم فيها إرسال الرسالة.

بعض الحواجز التقنية الهامة هي كما يلي:

أنا. توقيت:

يعد نقل المعلومات في الوقت المناسب أمرًا مهمًا إذا أراد المرسلون أن تلتزم أجهزة الاستقبال بتعليماتهم. المصانع التي يتم فيها العمل في نوبات ، يجب على العمال الذين يتركون نوبة عمل واحدة التواصل مع العمال الذين ينضمون إلى النوبة التالية. إذا كان العاملون في النوبة الليلية يقدمون تقريرًا عن العمل بعد مغادرة العاملين في فترة ما بعد الظهيرة ، فقد يتم استبعاد الرسائل المهمة من التواصل ، مما يؤثر على الإنتاجية.

ثانيا. الحمل الزائد للمعلومات:

إنه يشير إلى الإفراط في نقل المعلومات. يتم إرسال معلومات أكثر بكثير مما يمكن للمستقبل معالجته. لا يمكن للمستقبل فهم وتحليل وتصرف المعلومات الزائد عن الحد الذي يتجاوز قدرته العقلية.

ينتج عنه مشاكل مختلفة:

(أ) لا يجوز لأجهزة الاستقبال التصرف بناءً على جزء من المعلومات ، والتي قد تكون مهمة.

(ب) قد يرتكبون أخطاء في معالجة المعلومات المفرطة.

(ج) إذا أرادوا أن يكونوا دقيقين ، فقد يؤخروا معالجة المعلومات.

ثالثا. فجوات المعلومات:

لا يتم نقل المعلومات الكاملة من مستوى إلى آخر. يتم الاحتفاظ بجزء من المعلومات على بعض المستويات ويتم ملء الفجوة ببعض المعلومات غير المقصودة. تختلف الرسائل المنقولة عن تلك المستلمة. فجوة المعلومات سيئة مثل الحمل الزائد للمعلومات.

د. الاختلافات الثقافية:

تحدث الاختلافات الثقافية عندما يعمل المديرون مع أشخاص من ثقافات مختلفة. تمثل الثقافة حاجزا وطنيا له أهمية خاصة للمنظمات المشاركة في الأعمال التجارية في الخارج. تشير الثقافة إلى القيم والمعتقدات والقواعد والمواقف والتصورات الخاصة بأشخاص من دول مختلفة (الهند وأمريكا واليابان وما إلى ذلك) أو المناطق (مناطق مختلفة في الهند).

عندما يتعامل المديرون مع موظفي الدول المختلفة (في عمليات متعددة الجنسيات) ، ينبغي عليهم مراعاة القيم أو المعتقدات الثقافية ؛ خلاف ذلك ، قد لا يتمكنون من نقل ما يريدون فعلاً. على سبيل المثال ، اللون الأبيض في الهند هو الحداد بينما يكون اللون أسود في الدول الغربية. يجب اختيار الرموز والكلمات والألوان والإيماءات واللغة بعناية عندما يتعامل مرسلو المعلومات مع أشخاص من دول أو مناطق مختلفة.

v. التخطيط الخاطئ:

يجب تخطيط الاتصالات. يجب تخطيط اختيار الكلمات وتنظيمها في جمل وفقرات واختيار القناة وطريقة العرض وتوقيته قبل إرسال الرسالة. العرض التقديمي مهم للمساعدة في الفهم. إن تقديم أرقام الإنتاج والمبيعات والربح شفهياً دون استخدام الرسوم البيانية والجداول والرسوم البيانية هو ضعف التواصل.

السادس. التركيز:

في بعض الأحيان يكون التركيز على العرض أكثر من المنتج. عادة في حملات الإعلان ، يغيب المشاهدون عن المنتج لكنهم يتذكرون المؤثرات المرئية والصوتية والخفيفة للإعلان. هزم الغرض الفعلي للإعلان. يجب أن يكون هناك تركيز على الرسالة ، وليس على الرسول.

السابع. مسافه: بعد:

المسافات الطويلة بين المرسلين والمستقبلات يمكن أن تعرقل التواصل الفعال. إذا كان المرسل والمستقبل مفصولين بمسافات جغرافية ، فغالبًا ما يتم اللجوء إلى الاتصالات. يمكن أن يؤدي الاضطراب في الاتصال الهاتفي إلى سوء الاتصال أو التواصل غير الكامل.

الثامن. حواجز طبيعية:

تحدث هذه الحواجز بسبب طبيعة البيئة. إنه حاجز طبيعي موجود في حالة وجود موظفين في مبان مختلفة أو مواقع مختلفة.

وبالمثل ، فإن المعدات الرديئة أو التي عفا عليها الزمن ، وخاصة فشل الإدارة في إدخال تكنولوجيا جديدة قد تسبب أيضًا مشكلات. نقص الموظفين هو عامل آخر يؤدي في كثير من الأحيان مشاكل في الاتصال للمنظمة.

إن التشتيتات مثل ضوضاء الخلفية ، وضعف الإضاءة ، البيئة شديدة الحرارة أو شديدة البرودة يمكن أن تؤثر على التركيز وتتداخل مع التواصل الفعال.

التاسع. أخطاء تصميم النظام:

إنه يشير إلى مشاكل في الهياكل أو الأنظمة في المؤسسة. الهيكل التنظيمي غير الواضح يجعل من المربك معرفة من الذي يمكن التواصل معه. لن يعرف الموظفون ما هو متوقع منهم ، إذا كان هناك نظام معلومات غير فعال أو غير مناسب ، ونقص الإشراف أو التدريب ، وعدم وضوح الأدوار والمسؤوليات.

إكس. شريط احمر:

إذا مرت الرسائل عبر العديد من الأشخاص قبل الوصول إلى المستلم ، فستجعل العملية طويلة وقد تتغير الرسائل أيضًا. يمكن تأخير الإجراءات نتيجة للتأخر في إرسال الرسالة.

2. عوائق اللغة :

تتعلق الحواجز اللغوية باستخدام الكلمات والمصطلحات واللغة التي يتم تفسيرها بشكل مختلف من قبل المرسلين والمستقبلات. نفس العبارة قد تحمل معاني مختلفة لأشخاص مختلفين. هذا يؤثر على عملية التواصل الفعال.

فيما يلي بعض الحواجز اللغوية الشائعة:

أنا. دلالات:

علم الدلالة هو دراسة الكلمات ومعانيها. المشاكل التي تنشأ بسبب نقل المعاني هي المشاكل الدلالية. الكلمات المختلفة تعني أشياء مختلفة لأشخاص مختلفين. تحتوي حوالي 500 كلمة باللغة الإنجليزية على حوالي 25 تعريفًا لكل منها. لذلك من الطبيعي أن يتم تفسيرها بطريقة مختلفة.

إذا كانت الكلمة تعني نفس الشيء للمرسل والمستقبل ، فسيكون الاتصال كاملًا وفعالًا ، وإلا فمن المحتمل أن يحدث تعطل الاتصال. كلمة "ربح" على سبيل المثال ، لها تفسيرات مختلفة. يمكن أن يعني الأرباح قبل الضريبة أو مقدار الربح الثابت أو أرباح ما بعد الضريبة أو معدل العائد. لذلك فإن اختيار الكلمات وتفسيرها أمر مهم لجعل التواصل فعالاً.

ثانيا. رسائل سيئة:

الأفكار الواضحة ولكن الكلمات والجمل التي تم اختيارها بشكل خاطئ هي نفس الأفكار السيئة. الكلمات والجمل الخاطئة يمكن أن تؤدي إلى سوء تفسير الرسائل. يمكن لسوء تفسير أو إساءة فهم الرسائل أن تؤدي إلى الارتباك. يجب أن تكون الكلمات والجمل والفقرات مرتبطة بشكل جيد لنقل المعنى الصحيح.

ثالثا. التناقض في التواصل اللفظي وغير اللفظي:

على الرغم من أن التواصل اللفظي هو وسيلة قوية للاتصال ، فإن التواصل غير اللفظي أو الإيمائي فعال بنفس القدر في نقل الرسالة الصحيحة. لا ينبغي أن تكون لغتنا واضحة فحسب ، بل يجب أن تتوافق أيضًا تعبيرات الوجه والإيماءات وحركات الجسم والمظهر وما إلى ذلك. المدير الذي يقول "صباح الخير" للمرؤوسين دون اتصال بالعين لن يكون شائعًا بينهم.

د. القدرة اللغوية الفردية:

إن استخدام كلمات صعبة أو غير لائقة في التواصل يمكن أن يمنع الناس من فهم الرسالة. قد يستخدم مرسل المعلومات كلمات صعبة في رسالته لا يستطيع المستلمون فهمها. سيؤدي هذا إلى تفسير خاطئ للرسالة. إن قول "عدائي بدلاً من عدواني" أو "غير ضار بدلاً من ضار" سيؤدي إلى تواصل أفضل. يجب على المرسل استخدام كلمات ولغة بسيطة يمكن فهمهما بواسطة جهاز الاستقبال.

3. الحواجز النفسية:

الحواجز النفسية هي المصدر الرئيسي لانهيار الاتصال. تمثل العوامل النفسية حالة ذهنية للناس. كلنا نتقبل المعلومات عندما نكون سعداء. ومع ذلك ، إذا كانت لدينا مشاكل شخصية ، فهذا يؤثر على التواصل.

بعض الحواجز النفسية الشائعة هي كما يلي:

أنا. تصفية:

يعني التصفية معالجة المعلومات بطريقة يتم إرسال المعلومات المواتية فقط إلى المتلقي. في مؤسسات الأعمال ، عندما يتم إرسال الرسائل رأسياً على طول سلسلة القيادة ، عادةً ما يتم فقد جزء من المعلومات في الطريق. في الاتصالات التصاعدية ، يميل المرؤوسون إلى تمرير المعلومات التي من المحتمل أن تتبعها المكافآت. لا يتم إرسال معلومات حول إخفاقاتهم وعدم إنجازاتهم. التصفية هي عائق شائع عندما يكون للتسلسل الهرمي التنظيمي عدد كبير من المستويات.

ثانيا. الافتراضات:

التواصل على أساس الافتراضات هو التواصل السيئ. إذا افترض العمال أن المديرين سيدفعون لهم مكافآت مالية إذا كانوا يعملون ساعات إضافية ، فهم مخطئون ما لم تكن هناك إشارة واضحة من الإدارة في هذا الصدد. لا ينبغي ذكر شيء كما هو مفترض أثناء نقل المعلومات الرسمية.

ثالثا. درجة الثقة والانفتاح:

قيمة الرسالة تعتمد على قيمة المرسل. إن المدير الذي يعتبره مرؤوسوه على دراية وجديرة بالثقة وصادقًا ومهتمًا برفاهية الآخرين ، ومنصفًا في اتخاذ القرارات ومنفتح الذهن ، سيتم تقديرهم بدرجة عالية. سيقوم الموظفون بتنفيذ توجيهاته بإخلاص. ومع ذلك ، إذا كانوا لا يثقون أو لديهم رأي متحيز حول المرسل ، فسيتجاهلون الرسالة أو يسيئون تفسيرها.

د. الخوف:

التواصل في بيئة التهديد والخوف والعقاب والعقوبات يشكل عائقا أمام التواصل الفعال. يجب أن يكون هناك دافع إيجابي للمستقبلات لتنفيذ توجيهات المرسل.

ضد العواطف:

العواطف — الشعور بالحب والتهديد والرحمة والغضب والغيرة والإحراج ، وما إلى ذلك ، تؤثر إلى حد كبير على المرسلين وترميز المستقبل وفك تشفير الرسالة. العواطف مهمة ويجب على المتواصلين فهمها لتجنب تعطل الاتصالات. على سبيل المثال ، عندما يكون المرسل سعيدًا ، سيكون تشفير رسالته مختلفًا عن ذلك عندما يكون مكتئبًا.

عواطف المتلقي تؤثر أيضا على فهم رسالته. يتم تفسير رسالة في مزاج غاضب بشكل مختلف عن تلك في مزاج سعيد. تساعد الهدوء والعواطف المؤلفة في التواصل الفعال. إذا كان الرئيس قد جدل مع زوجته في المنزل ، فقد يفقد أعصابه على المرؤوسين حتى لو كان المرؤوسون على حق. هذا سوف يؤدي إلى ضعف التواصل.

السادس. المعرفة:

الإدراك هو شعور الأفراد ومعرفتهم وفهمهم للموضوع المنقول. الأشخاص ذوو الخلفيات الثقافية والتعليمية والعاطفية المختلفة يفهمون الرسالة بشكل مختلف. يميل الناس إلى سماع أو رؤية ما يريدون سماعه أو رؤيته ، وبالتالي فهم الرسالة بطريقتهم الخاصة. إذا كان تصور المرسل مختلفًا عن نظر المستلم ، فستجعل الرسالة مضللة وعملية الاتصال غير فعالة. في تشوهات الإدراك ، يكمن معنى الرسالة في إدراك المستقبل أكثر من الكلمات.

السابع. الضوضاء:

الضوضاء هي العنصر المقلق الذي يعيق التدفق الحر للمعلومات. إنه "تداخل يحدث في إشارة ويمنعك من سماع الأصوات بشكل صحيح". الاتصالات بشكل عام ليست خالية من الضوضاء. مرشحات الضوضاء أو شاشات المعلومات خلال انتقالها. الضوضاء الجسدية (الاضطراب في خط الهاتف ، أصوات الآلات ، ومكبرات الصوت في مكان قريب) والضوضاء النفسية (الاضطراب العقلي أو الاضطرابات) تجعل الاتصال الشفهي غير فعال. يصرف تركيز المرسل والمستقبل للتواصل بشكل فعال.

على الرغم من أنه لا يمكن القضاء على الضوضاء ، إلا أنه يجب تقليله بحيث لا يتحول التواصل إلى سوء الفهم.

الثامن. ضعف الاستماع:

الاستماع يختلف عن السمع. نحن لا نستمع عندما ننشغل بالأفكار والتعاقدات الأخرى. عندما يتحدث أحد المتحدثين عن الموضوع الذي لا يهمنا ، نجلس ونسمع ولكن لا نولي اهتمامًا كبيرًا لما يقوله. الكثير مما يقوله يتجاوز رؤوسنا ، أي أننا لا نستمع. ما لم نستمع ولا نسمع فقط ، لن يكون التواصل فعالاً.

التاسع. ضعف الاحتفاظ:

العقل البشري لا يمكن أن يحتفظ بكل ما ينقل إليه شفهياً. يميل إلى نسيان جزء من المعلومات بسبب قدرته المحدودة على الاحتفاظ. لذلك ، يُنصح بجعل المتلقي يكرر الرسالة ويستخدم أيضًا أكثر من قناة واحدة لتوصيل المعلومات نفسها. يمكن إرسال تذكير التغلب على مشاكل ضعف الاحتفاظ.

إكس. مقاومة التغيير:

تعمل المنظمات في بيئة ديناميكية متغيرة. عندما يقدم المديرون التغيير في الأشخاص أو التكنولوجيا أو الهيكل ويعلنونه لأعضاء المؤسسة ، فقد ينطوي ذلك على تغيير في تكوينهم الاجتماعي أو العاطفي ، وبالتالي ، قد يكونون مقاومين للتغيير. تؤدي مقاومة التغيير عمومًا إلى سوء الفهم لأن الناس لا يرغبون في تنفيذ الأوامر وفقًا لتوجيهات المرسل.

الحادي عشر. قرب العقل:

بعض الناس ليسوا منفتحين على الأفكار الجديدة والإقناع والاقتراحات. إنهم يفضلون العمل وفقًا لمسارات العمل المحددة مسبقًا وليسوا على استعداد للاستماع إلى الآخرين. عند تقديم اقتراحات ، قد يكون رد فعلهم سلبًا ، "أعرف كيفية القيام بعملي. أنا من ذوي الخبرة الكافية في هذه التجارة. لا تعطيني اقتراحات ". قد يرفض تقرب العقل من الاقتراحات المفيدة والمربحة. إنه بمثابة حاجز أمام التواصل.

الثاني عشر. الحواجز السلوكية:

هذه الحواجز تنشأ بسبب مشاكل مع الموظفين في المنظمة. قد تكون نتيجة لعوامل مثل سوء الإدارة ، وعدم التشاور مع الموظفين ، أو تعارضات الشخصية التي يمكن أن تؤدي إلى تأخير الأشخاص أو رفض التواصل. قد تكون المواقف الشخصية للموظفين الأفراد بسبب الافتقار إلى الحافز أو عدم الرضا في العمل ، بسبب التدريب غير الكافي لتمكينهم من القيام بمهام معينة أو مجرد مقاومة للتغيير بسبب المواقف والأفكار الراسخة.


أنواع العوائق التي تحول دون الاتصال - العوائق الخارجية والتنظيمية والشخصية

هناك حاجة إلى تحليل أوجه القصور المختلفة التي يمكن تحديدها من خلال تقييم الاتصالات من حيث العوامل العوائق والحواجز المختلفة التي تعيق الاتصال بالتدفق. لا يمكن أن يكون أي إجراء إداري في هذا الصدد فعالًا إلا عندما يصيب جذر العوامل التي تكمن في جذر المشكلة. من وجهة النظر هذه ، من الضروري تحديد العوامل المختلفة.

قد يكون هناك عدد من هذه الحواجز التي تعوق تدفق الاتصالات في المنظمة. قد يتم تصنيفها على أنها - (1) عوامل خارجية (2) تنظيمية و (3). ومع ذلك ، فإن مثل هذا التصنيف لا يوحي بأن هذه حصرية متبادلة. بدلاً من ذلك ، مثل هذا التصنيف مفيد في فهم طبيعة حواجز الاتصال.

1. الحواجز الخارجية:

قد تكون عوائق التواصل إما خارجة عن الأطراف المعنية أو قد تكون داخلية بالنسبة لهم. قد تؤثر الحواجز الخارجية على التواصل في أي سياق ، سواء كان تنظيميا أو غير ذلك.

قد تكون هذه الحواجز الخارجية في الأشكال التالية:

أنا. الحواجز الدلالية:

الحواجز الدلالية هي عوائق تسبب في عملية استلام أو فهم الرسالة أثناء عملية ترميز وفك تشفير الأفكار والكلمات. تنشأ هذه الحواجز من القدرة اللغوية للأطراف المعنية. الكلمات هي أداة التواصل الرئيسية ولكن الصعوبة الشائعة في الكلمات هي أن كل كلمة لها عدة معان.

على سبيل المثال ، في اللغة الإنجليزية ، تحتوي كلمة "جولة" على خمسة وسبعين معاني. يسجل قاموس أكسفورد ما معدله ثمانية وعشرون معاني منفصلة لكل كلمة من أكثر 500 كلمة تستخدم في اللغة الإنجليزية. مماثل هو الموقف في لغات أخرى. وهكذا ، تفشل الكلمات أحيانًا في نقل معاني حقيقية.

علاوة على ذلك ، فإنهم يعملون كحواجز في التواصل بالطريقة التالية:

(أ) رسالة صريحة سيئة:

عدم وضوح ودقة في رسالة يجعل التعبير عنها بشكل سيء. الكلمات والعبارات التي تم اختيارها بشكل سيء والفراغ ، الإهمال المهمل ، عدم الاتساق ، التنظيم السيئ للأفكار ، بنية الجملة غير المناسبة ، المفردات غير المناسبة ، المفردات اللغوية ، المصطلحات الخاصة بتكرار الترقيم ، والفشل في توضيح الآثار هي بعض الأخطاء الشائعة التي توجد في هذه الحالة.

(ب) الترجمات الخاطئة:

يتلقى كل مدير أنواعًا مختلفة من الاتصالات من الرؤساء والأقران والمرؤوسين ، ويجب عليه ترجمة المعلومات الموجهة إلى المرؤوسين والأقران والرؤساء إلى لغة مناسبة لكل منهم. وبالتالي ، يجب وضع الرسالة في كلمات مناسبة للإطار الذي يعمل فيه جهاز الاستقبال ، أو يجب أن تكون مصحوبة بتفسير ، يفهمه المستقبل.

هذا يحتاج إلى مستوى عالٍ من القدرة اللغوية. الفهم التقريبي للكلمات والترجمات الخاطئة الناتجة يؤدي إلى ضعف الكفاءة والتكاليف الباهظة.

(ج) الافتراضات غير المؤهلة:

هناك بعض الافتراضات غير المتصلة ، والتي تشكل أساسًا كل الرسائل تقريبًا. على الرغم من أن الرسالة تبدو محددة ، إلا أنها قد لا تكون الافتراضات الأساسية واضحة للمستقبل.

(د) لغة المتخصص:

غالبًا ما يتم العثور على مجموعات تقنية خاصة وشخصية تميل إلى تطوير لغة خاصة وفريدة خاصة بها. هذا يزيد من عزلتهم عن الآخرين ويبني حاجز الاتصالات. مهما كانت نية هذه اللغة الخاصة ، فهي تعيق اتصالهم بأشخاص ليسوا في تخصصهم ، بسبب جهل المتلقي بهذا النوع من اللغة.

ثانيا. العوائق النفسية أو النفسية:

العوامل العاطفية أو النفسية هي الحواجز الرئيسية في التواصل بين الأشخاص. يعتمد المعنى المنسوب للرسالة على الحالة العاطفية أو النفسية لكلا الطرفين المعنيين. في رسالة ، بصرف النظر عن الرسالة ، هناك رسالة تعريف ، أي ما يخرجه المرء من رسالة عند فك التشفير.

وتلعب مشاعر المتلقي دورًا حيويًا في الرسائل الوصفية ، وقد لا يكون بطول موجة مثلها في التواصل. يرى Keith Davis أن هذه "موجودة في أذهان الناس أو بسبب أفعالهم ، مثل صعوبة الاتصال بهم أو صعوبة فهمهم. هذه العوائق التي تحول دون التواصل فعالة فقط كجدار مادي فعلي غالبًا ما تشبه هذه الحواجز البشرية ورق الترشيح ثم جدار من الطوب.

سمحوا ببعض الاتصالات ، لكنهم كبطوا الاتصالات الأخرى ، مما جعل التواصل غير كافٍ ... وهذا الاتصال "في منتصف الطريق" يحصل على نتائج "في منتصف الطريق".

فيما يلي بعض الحواجز العاطفية:

(أ) التقييم السابق لأوانه:

أشار روجرز وروثليسبيرجر في عام 1952 ، لأول مرة إلى هذا الحاجز. التقييم السابق لأوانه هو ميل تقييم الاتصالات قبل الأوان ، بدلاً من الحفاظ على موقف لا هوادة فيه أثناء التبادل. هذا التقييم يوقف نقل المعلومات ويولد لدى المرسل شعورًا بعدم جدوى.

يمكن علاج هذا الحاجز من خلال "التعاطف" ، والاستماع غير التقييمي ، حيث يتم الاستماع إلى الاتصال بطريقة غير ملزمة وغير مسبوقة ، بحيث يمكن اتخاذ قرار حاسم والعمل.

(ب) عدم الانتباه:

العقل المشغول للمستقبل وما ينتج عنه من عدم الاستماع هو أحد الحواجز النفسية المزمنة الرئيسية. إنها ظاهرة شائعة أن الناس ببساطة تفشل في الرد على النشرات والإشعارات والدقائق والتقارير.

(ج) الخسارة الناجمة عن النقل وضعف الاستبقاء:

عندما يمر الاتصال عبر مستويات مختلفة في المؤسسة ، تكون عمليات الإرسال المتتالية للرسالة نفسها دقيقة بشكل متناقص. يقال أنه في حالة الاتصالات الشفوية ، يتم فقد حوالي 30 في المائة من المعلومات في كل عملية إرسال.

حتى في حالة الاتصال الكتابي ، قد يحدث فقدان المعنى بقدر ما يتعلق الأمر بالتفسير الملحق ، إن وجد. ضعف الاحتفاظ بالمعلومات هو مرة أخرى مرض. يتبين أن الموظفين يحتفظون بحوالي 50 في المائة من المعلومات فقط ، بينما يحتفظ المشرفون بحوالي 60 في المائة منها.

(د) الاعتماد غير المبرر على الكلمة المكتوبة:

الكلمة المكتوبة ليست بديلاً عن العلاقات المباشرة وجهاً لوجه وأنه لا يمكن إقناع الموظفين بقبول وجهات نظر الشركات وسياساتها من خلال المنشورات "الباهرة" ، سهلة القراءة ، والموضوعة في الإرادة ، ما لم تكن هناك درجة معقولة من الثقة المتبادلة و الثقة بين المنظمة وموظفيها. علاوة على ذلك ، قد تفشل المراسلات المكتوبة في توضيح الغرض من النظام أو الإجراء أو التوجيه.

لقد نص تشيستر بارنارد على أنه يجب على المراسلات أن تناشد المتلقي بما يتوافق مع غرض المنظمة ومصلحته الشخصية. تخبر الاتصالات المكتوبة غالبًا ما يجب القيام به ، ولكن ليس لماذا يجب القيام به ، وتفتقر إلى الجودة المقنعة. علاوة على ذلك ، يمكن أن يكون الاتصال المكتوب أعلى من مستوى القراء ، كما أن الفشل في التحقق من استجابة التواصل موجود أيضًا. وبالتالي ، يجب اعتبار الوسائط المكتوبة مكملة للعلاقات الإنتاجية وجهاً لوجه.

(هـ) انعدام الثقة في التواصل:

ينشأ من أحكام سيئة النظر أو قرارات غير منطقية أو متكررة من التواصل الأصلي من قبل التواصل. إن التجربة المتكررة من هذا النوع تؤدي إلى تأخير المتلقي في العمل أو التصرف بشكل غير متحسس ، مما يجعل الاتصال غير ناجح ، على الرغم من أنه يبدو أنه كامل.

(و) عدم التواصل:

من المقبول تمامًا أن المدراء يفشلون في نقل الرسائل المطلوبة. قد يكون هذا بسبب الكسل من جانب جهة الاتصال ، أو بافتراض أن "الجميع يعلم" ، أو معلومات التسويف أو "الإحضار" أو إحراجه عمداً.

2. الحواجز التنظيمية:

إن المنظمة التي هي عبارة عن إبداع متعمد لتحقيق بعض الأهداف المحددة ، تتطلب الأحداث اليومية داخلها تنظيمها بطريقة تساهم في تحقيق هذه الأهداف بأكثر الطرق فعالية.

عادة ما يتم محاولة ذلك من خلال مجموعة متنوعة من التدابير الرسمية مثل تصميم الترتيبات التنظيمية لأداء مختلف الأنشطة ، وتحديد السياسات والقواعد واللوائح والإجراءات المختلفة ، ووضع قواعد السلوك ، ووضع نظام للعقاب والمكافآت ، إلخ. جميع العمليات الداخلية ، بما في ذلك التواصل في اتجاهات مختلفة ، تتأثر بشكل ملحوظ بهذه الوصفات.

على هذا النحو قد تكون الحواجز التنظيمية الرئيسية كما يلي:

(1) السياسة التنظيمية:

تعمل السياسة التنظيمية العامة المتعلقة بالاتصال كدليل إرشادي شامل للجميع في المؤسسة فيما يتعلق بالطريقة التي يتوقع منه عادة أن يتصرف بها في هذا الشأن. قد تكون السياسة في شكل إعلان صريح خطيًا ، أو كما هو شائع جدًا ، يجب تفسيرها من سلوك أعضاء المنظمة ، وخاصة الأشخاص في القمة. إذا كانت هذه السياسة لا تدعم تدفق الاتصالات في اتجاهات مختلفة ، فلن يكون تدفق الاتصالات سلسًا وكافًا.

(2) القواعد واللوائح التنظيمية:

تؤثر القواعد واللوائح التنظيمية على تدفق الاتصالات من خلال وصف الموضوع للمبلغ ، وكذلك القناة التي يتم من خلالها توصيلها. قد تقيد القواعد تدفق رسائل معينة وقد تترك العديد من الرسائل المهمة.

من ناحية أخرى ، فإن التواصل من خلال القناة المناسبة بطريقة محددة المنصوص عليها في هذه القواعد يؤخرها ويعمل ضد رغبة الأشخاص في إيصال الرسالة. هذا الحاجز فعال في مؤسسات القطاع العام الهندي حيث التقيد بالقواعد واللوائح أكثر صرامة.

(3) علاقات الحالة:

إن وضع الأشخاص في قدرة تبعية متفوقة في الهيكل التنظيمي الرسمي يمنع أيضًا تدفق الاتصالات وبشكل خاص في الاتجاه التصاعدي. كلما زاد الفارق بين المواقف الهرمية من حيث وضعها ، كلما زاد احتمال انهيار الاتصال.

(4) التعقيد في الهيكل التنظيمي:

في أي مؤسسة يوجد فيها عدد من المستويات الإدارية ، يتأخر الاتصال ، وتكون فرص الاتصال مشوهة أكثر ويزداد عدد نقاط التصفية. هذا صحيح أكثر في حالة التواصل التصاعدي ، لأن الناس عمومًا لا يحبون إبداء النقد السلبي سواء أو لأنفسهم أو لرؤسائهم.

(5) المرافق التنظيمية:

قد تأخذ التسهيلات التنظيمية المقدمة لتدفق سلس وسلس وواضح وفي الوقت المناسب عدة أشكال. إذا لم يتم التأكيد عليها بشكل صحيح ، عادة ما يفشل الناس في التواصل الفعال.

3. الحواجز الشخصية:

في حين أن العوامل التنظيمية التي تمت مناقشتها أعلاه هي ، بلا شك ، تأثيرات مهمة تعمل على الاتصالات ، إلا أن مجموعة من العوامل الداخلية للطرفين - المرسلين والمستقبل - لهذه العملية تؤثر أيضًا على تأثيرات مهمة في عملها ، حيث أن التواصل هو في الأساس عملية شخصية. هنا ، من أجل الراحة في التحليل ، تم تحليل هذه الحواجز بشكل منفصل وهي ذات صلة في حالة الاتصال الهابط والصعودي.

أنا. الحواجز في الرؤساء:

دور الرؤساء في التواصل أمر حيوي للغاية. بسبب علاقاتهم الهرمية مع المرؤوسين ، فإنها تعمل كحواجز في عدد من الطرق التي نوقشت أدناه

(أ) موقف الرؤساء:

تؤثر مواقف الرؤساء تجاه التواصل بشكل عام أو في أي اتجاه معين على تدفق الرسائل في اتجاهات مختلفة. على سبيل المثال ، إذا كان هذا الموقف غير مواتٍ ، فهناك احتمال أكبر ألا تتدفق الرسائل بشكل كاف من و / أو إلى الرؤساء.

(ب) الخوف من تحدي السلطة:

يحاول الشخص في المؤسسة دائمًا الحصول على منصب ومكانة أعلى لتلبية احتياجاته. على هذا النحو ، يحاول المديرون عمومًا حجب المعلومات الواردة أسفل الخط أو الصعود لأن الكشف المتكرر للمعلومات قد يكشف عن ضعفهم.

(ج) الإصرار على القناة المناسبة:

واحدة من السمات الأساسية للرؤساء الذين يمارسون السلطة هي أنهم يرغبون في البقاء في روابط التواصل ولا يحبون أي نوع من الالتفاف في التواصل. قد يكون الاتصال من خلال الالتفاف ضروريًا في بعض الأحيان ، لكن الرؤساء يعاملون هذا على أنه انتظار لسلطتهم ويمنع تدفق الاتصالات.

(د) انعدام الثقة لدى المرؤوسين:

يتصور الرؤساء عمومًا ، صوابًا أو غير ذلك ، أن مرؤوسيهم أقل كفاءة وقدرة ، وأنهم غير قادرين على تقديم النصح لرؤسائهم أو أنهم قد لا يحصلون على بعض المعلومات التي تنخفض.

(هـ) تجاهل الاتصال:

في بعض الأحيان يتجاهل الرؤساء بوعي وعمد التواصل من مرؤوسيهم للحفاظ على أهميتهم. هذا يعمل ضد رغبة المرؤوسين للتواصل.

(و) ضيق الوقت:

يشعر الرؤساء ، سواء أكانوا صحيحين أم غير ذلك ، بأنهم مثقلون بالأعمال ولديهم وقت للتحدث مع مرؤوسيهم.

(ز) قلة الوعي:

في بعض الأحيان ، قد يفتقر الرؤساء إلى الوعي حول أهمية وفائدة التواصل في اتجاهات مختلفة بشكل عام أو في موضوع معين. في مثل هذه الحالة ، يتم حظر تدفق الاتصالات.

ثانيا. الحواجز في المرؤوسين:

يمكن أن يحدث الاتصال العمودي في أي من الاتجاهين فقط عندما يشارك المرؤوسون أيضًا بنشاط في هذه العملية. هناك عدة عوامل في المرؤوسين تؤثر سلبًا على هذه المشاركة النشطة من جانبهم.

بعض العوامل ، التي تم تتبعها في حالة الرؤساء ، قابلة للتطبيق أيضًا مثل المواقف ، وتوافر الوقت ، والوعي بالأهمية ، وما إلى ذلك ، هناك عاملان أكثر أهمية في حالة المرؤوسين وهذه هي المسؤولة عن منع الاتصال في الاتجاه التصاعدي.

(أ) عدم الرغبة في التواصل:

في بعض الأحيان ، لا يقوم المرؤوسون بالاتصال بأعلى معلومات معينة لأنهم غير مستعدين للقيام بذلك. وبالتالي ، إذا شعر المرؤوس أنه من المحتمل أن يتأثر سلبًا بمعلومات معينة إلى رئيسه ، فلن يكون على استعداد لتزويدها. يتم استخدام المعلومات التي يتم رفعها لأغراض المراقبة ولن يكون المرؤوسون على استعداد لتقديم أي معلومات لرؤسائهم حول أي حدث غير مواتٍ وإذا دعت الضرورة إلى ذلك ، فسوف يقومون بتعديل المعلومات بطريقة تحمي مصالحهم الخاصة.

(ب) نقص الحوافز المناسبة:

كما أن عدم وجود دافع للتواصل يحجم المرؤوسين عن التواصل لأعلى. نظام المكافآت والعقاب في المنظمة هو أكثر مسؤولية عن هذا. وبالتالي ، إذا لم يثير اقتراح جديد من أحد المرؤوسين أي اهتمام من المنظمة ، فلن ينقله.


أنواع العوائق التي تحول دون الاتصال - العلاقات الجسدية والشخصية والوضعية والعناية المثبطة والتقييم الدلالي والتقييم المبكر وأسباب أخرى

Limitations or causes of breakdown of communication channels are called barriers to communication. Communication is not always as effective as it should be. Some people do not communicate because they do not attach any importance to communication. They are very secretive and do not believe in any type of exchange of information.

Barriers between people do not screen out all communication rather they operate like filter to permit some communications but hold back others, thereby, making communication inadequate and incomplete. Communication may be vague and badly expressed. They may suffer from lack of clarity or poor retention. Translation or Transmission of messages received may be wrong. Words may fail to communicate the intended meaning.

In oral communication about 30% of the message is lost with every successive communication. Non-listening of the communication is a chronic problem. Large number of communications does not receive the attention they deserve. Telling and listening to a selective group of people, ie, filtering is an important problem in communication. Sometimes messages are not communicated because it is felt that everybody knows about it.

Communication is impeded by various types of barriers such as:

1. Physical Barriers:

Physical Barriers are environmental factors that present or reduce the sending and receiving of communication. They include distance destructive noises and similar other interferences.

2. Personal Barriers:

They arise from judgment, emotions and social value of people causing psychological distance between people similar to physical distance. People sometimes are guided by their attitudes and prejudices while interpreting words. Psychological distance may entirely prevent the communication to filter out or simply cause interruption.

3. Status Relationships:

In the formal organisation structure, superior subordinate relationship may cause obstacle to clear understanding. A manager may not communicate to his subordinates his weaknesses or the subordinates may communicate to their superiors only those things which they expect would be appreciated by the latter.

4. Perfunctorily Attention:

Busy people sometimes fail to understand clearly some of the incoming information from the subordinates which they had never expected. They pay maximum attention to those communications only which they would have expected to listen or which does not come in clash with their personal goals. Sometimes communication breakdown is caused by the credibility gap, ie, the amount of difference between what one says and what one does.

5. Semantic Barriers:

Semantic barriers arise from the limitations of the symbolic system itself. The different words such as efficiency, productivity workers' participation, employees' welfare are differently understood by different people. Sometimes, a person distorts communication intentionally, but many a times, they understand it according to their own concepts, expectations and from of references.

Symbols usually have a variety of meanings and to choose one from them and to draw inferences is an essential part of communication. As inference can give wrong signals, awareness to them and their appraisal is necessary.

6. Premature Evaluation:

On several occasions, managers start evaluating the information before reaching proper understanding. Decision is taken before knowing the full facts. Such a premature evaluation tends to inhibit free flow of information and understanding and distorts communication.

7. Other Reasons:

Communication may also be distorted on account of a number of reasons. It may be unnecessarily delayed to miss a profitable business opportunity. Persons desiring to resist changes may causes distortion in those communications which seek to introduce new changes.

Lack of mutual trust and faith between two classes of people may lead to distorted understanding of the communication by the one at the cost of the other. Lack of time and pressure of work may also be barriers to free flow of information.


Types of Barriers to Communication – 8 Types of Barriers that Stand in the Way of Effective Communication

Communication barriers refer to the obstacles or problems that stand in the way of effective communication.

These communication barriers are generally of the following types:

Type # 1. Organisational Barrier:

If the organisational structure is complex, involving layers of supervision, long communication lines, the distance between the workers and the top management increases. Communication, therefore, often breaks down.

Type # 2. Status Barrier:

Status, which refers to the relative ranking of a person in an organisation, is a serious obstacle in organisational communication. Some individuals have higher status than others. Persons of higher status do not talk freely with those of lower status. Subordinates at lower levels do not feel free to talk to superiors. They pass on only what superiors would like to listen and hold back unpleasant facts. Selectivity thus becomes a rule in organisational communication giving rise to a strong communication barrier.

Type # 3. Semantic Barrier:

In the communication process, the receiver is expected to understand the message in the same way as the sender. Words and symbols used in communication process may mean differently to different persons. For example, profits may mean one thing to a manager and quite another to a worker. People understand the same message in different ways depending on their social and cultural backgrounds, education and experience.

Type # 4. Lack of Concentration:

When the receiver does not pay full attention to a message, because of being overburdened with other important issues, in such situations, the very purpose of the sender, in making a communication is defeated.

Type # 5. Perceptual Barrier:

Perception means the way one notices things. Many recipients have their own perceptions and interpret messages in their own ways of thinking and to their own advantages. Thus, perception leads to filtering of the message unconsciously.

Type # 6. Information Overload:

Managers are flooded with information's from different sources. They may not always be able to regulate the flow of information. Effectiveness of communication will be reduced if managers allow themselves to be inundated with information. They may ignore or misinterpret some of the important messages. Time factor may also create communication problems. In the process of expanding matter, some people may get incomplete information.

Type # 7. Premature Evaluation:

Communication is hampered when the receiver makes judgement about the worth of the message prior to receiving the entire communication. Such judgement may be based on the past experience of the receiver. A manager may pay little attention to a memorandum from the union leader because “he is always up against something.”

Type # 8. Mechanical Barriers:

The flow of communication is also affected by mechanical barriers, inadequate provisions made for transmitting messages, poor organisational layout, defective communication network and media etc. under the communication system.


Types of Barriers to Communication – 15 Barriers as given below

There may be filtering or distortion of information while it is being communicated. If such a thing happens, the object of communication will not be achieved.

The barriers to communication or problems of communication are given below:

1. Noise:

There is a possibility of noise interruption while communicating information. The noise may be produced by the conversation of somebody-else nearly or by the machine operation and the like. In such circumstances, the communicator takes an extra effort to overcome the noise. The communicator must also use right vocabulary which is easily understood by the receiver.

2. Missing Information:

The communicator may miss some of the information. It may be caused due to giving undue emphasis to a few pieces of information. Sometimes, the communicator may fail to supply the required information if he communicates the information in a hurried manner.

3. Alteration of Information:

The information is altered if the communicator sends the information through a third party. The third party may twist or alter the information according to his convenience. It may be done intentionally or unintentionally. Normally, this is possible in the case of upward communication. The reason is that the third party wants to earn a good name from his superiors.

4. Overloading:

This barrier arises due to an increase in the number of messages to be sent. There is a need for the introduction of communication channel to reduce workload. If it is not done, the messages do not reach the correct persons or places in time. So, the manager should make a special arrangement to send the urgent and important messages.

5. Lack of Facility:

Sometimes, meetings and conferences are necessary to impart the information to the employees or else the communication will not be an effective one. If the management does not have any facility to conduct meetings and conferences, there will be no possibility of conveying the information to employees correctly.

6. Inadequate Policies, Rules and Procedures:

The management should adopt the communication policy which is adequate to meet all the present and future requirements of the organisation. The communication policy should be a flexible one. This is necessary to meet any contingency. The rule of 'through proper channel' may be relaxed if important messages are to be passed during emergency periods. If it is not done so, the information cannot be passed in time. It means that there is a delay of communication.

7. Status Patterns:

Problems may arise due to the status prevailing between the superiors and subordinates. Superiors have executive chair and table, phone connection and a separate room to indicate then status. But the subordinates have only chairs and tables. This differential treatment widens the communication gap between the superior and subordinates. The trend has however, changed, following the emergence of a strategic global communication network.

8. Lack of Attention:

The receiver does not pay any attention in grasping the information. This attitude of the receiver may be caused by the receiver's immersion in his own thoughts, his difficulty in understanding the idioms and phrases or his having no belief in the information. Sometimes, the receiver may think that the information is not worth paying attention to.

9. Quick Conclusion:

The receiver comes to a conclusion without giving due weightage to the information. Besides, he has his own opinion and belief. So, the quick conclusion may not be a correct one.

10. Lack of Confidence over the Communicator:

The receiver may feel that the communicator is not able to effectively extend the information. Then, the receiver does not believe the information which he gets. This may defeat the very purpose of the communication ultimately.

11. Improper State of Mind:

At times, the receiver may not be in a sound state of mind to receive the information accurately. If he is mentally upset, it will definitely affect the free flow of information.

12. Lack of Time:

The opportunity to communicate is limited because of the lack of time the communicator, has at his disposal.

13. Badly Expressed Messages:

If there is no coherence of information and no clarity of information, then the receiver will not be in a position to understand the information correctly.

14. Technical Language:

There are large number of special languages as computer, system analysis, operation research and the like. Different types of vocabulary are used to communicate the message. A single word may have different meanings.

15. Poor Retention:

Generally, the employees retain only 50% of the information which they receive, so poor retention is also one of the barriers of communication.


Types of Barriers to Communication – That may Hinder Communication

Communication is said to be successful only when the message is received by the receiver in time and the latter understands the sense of the message in the way it is intended by the sender. But there are several hindrances or barriers that may hinder communication.

1. Mechanical Barriers :

Where the very mechanism through which communication passes fails, the message may not teach the intended person in the intended form and volume. Possible mechanical failures include poor sound quality, faulty telephone lines, system breakdown, poor printing quality, signal problems in radio or television in adverse weather conditions.

2. Physical Barriers :

Time, place, space, climate and noise may hinder the flow of communication.

أنا. زمن:

Message not delivered in time becomes useless like rotten, fruits and vegetables. An organization that wants quick results may not give timely instructions to employees concerned to get the task done in time to achieve the given objectives. Time difference among the countries delays the timely communication.

ثانيا. Space:

It represents the distance between the sender and the receiver. It may be one of the barriers to communication. It can act as a barrier in a cross culture or transnational oral communication situation. Overcrowding in elevators, jostling in office corridors, elbowing others in public transport system, etc., are all external factors affecting communication.

ثالثا. Place:

The place where the sender or the speaker and the listener or the receiver exist, influences communication. The audience attention cannot be sustained in a hall which is poorly lit, ill ventilated and packed beyond its capacity. An uncomfortable chair, poor acoustics, poor lighting etc., are some of the irritants distracting the attention of the audience. Places near the vehicular traffic are prone to noise pollution. It also may distract the attention of the audience.

د. مناخ:

Talks, conversation, speech, interview etc., held in an uncongenial ambience may lead to misperception or wrong decisions.

v. Noise:

Noise distorts the message and acts as a barrier.

3. Psychological Barriers :

Individual or psycho-sociological barriers are the major bottlenecks in interpersonal communication. The meaning assigned to the message depends upon the emotional and psychological status of both the sender and the receiver in the process of communication.

أنا. Style – It means the manner in which a person communicates. There are a few barriers connected therewith-

أ. Accent variation.

ب. Avoiding idiomatic expressions.

ج. Over dosage of humour.

د. Too much of brevity.

ثانيا. Selective Perception – Some people who live in their self-created world take in only information they feel relevant. This attitude ends up in their getting incomplete and inappropriate information.

ثالثا. Poor literacy – Poor literacy mars one's understanding of certain messages.

د. Roving mind – A wandering or roving mind cannot fully gather the inputs given to it. This results inattention or limited attention span. Sometimes visual or audio distractions too inhibit flow of attention of the listeners.

v. Frame of mind – Emotional state of a person can act as a barrier. When one is in the grip of emotion like anger, shock, fear, depression or cheerlessness, etc., one may not listen to reason.

السادس. Brand loyalty – Where one is loyal to a particular brand, he may not be receptive to a rivals' product. One may not even relish the praises or compliments heaped on the rival product.

السابع. Prejudice – Racial, communal and religious prejudices blind a person from reasoning out the fact.

الثامن. Limited intellectual capacity – Limited intellectual backgrounds, limited reading and parochial interest cause one to be narrow-minded. People with closed minds do not appreciate suggestions for betterment.

التاسع. Status and power – There may be status and power relationship which may hinder the communication process and affect the communication effectiveness. For example, seniors listening to smart juniors.

إكس. Halo effect – Good impressions formed on earlier occasions ie, halo effect, causes one to turn a blind to the negative information about the other person.

4. Semantic and Language Barriers :

This occurs when the speaker/writer means one thing and the listener/ reader takes it in a different meaning. For example, one person gives an advertisement for selling a bad dog which actually refers to attacking power of a dog to guard the house. But the reader may misunderstand it otherwise.

أنا. The meaning of words differs context-wise.

ثانيا. Idiomatic words should not be taken in a literal sense.

ثالثا. Opinions may be given as facts.

د. Using abstract words send a wrong message.

v. Lack of proper language skills leads to wrong choice of words or words with associative values.

السادس. Homonyms distort the meaning. For example, there and their, once and ones.

السابع. Difference in accent mars delivery and understanding.

الثامن. Inadequate vocabulary is a handicap in communication.

التاسع. Symbols cause communication problem.

إكس. Poor composition of speech, harsh voice, lengthy paragraph, verbosity, etc., spoil communication effectiveness.

الحادي عشر. Use of technical jargons creates confusion between the sender and the receiver.

الثاني عشر. Sender sending unclarified messages leads the receiver to have his own assumptions.

الثالث عشر. Lack of clarity, precision, coherence and awkward sentences lead to creation of bad message.

5. Interpersonal Barriers :

Communication effectiveness depends on relationship between two people ie, 'sender' and 'receiver'. There are superior-subordinate barriers that affect the free flow of communication between the two.

أنا. Barriers Originating from Superior:

Superior not sharing enough time with subordinates for discussion and clarification.

أ. Suppression of information.

ب. Reluctance of superior to listen to subordinates.

ج. Inadequate information.

د. Deliberate Misguidance.

ثانيا. Barrier from Subordinate Angle :

أ. Fear psychosis – Subordinates not seeking adequate clarification wherever necessary from superiors out of fear.

ب. Filtered information – Subordinates sending filtered information to the higher ups for fear of being penalized.

ج. Over/under reporting – Subordinates over/under reporting their performance.

د. In expression of difficulty – Subordinates not disclosing their practical difficulties for fear of being mistaken.

ه. Withholding suggestions – Subordinates not making workable suggestions due to lack of incentives for such exercise.

F. Personal inadequacies of subordinates – Poor educational, background, communication skill, inferiority complex and lack of confidence of subordinates debilitate the communication process.

6. Cross-Cultural Barriers :

Culture is a shared set of values and attributes of a group. It is the sum total of ways of living built by a group which are transmitted from generation to generation. Culture differs in terms of language, values, norms of behaviour, concept of time and space, perception, basic personality, national character, etc. Words, colours and symbols cannot have different meanings to different cultures.

أمثلة :

أنا. Wearing white colour dress is inauspicious in some countries, while it is a wedding dress in some other countries.

ثانيا. If a Japanese says 'yes' he means he is listening, while 'yes' in America means 'I agree'.

ثالثا. Punctuality is the norm in some countries, while it is a matter of convenience for some other nations.

Thus, communication can acquire different connotations and opposite meaning thanks to cross cultural barriers.

7. Organizational Barriers :

The climate and culture of an organization influences freedom, thrust and interaction pattern among its people. It may take time for employees in every organization to get used to climate variables. In this context, communication bottlenecks are inevitable.

أنا. Rules rigidity.

ثانيا. Poor communication infrastructure.

ثالثا. Organizational structure.

د. Poor working relationship.


Types of Barriers to Communication – Semantic, Psychological, Organisational and Personal Barriers

Communication plays a key role to achieve organisational objectives thus it must be effective. Managers must ensure the systematic and efficient flow of communication in all directions. However, the breakdowns or barriers may filter part of information or carry incorrect meaning leading to misunderstandings. Therefore, a manager must identify the barriers and take measures to overcome them.

Communication Barriers can be categorized as follows:

1. Semantic Barriers:

Semantic barriers are concerned with problems and obstructions in the process of encoding and decoding of message into words or impressions. The same words of sentences may be understood or interpreted differently by different individuals causing confusions and misunderstanding. The main cause of semantic barriers may be lack of good communication skills.

The various reasons for different interpretations or meanings resulting in semantic barriers may be discussed as follows:

أنا. Badly Expressed Message:

Use of inadequate vocabulary, incorrect words, omission of important words etc. may distort the message. The badly expressed message fails to convey the intended meaning of the message.

ثانيا. Words/Symbols with Different Meaning:

Some words may have multiple meanings. While communicating a message sender may use a word with specific meaning but if there are alternative meanings then the receiver may perceive the meaning in accordance to his/her understanding and ability. Different perceptions lead to ineffective communication.

ثالثا. Faulty Translations:

The communication may be ineffective if the translation of the original message is done by a translator who may not be proficient with both the languages. The use of wrong words or incorrect understanding of the content may result in different meaning of the translated message.

For example – The owner's message in English needs to be translated in Hindi so that workers can understand the message. Use of incorrect words by a translator will change the entire meaning of the message. The wrong use of words may translate a positive message into negative.

د. Unclarified Assumptions:

Some communications are backed by assumptions, which may be interpreted differently by different individuals.

For example – The manager says, “take care of stock”. He may mean that storekeeper must maintain the stock levels but the storekeeper may understand that he is responsible for the goods in the store. As a result, he may not place order or inform manager when stock of goods finish.

v. Technical Jargon:

If people with specific expertise use technical words or jargons while explaining to unskilled workers or people from different field, the communication may transfer in parts due to lack of clarity in information. The receivers may not have sufficient knowledge to understand the meaning of technical words used.

For example – During an address to workers the production manager said, “Our department will follow Unity of Command and you all must believe in the concept of Espirit De Corps.” Of course this was a motivational statement but workers would understand the message only if they know the meaning of Unity of Command' and 'Espirit De Corps'.

السادس. Body Language and Gesture Decoding:

If the body language or gestures of a manager do not match with the words used to communicate his/her instructions then the receiver may get confused and perceive the information wrongly.

For example – A manager using words of praise for his sales team with anger on his face will confuse the entire team.

2. الحواجز النفسية:

The state of mind of information sender and receiver influences the intention of information. The emotional and psychological factors may act as barriers to effective communication. For example, an angry manager cannot listen to his/her subordinates problems or give rational opinion.

Some of the psychological barriers are:

أنا. تقييم سابق لأوانه:

Some people have the tendency to judge or evaluate the meaning of the message even before sender completes his/her message. The premature evaluations are mainly because of individuals being judgmental or are prejudiced against communication.

For example – Mr. Rohit has a pre-notion that his boss always finds faults with his presentation. During one of the presentations, his boss wanted to appreciate his hard work but before he could complete Rohit closed his presentation and left the room.

ثانيا. Lack of Attention:

If receiver or sender is pre-occupied with thoughts or some work she/he may not concentrate or pay attention to the message being transferred. Lack of attention is one of the main reasons of misunderstandings among superiors and subordinates.

For example – Mr. Sahil, the finance manager was busy preparing his presentation for a meeting when his secretary Reena came and asked him to sanction salary advance as her child was very ill. Due to pre-occupation Sahil did not listen to her problem and rejected her request. This disappointed Reena and she decided to resign.

ثالثا. Loss of Transmission and Poor Retention:

If communication passes through various levels or channels it may result in complete loss of transmission or transmission of inaccurate information. Transmission of inaccurate information in case of oral communication may be due to lack of attention or retention amongst people.

For example – Mohan told his secretary to inform all department heads about the meeting at 9.30 am in the morning. She informed three department heads at the scheduled time for meeting. On her way she met her friend and started talking to her and forgot to inform other department heads about the meeting.

د. Distrust:

Distrust between the sender and receiver may act as a barrier in effective communication. If two people do not trust each other, they may either try to hide or withhold information or do not try to understand the message in original sense. In fact, they may be suspicious towards each other and try to find hidden meanings in the message.

3. Organisational Barriers:

The factors related to organisation structure, authority relationships, rules and regulations sometimes, act as barriers to effective communication.

Some of these barriers are:

أنا. Organisational Policy:

If the organisational policy does not support free flow of communication, it may hamper effectiveness of communications.

For example – Centralized organisations do not allow lower level management to participate in decision-making. This may restrict workforce to communicate freely.

ثانيا. Rules and Regulations:

Rigid rules and regulations may act as a hurdle to communication. Communications through prescribed channels may result in delays in transmission of information and action.

ثالثا. الحالة:

Status conscious managers may consider themselves as superior and maintain distance with their subordinates. Superiors may not be open to suggestions or ideas from their subordinates. This may affect relationships between superior and subordinate and restricts free flow of information.

د. Complexity in Organization:

If the organisational structure of an organisation consists, number of managerial levels and large number of employees it may result in delays, distortions or filtering in transmission of information.

v. Organisational Facilities:

For effective and free flow of communication it is a must that, an organisation must have scheduled meetings to discuss organisational issues, suggestion box to invite suggestions from employees, social and cultural gatherings, transparent policies etc. Lack of well-established process of communication and facilities for free flow of information may create communication problems.

4. الحواجز الشخصية:

The personal factors of both sender and receiver may influence effective communication.

Some of the personal barriers may be as follows:

أنا. Fear of challenge to authority – If a superior has a fear, that sharing of specific information with his/her subordinates may affect his/her authority adversely then he/she may withhold or suppress such information.

ثانيا. Lack of confidence of superior on his subordinates – If superiors do not have confidence on the competence of their subordinates then they may not share important information or seek their suggestions.

ثالثا. Unwillingness to communicate – Some subordinates may not be confident or willing to communicate with their superiors with a fear that they may be misunderstood and it may adversely affect their interest in the organisation.

د. Lack of proper incentives – Subordinates may not give proper feedback, share market information or suggestions to their superiors if there is no financial or non-financial incentive for initiating positive communication.

For example – Rajvir, the head of sales team, takes suggestions from team members and use them to prepare his presentation. In his presentation, he does not recognize or appreciate his team members. This disappoints all the team members and they decide not to give any suggestions in future.


 

ترك تعليقك