عملية التخطيط: 11 خطوة رئيسية للتخطيط (مع مخطط)

كل ما تحتاج لمعرفته حول الخطوات التي تنطوي عليها عملية التخطيط. التخطيط عملية تتضمن عددًا من الخطوات الواجب اتخاذها. إنه تمرين فكري وعزم واعي على مسارات العمل.

لذلك ، فإنه يتطلب التفكير الجاد في العديد من العوامل اللازمة للنظر في وضع الخطط. يتم جمع الحقائق وتحليلها واختيار أفضل ما في الأمر واعتماده.

تتضمن عملية التخطيط وضع أهداف العمل وتخصيص الموارد لتحقيقها.

يحدد التخطيط مسار العمل المستقبلي لاستخدام مختلف الموارد بأفضل طريقة ممكنة.

الخطوات التي تنطوي عليها عملية التخطيط هي:

1. أن تكون على دراية بالفرصة 2. تحديد الأهداف 3. تطوير المباني 4. تحديد المقررات البديلة 5. تقييم الدورات البديلة 6. اختيار أفضل بديل

7. صياغة خطط المشتقات 8. ترقيم الخطط عن طريق إعداد الموازنة 9. تنفيذ الخطة 10. تأمين مشاركة الموظفين 11. التعديلات ومتابعة الخطة.


عملية التخطيط: 11 خطوة مهمة للتخطيط في المنظمات

الخطوات المتضمنة في عملية التخطيط - وفقًا لكونتز وأودونيل

يقرر التخطيط مسبقًا الإجراءات والإجراءات اللازمة للوصول إلى الهدف. التخطيط الرسمي هو عملية منهجية.

يسرد Koontz و O'Donnell الخطوات التالية في العملية (انظر الشكل 5.1):

الخطوة رقم 1. كونها تدرك الفرصة:

خلال هذه المرحلة ، ينشئ المديرون أساسًا سيطورون منه خططهم. يقومون بتحليل الحالة الراهنة وإلقاء نظرة أولية على الفرص المستقبلية الممكنة. يفحصون نقاط القوة والضعف في المنظمة. يقول كليمنس وماير: "كلما نظرت إلى الوراء مرة أخرى ، زادت رؤيتك للمستقبل". يجب أن يكون لدى المديرين في هذه المرحلة فهم "لماذا نود أن نحل بعض الشكوك ورؤية لما نتوقع أن نكسبه".

يحتاج المديرون إلى تحديد - (أ) التهديدات التي تواجه تحقيق أهداف الوحدة والتي يتم تطويرها و (ب) كيف تتيح التغيرات في البيئة فرصًا لتحقيق المزيد من تلك الأهداف.

الخطوة رقم 2. تحديد الأهداف:

الخطوة الثانية في عملية التخطيط هي تحديد أهداف للمنظمة بأكملها ثم لكل وحدة عمل تابعة. تحدد الأهداف النتائج المراد تحقيقها وتشير إلى المكان الذي يجب التركيز فيه بشكل أساسي وما الذي يمكن تحقيقه من خلال شبكة الاستراتيجيات والسياسات والإجراءات والقواعد والميزانيات والبرامج. توفر الأهداف التنظيمية التوجيه والتحكم في أهداف الإدارات التابعة.

الخطوة رقم 3. تطوير المباني:

المباني هي تخطيط افتراضات حول البيئة التي سيتم فيها تنفيذ الخطة. تشمل المباني البيئة المتوقعة للخطط قيد التشغيل. تشمل المباني المهمة: (أ) التوقعات ، (ب) السياسات الأساسية و (ج) خطط الشركة الحالية. يجب على المديرين المكلفين بمسؤولية التخطيط إنشاء ، وتعميم ، والحصول على موافقة لاستخدام مباني التخطيط الحرجة. يستخدم المديرون هذه الأماكن لتقييم الأحداث المستقبلية ، وتطوير "بيانات التصرفات" ومسار العمل البديل.

لتطوير أماكن العمل ، يحتاج المخططون إلى عمل تنبؤات واقعية. تنطوي عملية التنبؤ عمومًا على (1) حساب الأحداث المستقبلية المحتملة ؛ (2) تحليل التغيرات في موقف المستهلك والتكنولوجيا والقوى التنافسية والسياسات الحكومية وما إلى ذلك (3) تطوير الأساس لاتخاذ القرارات والتخطيط من خلال التحقيقات المنهجية.

نظرًا لأن الأحداث المستقبلية معقدة ، يجب أن تقتصر أماكن العمل على الافتراضات المهمة للخطة. طوال عملية التخطيط ، يجب مراقبة المباني وتحديثها.

الخطوة رقم 4. تحديد المقررات البديلة:

الخطوة التالية هي تحديد الطرق البديلة المتاحة لتحقيق الأهداف. يقول كونتز وأودونيل: "نادراً ما توجد خطة لا توجد لها بدائل معقولة". لذلك ، يجب على المديرين البحث عن مسارات العمل البديلة وفحصها. من المهم أن نلاحظ أنه ينبغي تخفيض عدد البدائل إلى أكثرها واعدة ومثمرة من خلال نظرة أولية. يمكن اكتشاف البدائل من خلال البحث والتجريب والخبرة.

الخطوة رقم 5. تقييم المقررات البديلة:

بعد اكتشاف البدائل المتاحة وإجراء تحليل لنقاط القوة والضعف ، يجب على المخطط تقييم البدائل في ضوء المباني والأهداف. التقييم ليس عملية سهلة لأن البدائل بها الكثير من المتغيرات والقيود. يمكن رؤية بعض البدائل من خلالها ، قد يبدو البعض الأكثر ربحية وسيكون مكلفًا للغاية. قد يكون البعض أقل رغبة أو كفاءة من الآخرين ؛ لا يزال آخر قد تتناسب بشكل أفضل مع الأهداف الفورية للشركة.

وبالتالي ، يقوم المدير الفعال بتقييم هذه البدائل مقابل اعتبارات الجدوى والعواقب. ساعدت الأساليب الإحصائية وأجهزة الكمبيوتر بشكل كبير في عملية التقييم.

الخطوة رقم 6. اختيار أفضل بديل:

هذه هي النقطة التي يتم عندها اعتماد الخطة - نقطة صنع القرار. اختيار البديل الأنسب ينطوي على اختيار الخطة. عادة ، سوف يختار المديرون البديل الذي ، حسب تقديرهم ، سوف يمكّن الشركة من تحقيق أهدافها. في بعض الأحيان ، قد يقرر المدير اتباع العديد من الدورات الواقعية القابلة للتطبيق أو الممكنة أو الكافية بدلاً من أفضل دورة تدريبية واحدة. أسوأ قرار هو "عدم اتخاذ قرار".

الخطوة رقم 7. صياغة خطط المشتقات:

بعد اعتماد الخطة الشاملة ، من الضروري تطوير خطط مشتقة أخرى لكل قطاع من قطاعات المؤسسة لدعم الخطة الرئيسية.

قد تكون الخطة المشتقة ضرورية:

(أ) تنسيق مختلف مراحل المنظمة ؛

(ب) وضع سياسات وإجراءات جديدة لتنفيذ الخطة ؛ و

(ج) العمل جنبا إلى جنب مع الخطة الرئيسية للوصول إلى نفس الهدف.

الخطوة رقم 8. ترقيم الخطط حسب الموازنة:

بدون ميزانيات ، لا يمكن تنفيذ الخطط ؛ تصبح ممارسة الورق. توفر الميزانيات معنى للخطط. وبالتالي ، كجزء من الخطة ، يتم تمرير الميزانيات لتوفير مخصص للنفقات الرأسمالية والنقدية. توفر الميزانيات معايير يمكن على أساسها قياس تقدم الخطط.

الميزنة تخبر المال إلى أين تذهب بدلاً من السؤال عن المكان الذي ذهبت إليه. الميزانيات هي تعبيرات عن التوقعات من الناحية العددية. الموازنات المالية عامة ، على الرغم من إمكانية التعبير عنها بعبارات أخرى مثل ساعات العمل. من الصعب فصل الموازنة عن عملية التخطيط.

الخطوة رقم 9. تنفيذ الخطة:

تصبح الخطة حقيقة عندما يتم تشغيلها. وهذا ينطوي على تحويلها إلى عمل. التنفيذ يعني أن الموارد ملتزمة ويتصرف الموظفون. يتطلب استخدام وظائف الإدارة الأخرى ، مثل التنظيم والتوظيف والتوجيه والتحكم. للحصول على تعاون في التنفيذ ، يجب أن يرتبط المرؤوسون في عملية التخطيط.

يتطلب التنفيذ الفعال للخطة التنسيق الإداري والعمل الجماعي. يتعين على المديرين "بيع" الخطة للأشخاص الذين سيكونون مسؤولين عن تحويلها إلى حقيقة واقعة. يتطلب الأمر من المديرين متابعة خطة التقدم والنتائج بعناية.

الخطوة رقم 10. التعديلات ومتابعة الخطة:

التغييرات في البيئة والمنظمة تخرب حتى أفضل الخطط. خطط بعيدة المدى Eire الأكثر عرضة للتغيير بسبب القوى الخارجية. المديرين الجيدين يتحملون التغييرات ويخططون لها. يجب عليهم مراقبة والحفاظ على خططهم. المراقبة المستمرة للخطط ضرورية حتى يمكن إجراء التعديلات والتصحيحات في الوقت المناسب وبطريقة ذات صلة.

من خلال وظيفة المراقبة ، يمكن للمديرين اتخاذ إجراءات تصحيحية إذا لاحظوا انحرافات غير متوقعة وغير مرغوب فيها. آلية المتابعة أو التغذية المرتدة هي محاولة لتحديد ما إذا كانت الخطة قد حققت النتائج المرجوة أم لا. يجب مقارنة الخطط بالنتائج الفعلية. توفر التغذية الراجعة للمديرين مدخلات يمكن أن تساعدهم في تحديث الخطة وضبطها وفقًا لذلك.


الخطوات المتضمنة في عملية التخطيط - 7 خطوات مهمة تتباعد من منظمة إلى أخرى

التخطيط عملية تتضمن عددًا من الخطوات الواجب اتخاذها. إنه تمرين فكري وعزم واعي على مسارات العمل. لذلك ، فإنه يتطلب التفكير الجاد في العديد من العوامل اللازمة للنظر في وضع الخطط. يتم جمع الحقائق وتحليلها واختيار أفضل ما في الأمر واعتماده.

قد لا تكون عملية التخطيط ، الصالحة لمؤسسة واحدة ولخطة واحدة ، صالحة لجميع المنظمات الأخرى أو جميع أنواع الخطط ، لأن العوامل المختلفة التي تدخل في عملية التخطيط قد تختلف من مؤسسة إلى أخرى أو خطة إلى خطة. على سبيل المثال ، قد لا تكون عملية التخطيط لمؤسسة كبيرة هي نفسها بالنسبة لمؤسسة صغيرة.

الخطوات المشاركة بشكل عام في التخطيط هي كما يلي:

الخطوة رقم 1. تحديد أهداف قابلة للتحقيق أو مجموعة من الأهداف المراد تحقيقها:

الخطوة الأولى في التخطيط هي تحديد أهداف المؤسسة. غالبًا ما يقوم كبار المديرين أو كبار المديرين بتحديد هذه الأمور ، عادة بعد النظر في عدد من الأهداف المحتملة بعناية. هناك العديد من أنواع الأهداف التي قد يختارها المديرون - حجم المبيعات المرغوب فيه أو معدل النمو ، أو تطوير منتج أو خدمة جديدة ، أو حتى هدف أكثر تجريديًا مثل أن تصبح أكثر نشاطًا في المجتمع. يعتمد نوع الهدف المحدد على عدد من العوامل - المهمة الأساسية للمؤسسة ، والقيم التي يحتفظ بها مديروها ، والقدرة الفعلية والمحتملة للمؤسسة.

الخطوة رقم 2. إنشاء أماكن التخطيط:

الخطوة الثانية في التخطيط هي إنشاء أماكن للتخطيط ، أي افتراضات معينة حول المستقبل على أساسها سيتم صياغة الخطة بشكل وثيق. يعد تخطيط المباني أمرًا حيويًا لنجاح التخطيط حيث إنه يوفر الظروف الاقتصادية وتكاليف الإنتاج والأسعار والسلوك التنافسي المحتمل ورأس المال والمواد المتاحة والرقابة الحكومية وما إلى ذلك.

الخطوة رقم 3. تحديد فترة التخطيط:

بمجرد اختيار المديرين من المستوى الأعلى الأهداف الأساسية طويلة الأجل ومباني التخطيط ، تكون المهمة التالية هي تحديد فترة الخطة. يختلف العمل اختلافًا كبيرًا في فترات التخطيط الخاصة به. في بعض الحالات ، يتم وضع الخطط لمدة عام فقط بينما في حالات أخرى تمتد لعقود. ومع ذلك ، في كل حالة ، هناك دائمًا بعض المنطق في تحديد نطاق زمني معين للتخطيط.

تعتمد الشركات بشكل عام على هذه الفترة على مستقبل يمكن توقعه بشكل معقول.

العوامل الأخرى ، التي تؤثر على اختيار الفترة ، هي كما يلي:

(أ) مهلة في تطوير وتسويق منتج جديد ؛

(ب) الوقت اللازم لاسترداد الاستثمارات الرأسمالية أو فترة الاسترداد ؛ و

(ج) طول الالتزامات التي تم التعهد بها بالفعل.

الخطوة رقم 4. نتائج مسارات العمل البديلة:

الخطوة الرابعة هي التخطيط للبحث عن مسارات العمل البديلة وفحصها. على سبيل المثال ، يمكن تأمين الدراية الفنية عن طريق إشراك فني أجنبي أو عن طريق تدريب الموظفين في الخارج. وبالمثل ، يمكن بيع المنتجات مباشرة للمستهلك من قبل بائعي الشركة أو من خلال الوكالات الحصرية. نادراً ما توجد خطة لا تخرج منها البدائل المعقولة ، وغالبًا ما يثبت أن البديل غير الواضح هو الأفضل.

الخطوة رقم 5. تقييم واختيار مسار العمل:

بعد السعي للحصول على دورات تدريبية بديلة ، فإن الخطوة الخامسة هي تقييمها في ضوء المباني والأهداف واختيار أفضل مسار أو مسار للعمل. يتم ذلك بمساعدة التقنيات الكمية وبحوث العمليات.

الخطوة رقم 6. تطوير خطط مشتقة:

بمجرد صياغة الخطة ، يجب ترجمة أهدافها العامة إلى عمليات يومية للمنظمة. يجب على المديرين من المستوى المتوسط ​​والأدنى وضع الخطط والبرامج والميزانيات المناسبة لفئاتهم الفرعية. يتم وصفها على أنها خطط مشتقة. في تطوير هذه الخطط المشتقة ، يتخذ المدراء ذوو المستوى الأدنى خطوات مشابهة لتلك التي يتخذها مدراء المستوى الأعلى - اختيار أهداف واقعية وتقييم نقاط القوة والضعف الخاصة بالوحدات الفرعية الخاصة بهم وتحليل تلك الأجزاء من البيئة التي يمكن أن تؤثر عليهم.

الخطوة رقم 7. قياس التقدم والتحكم فيه:

من الواضح ، أنه من الغباء أن نترك خطة تسير في مسارها دون مراقبة تقدمها. وبالتالي ، فإن عملية السيطرة هي جزء مهم من أي خطة. يحتاج المديرون إلى التحقق من تقدم خططهم حتى يتمكنوا من (أ) اتخاذ أي إجراء علاجي ضروري لجعل الخطة تعمل ، أو (ب) تغيير الخطة الأصلية إذا كانت غير واقعية.


الخطوات المتضمنة في عملية التخطيط - 8 خطوات (تتراوح من تحديد المشكلة إلى إجراء المتابعة)

تتضمن عملية التخطيط وضع أهداف العمل وتخصيص الموارد لتحقيقها. يحدد التخطيط مسار العمل المستقبلي لاستخدام مختلف الموارد بأفضل طريقة ممكنة. إنه مزيج من أنظمة معالجة المعلومات وصنع القرار بناءً على مدخلات المعلومات والنواتج وحلقة التعليقات.

خطوات عملية التخطيط :

يتضمن التخطيط عددًا من الخطوات التي تتراوح بين تحديد المشكلة وإجراءات المتابعة.

يتم اتخاذ الخطوات التالية في عملية التخطيط:

1. إدراك الحاجة للعمل:

الخطوة الأولى في عملية التخطيط هي الوعي بفرص العمل والحاجة إلى اتخاذ إجراءات. يجب إيجاد الفرص الحالية والمستقبلية حتى يتم التخطيط لها. كما ينبغي تصور اتجاه الوضع الاقتصادي. على سبيل المثال ، إذا كان التفكير في الحكومة هو تطوير المناطق الريفية كمراكز صناعية ، فسوف يفكر رجل أعمال بعيد النظر في إنشاء وحدات مناسبة لتلك البيئة وسيستفيد من التسهيلات المقدمة لهذا الغرض.

قبل المغامرة في مجالات جديدة ، ينبغي تقييم إيجابيات وسلبيات هذه المشروعات. لا يجب البدء إلا بعد إجراء تحليل مفصل للفرصة الجديدة.

2. جمع المعلومات الضرورية:

قبل بدء التخطيط الفعلي ، يتم جمع الحقائق والأرقام ذات الصلة. ينبغي جمع جميع المعلومات المتعلقة بعمليات العمل بالتفصيل. يجب دراسة تفاصيل العملاء التي يتعين التعامل معها ، والظروف التي يتم بموجبها توفير السلع ، وقيمة المنتجات للعملاء ، وما إلى ذلك. سوف تساعد الحقائق والأرقام التي تم جمعها في صياغة خطط واقعية.

3. وضع الأهداف:

الأهداف هي الأهداف التي تحاول الإدارة تحقيقها. الأهداف هي المنتجات النهائية ويتم تحويل جميع الطاقات لتحقيق هذه الأهداف. الأهداف هي الخيط الذي يربط الشركة بأكملها. التخطيط يبدأ بتحديد الأهداف. العلاقة بين التخطيط والأهداف تساعد الموظفين على فهم واجباتهم. الأهداف هي أدلة الموظفين. من الضروري أن تصاغ الأهداف بشكل صحيح وتُبلغ إلى جميع أعضاء المنظمة.

4. تحديد أماكن التخطيط:

التخطيط دائمًا لمستقبل غير مؤكد. رغم أنه قد لا يكون هناك شيء مؤكد في الفترة المقبلة ولكن لا يزال يتعين فرض بعض الافتراضات لصياغة الخطط. التوقعات ضرورية للتخطيط حتى لو لم يثبت صحة جميعها. التوقع يعني افتراض الأحداث المستقبلية. يتم التنبؤ بسلوك بعض المتغيرات لتشكيل مباني التخطيط.

سيتم وضع التوقعات بشكل عام لما يلي:

(أ) توقع الطلب على المنتجات.

(ب) حجم الإنتاج المحتمل.

(ج) ترقب التكاليف والأسعار المحتملة التي سيتم تسويق المنتجات بها.

(د) توريد العمالة والمواد الخام وما إلى ذلك

(هـ) السياسات الاقتصادية للحكومة.

(و) النمط المتغير لتفضيلات المستهلك.

(ز) تأثير التغييرات التكنولوجية على عمليات الإنتاج.

(ح) مصادر توريد الأموال.

بناءً على التوقعات ، يتم التخطيط. يعتمد نجاح أو فشل التخطيط على التنبؤات للعوامل المختلفة المذكورة أعلاه. إذا كانت التوقعات دقيقة ، فسيكون التخطيط موثوقًا به أيضًا. يجب أن يتم وزن تأثير العوامل المختلفة بعناية.

5. فحص مسار العمل البديل:

ستكون الخطوة التالية في التخطيط هي اختيار أفضل مسار للعمل. هناك عدة طرق لفعل شيء ما. يجب على المخطط دراسة جميع البدائل ومن ثم يجب إجراء الاختيار النهائي. لن يتم تحقيق أفضل النتائج إلا عند تحديد أفضل طريقة للقيام بالعمل. وفقًا لكونتز وأودونيل ، "نادرًا ما يتم وضع خطة لا توجد لها بدائل معقولة." يجب تقييم جميع إيجابيات وسلبيات الطرق قبل الاختيار النهائي.

6. تقييم أنماط العمل:

بعد اختيار مسار العمل ، ستكون الخطوة التالية هي إجراء تقييم لدورات الإجراءات هذه. سيشمل التقييم دراسة أداء مختلف الإجراءات. سيتم وزن العوامل المختلفة ضد بعضها البعض. قد يكون الإجراء المناسب مناسبًا ولكنه قد ينطوي على استثمارات ضخمة والآخر قد ينطوي على مبلغ أقل ولكنه قد لا يكون مربحًا للغاية. تقييم أنماط العمل المختلفة ضروري للتخطيط السليم.

7. تحديد الخطط الثانوية:

بمجرد صياغة الخطة الرئيسية ، سيتطلب الأمر عددًا من الخطط الداعمة. في الواقع ، تهدف الخطط الثانوية إلى تنفيذ الخطة الرئيسية. على سبيل المثال ، بمجرد تحديد خطة الإنتاج ، سيتطلب الأمر عددًا من خطط شراء المواد الخام ، وشراء المصانع والمعدات ، وستلزم عملية توظيف الموظفين. جميع الخطط الثانوية ستكون جزءًا من الخطة الرئيسية.

8. تنفيذ الخطط:

الخطوة الأخيرة في عملية التخطيط هي جزء التنفيذ. يجب وضع التخطيط موضع التنفيذ حتى يمكن تحقيق أهداف العمل. سيتطلب التنفيذ وضع سياسات وإجراءات ومعايير وميزانيات. هذه الأدوات سوف تمكن من تنفيذ أفضل للخطط.


الخطوات المتضمنة في عملية التخطيط - 8 خطوات في عملية التخطيط في الإدارة

تهتم عملية التخطيط باتخاذ القرارات الحالية لتخصيص مواردنا بطريقة يمكننا من خلالها تحقيق الأهداف المستقبلية. التخطيط هو مزيج من أنظمة معالجة المعلومات وصنع القرار. لدينا مدخلات المعلومات والمخرجات وتغذية مرتدة. دعونا الآن عرض بإيجاز الخطوات المتضمنة بشكل عام في نشاط التخطيط.

فيما يلي الخطوات الرئيسية في عملية التخطيط:

الخطوة رقم 1. بلورة الفرص أو المشكلات:

بلورة في المرحلة الأولية يعني تحليل البيئة والفرص الخارجية وكذلك التهديدات. ويشمل ذلك أيضًا تحديد المشكلات التي يجب تقديم الحلول لها والفرص التي يمكن اغتنامها للاستفادة منها. من الضروري التأكد بوضوح من المجالات التي تتطلب تحسين التخطيط للتخطيط.

يمكن أن تساعد الإجابات على الأسئلة التالية في التخطيط - (1) لماذا يلزم إعداد خطة؟ (2) هل الخطة الجديدة بالكامل ضرورية أم أنها كافية لتعديل الخطة الحالية؟ (3) هل ستستفيد المنظمة إذا تم إعداد مثل هذه الخطة ودخلت حيز التنفيذ؟ (رابعا) إذا كان الجواب نعم كيف؟ هذه الإجابات سوف تسهل صياغة خطط عملية وواقعية.

تحديد أهداف واضحة وضوح الشمس هي الخطوة الأولى في التخطيط. بدلا من التخطيط يبدأ معها. تكون الأهداف دائمًا في مركز الخطة لأن كل إجراء مخطط يتم توجيهه نحو الأهداف. يمكن أيضًا استخدام هذه العملية كحافز للأفراد في تحقيق الأهداف لأنها ساعدت في تأسيسها إلى جانب المهام التي يتعين القيام بها لتحقيقها.

تحدد الأهداف العامة الأهداف المراد تحقيقها بشكل عام ، في حين أن الأهداف المشتقة تركز على تفاصيلها ، أي ما يجب تحقيقه بالضبط؟ متى يتم العمل؟ من سيتخذ هذا الإجراء؟ كيف ومتى يتم تحقيق هذه الأهداف المشتقة؟

الخطوة رقم 2. تأمين المعلومات الضرورية وتحليلها:

الخطط عبارة عن مطبوعات زرقاء لما يجب القيام به ، وكيفية القيام به ، ومن يتعين عليه القيام به ، وما إلى ذلك. يجب أن يكون لأي تنبؤ بالإجراء المستقبلي قاعدة ما يجب تحسينها ومعالجتها بمساعدة التوقعات. هذه القاعدة والتوقع هي المعلومات المتعلقة بالماضي والحاضر والمستقبل.

بطبيعة الحال ، بعد تحديد الأهداف ، ما يجب القيام به هو تأمين المعلومات المطلوبة من مصادر مختلفة. توجد مثل هذه المصادر وكذلك يتم تحديد المعلومات المطلوبة ويتم جمعها منها. المعلومات السابقة المتعلقة بالأهداف السابقة ، ومسارات العمل التي يجري اعتمادها ، وتأثيرها واحتمال تحقيق الأهداف التي يمكن أن تقيّم فعالية مسارات العمل الحالية. المستقبل في شكل في ليس سوى توقع منطقي للمستقبل القريب وكذلك البعيد.

هذه المعلومات تتعلق بالبيئة الداخلية وكذلك الخارجية. البيئة الخارجية تشمل الحكومة. السياسات والقيم الاجتماعية والظروف السياسية والوضع الدولي وغيرها من العوامل الخارجية التي قد يكون لها تأثير على المنظمة في المستقبل. يجب إجراء تحليل لمثل هذه المعلومات لفوائد المؤسسة فقط ، وبالتالي يتم تقييم وتحديد نقاط "زائد" و "ناقص" أو "قوية" و "ضعيفة". مثل هذا التحليل يساعد كذلك في تحديد القوة التنظيمية في جميع المجالات الحيوية.

يمكن أن يكشف النهج البناء عن أوجه القصور وتحديد نقاط الضعف ، لا سيما فيما يتعلق بالمنافسة. هذه القوة والضعف المحددة هي الأصول والخصوم. يجب أن تكون متوازنة في شكل ميزانية عمومية. سيساعد هذا في معرفة "أين نقف في السوق".

الخطوة رقم 3. إنشاء أماكن التخطيط والقيود:

تتضمن هذه الخطوة عمل افتراضات تتعلق بسلوك العوامل الداخلية والخارجية المذكورة في الخطوة الثانية. من الضروري تحديد الافتراضات التي ستستند إليها الخطط. سيؤدي تحليل البيانات التي تم جمعها على هذا النحو إلى تكوين بعض الافتراضات كقاعدة. تشير الافتراضات إلى البيئة المتوقعة في المستقبل وتعرف باسم أماكن التخطيط. مرة أخرى التنبؤ مهم في الافتراض.

إنها تساعد في وضع افتراضات واقعية حول البيع والتكاليف والأسعار والمنتجات والتطورات التكنولوجية وما إلى ذلك في المستقبل. توفر الافتراضات جنبًا إلى جنب مع التوقعات المستقبلية أساسًا للخطط. لأن البيئات المستقبلية معقدة للغاية وغير مؤكدة ؛ لن يكون من الواقعي وضع افتراضات بتفاصيل رائعة حول كل عامل بيئي. ينصح بالحد من الافتراضات لتلك العوامل الحاسمة أو الإستراتيجية لعملية التخطيط.

لا يمكن التحكم في بعض الأماكن مثل النمو السكاني ، في حين يمكن التحكم في أماكن أخرى مثل السياسة الإعلانية التي تعتمدها الشركة. كما توجد قيود مثل السيطرة الحكومية. سيكون التخطيط في خلفية هذه الأماكن والقيود التي يجب مراقبتها للكشف عن التغييرات وتأثيرها على الخطط.

الخطوة رقم 4. تحديد مسارات العمل البديلة أو الخطط:

هناك دائمًا احتمال لوجود قيود معينة يمكن أن تؤثر على قدرة مجموعة العمل على تحقيق أهدافها. يجب على المدير الذكي وضع خطط لاستباق الشروط أو القيود التي قد تحد من التشغيل السلس للخطط. مخطط جيد يجب أن تنظر في الجمع بين جميع القيود الممكنة وجعل الحكم بالنسبة لهم.

يعد تحديد مسارات العمل البديلة خطوة مهمة في عملية التخطيط. في ضوء التحليل الوارد أعلاه ، يجب التأكد من مسارات العمل البديلة الممكنة وفحصها. لا توجد أي خطة لا توجد لها بدائل. عمومًا في جميع الحالات ، يوجد أكثر من مسار عمل ممكن. هناك حاجة إلى الإبداع والخيال وكذلك الخبرة للتأكد من عدد من مسارات العمل البديلة المتاحة في موقف معين.

يجب على المدير محاولة فحص البديل الأكثر قابلية للتطبيق حتى يكون لديه عدد صغير من البدائل للاختيار النهائي. هذا سوف يساعد في التحليل الشامل للبدائل المتقدمة.

الخطوة رقم 5. تقييم واختيار الخطة المثلى:

الخطوة الخامسة والأكثر أهمية في عملية التخطيط هي تقييم واختيار الخطة المثلى. بعد اختيار البدائل القليلة القابلة للتطبيق ، يجب تقييمها بمساعدة عدد من المعلمات المرتبطة بتخطيط أماكن العمل والأهداف. بعد ذلك سيتم تقييم مسارات العمل البديلة هذه إما من خلال الحكم وحده أو بمساعدة التقنيات الكمية ومساعدة الموظفين.

سيساعد ذلك في تقييم واختيار الخطة أو مسار العمل الذي سيكون الأفضل أو الأفضل ، مع مراعاة جميع العوامل التي تهم الشركة. سيساعد تقييم البدائل المختلفة في معرفة أي منها يوفر أكبر فرصة للنجاح في تحقيق الأهداف المرجوة.

والغرض من تقييم مسارات العمل البديلة هو اختيار مسار العمل الأنسب ، والذي سيحقق الأهداف التنظيمية. يتم تطبيق تقنيات صنع القرار لاختيار مسار معين للعمل. ينبغي أن تؤخذ بعض العوامل في الاعتبار.

أثناء اختيار الخطة هم:

أنا. يجب أن تكون الخطة موجهة نحو الهدف ،

ثانيا. يجب أن تكون مرنة أو قابلة للتعديل ،

ثالثا. يجب أن تكون محددة وواضحة ،

د. يجب أن يكون مقبولاً بسهولة من قبل موظفي التشغيل ،

5. توفير الموارد اللازمة لتنفيذ الخطة.

لذلك ، قد تقرر الإدارة اختيار بديلين أو أكثر ودمجها للحصول على أفضل خطة ممكنة.

الخطوة رقم 6. تحديد خطط المشتقات:

لا يمكن تنفيذ الخطط التنظيمية الأساسية بفعالية ما لم تكن مدعومة من قبل المشتقات أو الخطط الفرعية. من الخطط الأساسية على النحو المحدد أعلاه ، سيتعين وضع خطط أخرى لدعم الخطة الأساسية. يتم وصفها على أنها خطط مشتقة.

وضعت هذه الخطط في إطار التخطيط الشامل. على سبيل المثال ، قد تؤدي خطة التسويق الأساسية إلى خطط مشتقة أخرى مثل الخطة الإعلانية وتوظيف خطة الموظفين وخطة التدريب وما إلى ذلك.

تتضمن خطط المشتقات الهامة المستخدمة في الأعمال السياسات وبرامج الإجراءات والمشاريع والأساليب والميزانية والقواعد وما إلى ذلك ، فهي تساعد في تحقيق الأهداف التنظيمية الشاملة.

الخطوة رقم 7. تحديد توقيت مقدمة:

تم إصلاح التوقيت لإدخال الخطط. مسألة التوقيت ومن سيفعل ذلك ، سيتعين الإعلان عنها بعد ذلك. يجب إعداد جدول زمني مناسب وكتابة تعليمات مفصلة للإبلاغ عن الخطة.

الخطوة رقم 8. ترتيب التقييم المستقبلي لفعالية الخطة:

الهدف النهائي للخطة هو تحقيق أهداف أو نتائج أو أهداف معينة. إن حقيقة تحقيق الأهداف مطلوبة للتقييم ، من خلال معرفة ما إذا كانت هذه الأهداف قد تحققت. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فمن الضروري معرفة أين يكون الانزلاق. يجب إجراء مثل هذا التقييم في أقرب فرصة ممكنة حتى يتم اللجوء إلى المراقبة المناسبة لضمان تحقيق الأهداف المخطط لها. هذه العملية ، في بعض الأحيان تسمى عملية صنع القرار ، حيث أن عملية التخطيط وصنع القرار مترابطتان بشكل وثيق للغاية.

وبالتالي ، فإن التخطيط هو عملية مستمرة ومستمرة تنطوي على التحكم في إجراءات التخطيط وإعادة التخطيط ، وتخضع الخطط للتغييرات في ضوء الظروف الجديدة. وبالتالي التخطيط يحتاج إلى مراجعة وتقييم وإعادة التدوير. يمكن أن تتكيف الخطط المرنة مع التغييرات في البيئة. مشروع الأعمال هو نظام مفتوح ومتكيف مع بيئته الخاصة.

بالنسبة للنظام الاجتماعي-الاقتصادي ، فإن الوسيلة الوحيدة للتغيير (التكيف أو الابتكار) هي عملية تخطيط الأعمال واتخاذ القرارات كما هو موضح أعلاه. التخطيط لا يعطي التوجيه فحسب ، بل يصبح أداة تحكم قوية أيضًا. المديرين في جميع أنحاء سلسلة القيادة هم من المخططين نائب الرئيس.


الخطوات المتضمنة في عملية التخطيط - تحديد الأهداف وتطوير المباني وتحديد مسارات العمل البديلة وتقييم المقررات البديلة وعدد قليل آخر

(ط) تحديد الأهداف:

في عملية التخطيط ، يتم تحديد الأهداف وتحديدها أولاً وقبل كل شيء بحيث يمكن إبلاغ جميع الموظفين المعنيين بهم للحصول على تعاونهم الكامل.

(2) تطوير المباني:

أساس التخطيط هو تلك العوامل / الافتراضات التي تؤثر على النتائج المحتملة لمختلف البدائل. قبل اتخاذ قرار نهائي بشأن أي بديل ، يتم إجراء التنبؤ بهذه الافتراضات. سيكون معدل نجاح التخطيط متناسبا بشكل مباشر مع معدل نجاح التنبؤ.

الافتراضات / أماكن التخطيط هي من نوعين:

(أ) المباني الداخلية - رأس المال والعمالة والمواد الخام والآلات إلخ.

(ب) المباني الخارجية - سعر الفائدة ، معدل الضرائب ، إلخ.

(3) تحديد مسارات العمل البديلة:

عموما ، لا يوجد عمل لا يوجد لديه طريقة بديلة للقيام بذلك. على أساس أهداف المنظمة وقيود التخطيط ، يمكن اكتشاف دورات بديلة للقيام بعمل معين.

(رابعا) تقييم المقررات البديلة:

في هذه المرحلة ، يُرى إلى أي مدى يمكن لدورة بديلة معينة أن تساعد في تحقيق أهداف المنظمة. ومع ذلك ، هناك مشكلة واحدة تواجهنا أثناء تحليل هذه الدورات البديلة. كل دورة بديلة لها مزايا وعيوب. في مثل هذه الحالة ، يجب على المخططين تطوير مسار بديل جديد عن طريق مزيج من الدورات البديلة المختلفة.

(5) اختيار بديل:

بعد تحليل دقيق للبدائل المختلفة ، يتم اختيار الأفضل. في بعض الأحيان ، ينتج عن التحليل أكثر من مسار بديل له مزايا مماثلة. مع مراعاة عدم اليقين في المستقبل ، هناك ما يبرر اختيار أكثر من مسار بديل جيد. تم تبني أحد هذه البدائل والآخر في الحجز. في حال أثبتت التوقعات المستقبلية خطأ وفشل المسار البديل الأول ، يمكن تشغيل المسار المحجوز على الفور ويمكن تجنب الفشل.

(6) تنفيذ الخطة:

بعد تحديد الخطة الرئيسية والخطط الفرعية ، سيتم تنفيذها. بعد تنفيذ الخطط ، يجب تحديد تسلسل الأنشطة المختلفة. بمعنى آخر ، تقرر من الذي سيقوم بعمل معين وفي أي وقت.

(السابع) متابعة العمل:

لا تنتهي عملية التخطيط بتنفيذ الخطط. وضعت خطط للمستقبل وهو أمر غير مؤكد. من الأهمية بمكان أن يكون هناك مراجعة مستمرة للخطط لضمان النجاح في المستقبل الغامض. في الوقت الحالي ، يبدو أن هناك تغييرات في الافتراضات التي تستند إليها الخطط ؛ يجب أن يكون هناك تغييرات المقابلة في الخطط أيضا. وبهذه الطريقة ، يمكننا القول أن التخطيط عملية تتحرك باستمرار.


الخطوات المتضمنة في عملية التخطيط - بعض الخطوات المهمة التي يجب اتباعها من قبل جميع أنواع الشركات للحصول على تخطيط شامل للتنفيذ

لا يوجد أي خطة جاهزة تتبعها جميع الشركات. يجب تطويره لتلبية الاحتياجات الفردية لشركة معينة. ومع ذلك ، هناك بعض الخطوات المهمة التي يجب اتباعها من قبل جميع أنواع الشركات للحصول على تخطيط شامل للتنفيذ.

هذه كالتالي:

1. تحديد الأهداف:

Planning is not possible without definite objective. Therefore determination of objectives of business starts the planning process. If there is clarify about the objectives, we can plan for the future. After determining the organization's objectives, we fix up the departmental objectives and then the objectives of sections of the department.

2. Constructing Planning Premises:

Planning means thinking in advance. It depends upon accurate business forecasting. Demand for commodity can be forecast. Prices and wage rates can also be forecast. Forecasting generates planning premises which are three types – (i) Beyond control (Population explosion and price level) (ii) Partially controllable (efficiency of work force) (iii) Fully controllable (development plan for future) qualitative and quantitative methods are used to make these forecasts.

3. Collection, Classification and Processing of Information:

Only relevant information facilities the planning. Information must be classified, analyzed and processed.

4. Deciding Alternative Course of Action:

To fulfil an objective, there can be more than one course of action. For example if we want to increase the profit, we must increase the sales by keeping the prices constant or we must reduce the cost of production by avoiding all sorts of wastes. All these possibilities must be explored during the planning process.

5. Evaluation of Alternatives:

Each alternative weighed against the other alternatives. Cost benefit analysis of each alternative must be made. Operational research can be used to evaluate the alternative sources of action.

6. Selection of Plan:

Evaluation makes comparison of different plans possible in terms of results. The best plan is then selected. Selection of a plan is a skilled job.

7. Subsidiary Plans to Aid Master Plan:

After deciding the main plan, subsidiary plans are prepared to implement the main plan successfully. For example, if an aviation company decides to buy aeroplanes, then it also prepares subsidiary plans like manpower supply, training, purchasing of ancillary etc. Hence to implement master plan, each departmental head prepares a plan of his department.

8. Controlling the Plan:

Plans and subsidiary plans are first used on trial basis to the possibility of their success. The difficulties, in process, it any, can be removed. Then the plan and its subsidiaries are implemented. The short comings can be rectified as early as possible.


Steps Involved in Planning Process – 8+ Major Steps

The various steps involved in the planning process are as follows:

(1) Awareness of Opportunities and Problems:

The first step in planning is the awareness of the unemployed business opportunity or the problem to be provided for in future.

The following type of questions will help in ascertaining clearly the opportunities and problems:

(a) What business opportunities or problems are likely to arise in future?

(b) What is the plan to be performed to exploit such opportunities or such problems?

(c) Whether it is necessary to devise a new plan or will it be sufficient to modify the existing plan?

(d) By effectivating the plan, what benefit will the organisation get?

(2) Collecting and Analysing Information:

The next step is to gather adequate information and data relating to the planning to be done and to analyse it to find out the cause-effect relationship between the various factors.

(3) Determination of Objectives:

Analysis and interpretation of data facilitate in determining the enterprise objectives. Objectives must be specific and clear and should indicate the end result of planning activity. The objectives should be for the enterprise as a whole and then they must be broken down into departmental and sectional objectives.

(4) Determining Planning Premises and Constraints:

Premises are planning assumptions on the basis of which planning takes place. Thus, it is a forecast of conditions like trends in population, political and economic environment, production costs, advertising policy, availability of labour, material, power, etc.

Some of the premise like population growth and political environment are uncontrollable while some degree of control can be exercised on the technology to be used, availability of raw materials, etc. Further, there will be constraints like Government Control which affect the plans. Plan should be formulated by the management in the backdrop of such premises and constraints.

(5) Finding Out the Alternative Courses of Action:

The next step is to find out the various alternative courses of action. For every plan there are a number of alternatives and hence, all possible alternatives to work out a plan for achieving the desired objectives should be found out for their evaluation.

(6) Evaluation of Alternatives and Selection:

The next step is to evaluate all possible alternatives with reference to cost, speed, quality etc., and select the best course of action.

(7) Determining Secondary Plans:

After selecting the best course of action, the management has to formulate the secondary plans to support the basic plan. Without the secondary plans, the basic plan which is prepared for the whole enterprises cannot be effectively operated.

For Example—for effective operation of the basic production plan, a number of secondary plans for purchasing basic production plan, a number of secondary plans for purchasing of raw materials acquisition of plan and machinery, training of workers arranging for adequate finance, etc., have to be prepared for the successful operation of the basic plan.

(8) Securing Participation of Employees:

The successful execution of plan, depends to a large extent on the whole-hearted co-operation of the employees. In view of this, the management should involve employees in planning through communication, consolation and participation.

(9) Providing for Follow-Up and Future Evaluation:

In order to see that the plans are proceeding along right lines, it is necessary for the management to devise a system for continuous evaluation and appraisal of the plan. By this, the management can notice short comings in time and can also take immediate suitable corrective actions.


Steps Involved in Planning Process – Planning Process which may be Treated as Commonly Acceptable

The planning process is different from one plan to another and one organisation to another.

Given below is a planning process which may be treated as commonly acceptable:

1. Analysis of External Environment:

It is necessary to consider the external environment of an organisation. The term external environment includes socio-economic conditions and political conditions prevailing in a country. Socio-economic condition refers to classification of society on the basis of income, age, class, living conditions, aspirations, expectations and the like. These factors are not controllable ones. But, every organisation has to prepare the plan according to the changing trends in the external environment.

2. Analysis of Internal Environment:

It can be otherwise called as Resource audit. Resource audit means an analysis of the strength and weaknesses of an organisation. Due consideration is made on the availability of resources, profitability, plant capacity, available manpower, communication effectiveness and the like.

3. Determination of Objectives:

The objectives of an organisation are pre- planned. Objectives specify the results expected. Once the organisation's objectives are determined, the section-wise or department-wise objectives are planned at the lower level. Defining the objectives of every department is a very essential one; then only clear-cut direction is available to the departments. Control process is very easy if the objectives are clearly defined.

4. Determining Planning Premises and Constraints:

Planning is forward looking. Therefore, planning is based on forecasting. Forecasting means the assumption of and the anticipation of certain events. It implies a calculation of how certain factors will behave in future. The planning must consider the likely behaviour of these factors. In this sense, these constitute the planning premises.

Generally, forecasting is made in the following ways:

أنا. What will be the market force? Market force refers to demand, supply, buying capacity and the like.

ثانيا. The expectation of volume of sales.

ثالثا. What kind of products are to be sold and in what price?

د. What would be their manufacturing costs?

v. What would be the tax policy and economic policy of the Government?

السادس. The expectation of technology change in production.

السابع. How is the finance raised for expansion and/or modernisation of the business?

5. Examination of Alternative Courses of Action:

An action may be performed in many ways but a particular way is most suitable to the organisation. Hence, the management should find alternative ways and examine them in the light of planning premises.

According to Koontz and O'Donnell, “There is seldom a plan made for which reasonable alternatives do not exist. Moreover, before weighing alternatives and reaching a decision, one is wise to search for alternatives that may not be immediately apparent. Quite often an alternative does not immediately prove to be the most profitable way of undertaking a plan.”

6. Weighing Alternative Course of Action:

All the alternatives are not suitable to an organisation. Each alternative has its own strong and weak points. So, there is a need for weighing all the alternatives to determine the best alternative.

7. Selection of the Best Alternative Course of Action:

The selection of the best alternative is based on the weighing of various alternatives. A course of action is determined according to the circumstances prevailing. No partiality is shown while selecting the best alternative.

8. Establishing the Sequence of Activities:

The determined course of action is adopted for each section or department, product, for a quarter, month, week, etc. Finally, the manager should draft a final plan in definite terms.

9. Formulation of Action Programmes:

The term action programme includes fixing time limit for performance, allocation of work to individuals and work schedule. These are necessary to achieve the objectives within the specified period.

10. Determining Secondary Plans:

Secondary plans flow from the primary or basic plan. The preparation of a secondary plan is necessary to expedite the achievement of the basic plan. For example, once a basic plan of sales is decided upon, a number of secondary plans could be prepared. Here, the secondary plan includes production schedule, purchase of plant and machinery, purchase of raw materials, consumable stores, selection, training and placement of personnel and the like.

11. Securing Participation of Employees:

The successful execution of any plan depends upon the extent of participation of employees. So, the management should involve employees in planning through communication, consultation and participation.

12. Follow-Up and Evaluation:

There should be a system of follow-up. The management should watch how the planning is being done. The shortcomings of planning can be identified through a follow-up action and rectified then and there. The continuous evaluation of planning is also necessary. It means that the actual performance is compared with the planning and then corrective action is taken if there is any deviation.


 

ترك تعليقك