تحليل الوظيفة: المعنى ، المفهوم ، الأغراض ، المحتويات ، العملية والأساليب

في هذه المقالة سوف نناقش حول تحليل الوظيفة! تعلم حول:-

1. مقدمة في تحليل الوظيفة 2. معنى تحليل الوظيفة 3. التعاريف 4. المفهوم 5. المحتويات 6. الأهداف 7. الأغراض

8. عملية 9. طرق 10. وظائف 11. أهمية 12. مجالات 13. مزايا 14. نهج الكفاءة وغيرها من التفاصيل.


دليل الموارد البشرية لتحليل الوظيفة: مقدمة ، معنى ، عملية وطرق

تحليل الوظيفة - مقدمة:

في بلد مثل الهند ، تعد الوظائف مهمة جدًا للأفراد. فهي تساعد على تحديد مستويات المعيشة وأماكن الإقامة والوضع وحتى إحساس الفرد بتقدير الذات. إنها مهمة للمنظمات أيضًا لأنها وسيلة لتحقيق الأهداف التنظيمية. تقليديا ، تستخدم المنظمات لتحديد الوظائف بطريقة جامدة.

كانت الوظيفة أن ما يتطلبه الأمر لا يتغير. وهي مصممة لتكون ثابتة وغير متغيرة ، بغض النظر عن مختلف شاغليها الذين يؤدونها. في العالم الواقعي ، ليست الوظائف ثابتة. هم عرضة للتغيير.

قد تُجبر التطورات التكنولوجية والمنافسة المنظمة على التركيز بشكل أكبر على ميزات الأداء الناجح بدلاً من واجبات الوظيفة العادية والمهام وما إلى ذلك. المهمة هي ما يقوم به شاغل الوظيفة. لفهم الطبيعة الديناميكية للوظائف بشكل صحيح ، يقوم المدراء بجمع معلومات حول الوظائف من وقت لآخر.


تحليل الوظيفة - المعنى:

تحليل الوظيفة هو فحص منهجي ومفصل للوظائف. إنها عملية جمع المعلومات حول الوظيفة - أي المعرفة والمهارات والخبرة اللازمة لتنفيذ الوظيفة بفعالية. من المفترض أن يمتلك صاحب العمل المعرفة المتعلقة بالوظيفة المفيدة للقيام بهذه المهمة بسهولة.

يجب أن يمتلك المهارات ذات الصلة لوضع المعرفة موضع التنفيذ بسرعة وفعالية. يجب أن يكون لديه القدرة على فهم كيفية استخدام الأدوات والمعدات والمواد والموارد والآلات من أجل تحقيق نتائج. فقط بعد فحص دقيق لمتطلبات الوظيفة ، يتم تحديد مؤهلات شاغل الوظيفة بشكل عام.

بمعنى آخر ، يشير تحليل الوظيفة إلى تشريح الوظيفة. إنها دراسة كاملة للوظيفة ، تتضمن كل العوامل المعروفة والمحددة ، بما في ذلك الواجبات والمسؤوليات المرتبطة بأدائها ، والظروف التي يتم بموجبها أداء الأداء ، وطبيعة المهمة ، والصفات المطلوبة في العامل ، وما إلى ذلك شروط العمل وساعة الأجور والفرص والامتيازات. كما تؤكد على علاقة وظيفة واحدة بالآخرين في المنظمة.


تحليل الوظيفة - التعاريف :

(1) وفقًا لإدوين ب. فليبو - "تحليل الوظيفة هو عملية دراسة وجمع المعلومات المتعلقة بعمليات ومسؤوليات وظيفة محددة. المنتجات الفورية لهذا التحليل هي التوصيف الوظيفي ومواصفات الوظيفة. "

(2) علاوة على ذلك ، حدد David A. De Cenzo و Stephen P. Robbins "تحليل الوظيفة هو استكشاف منهجي للأنشطة داخل الوظيفة. إنه إجراء تقني أساسي ، يُستخدم لتحديد واجبات ومسؤوليات ومساءلة الوظيفة. "

(3) قال Herbert G. Hereman III: "إن تحليل الوظيفة هو مجموعة من المهام التي يمكن أن يؤديها موظف واحد للمساهمة في إنتاج بعض المنتجات أو الخدمات التي تقدمها المنظمة. كل وظيفة لها متطلبات معينة من القدرة (وكذلك بعض المكافآت) المرتبطة بها. إنها العملية المستخدمة لتحديد هذه المتطلبات. "

لذلك ، يمكن القول بأمان أن "تحليل الوظيفة يمكن وصفه كعملية لجمع معلومات عن وظيفة."


تحليل الوظيفة - المفهوم:

تحليل الوظيفة هو في الأساس عملية جمع وتحليل البيانات المتعلقة بوظيفة في المنظمة. يشير إلى تحليل علمي ومنهجي لوظيفة من أجل الحصول على جميع الحقائق ذات الصلة بالوظيفة. تم تعريف تحليل الوظيفة على أنه "عملية تحديد من خلال مراقبة ودراسة المهام ، التي تشمل الوظيفة ؛ الأساليب والتجهيزات المستخدمة ، والمهارات والمواقف المطلوبة لأداء الوظيفة بنجاح. "

عرّف Edwin B. Flippo تحليل الوظيفة بأنه "عملية دراسة وجمع المعلومات المتعلقة بعمليات ومسؤوليات وظيفة محددة. المنتجات الفورية لهذا التحليل هي توصيف الوظائف ومواصفات الوظيفة ".

يوفر تحليل الوظيفة المعلومات التالية عن الوظيفة:

أنا. طبيعة الوظائف المطلوبة في الاهتمام ؛

ثانيا. طبيعة الهيكل التنظيمي

ثالثا. نوع الأشخاص المطلوبين لتناسب هذا الهيكل ؛

د. علاقة الوظيفة بالوظائف الأخرى محل الاهتمام ؛

v. نوع المؤهلات المطلوبة لوظيفة معينة ؛

السادس. توفير الحالة المادية لدعم أنشطة مثيرة للقلق ؛

السابع. المواد والمعدات والأساليب المستخدمة في أداء الوظيفة.


تحليل الوظيفة - المحتويات :

يوفر تحليل الوظيفة المعلومات التالية:

(ط) تحديد الوظيفة - المسمى الوظيفي ، بما في ذلك رقم الكود ؛

(2) الخصائص المهمة للوظيفة - موقعها ، ووضعها البدني ، والإشراف عليها ، والاختصاص القضائي للنقابة ، والمخاطر والمضايقات ؛

(3) ما الذي يقوم به العامل النموذجي - التشغيل والمهام المحددة التي تشكل مهمة ، وتوقيتها وأهميتها النسبية ، وبساطتها ، أو روتينها أو تعقيدها ، ومسؤولية الآخرين أو سلامتهم عن الممتلكات والصناديق والثقة والثقة ؛

(رابعا) ما هي المواد والمعدات التي يستخدمها العامل - المعادن والبلاستيك والحبوب والغزول وآلات الطحن ومكابس الثقب والميكروميتر ؛

(5) كيفية أداء الوظيفة - طبيعة العملية - الرفع ، المناولة ، التنظيف ، الغسيل ، التغذية ، الإزالة ، الحفر ، القيادة ، الإعداد وغيرها الكثير ؛

(6) سمات الموظفين المطلوبة - الخبرة ، التدريب ، التدريب المهني ، القوة البدنية ، التنسيق أو البراعة ، المتطلبات البدنية ، القدرات العقلية ، القدرات ، المهارات الاجتماعية ؛

(7) علاقة الوظيفة - الخبرة المطلوبة ، فرص التقدم ، أنماط الترقيات ، التعاون الأساسي ، التوجيه ، أو القيادة من وإلى الوظيفة.

من الواضح مما سبق أن تحليل الوظيفة عادة ما يكون مؤشرا واضحا على وصف الوظيفة ومواصفات الوظيفة.


تحليل الوظيفة - الأهداف:

الأهداف الرئيسية لتحليل الوظائف هي كما يلي:

أنا. تبسيط العمل:

يوفر تحليل الوظيفة المعلومات المتعلقة بالوظيفة ويمكن استخدام هذه البيانات لجعل العملية أو الوظيفة بسيطة. تبسيط العمل يعني تقسيم المهمة إلى أجزاء صغيرة ، أي عمليات مختلفة في خط الإنتاج أو العملية التي يمكن أن تحسن الإنتاج أو أداء الوظيفة.

ثانيا. وضع المعايير:

المعيار يعني الحد الأدنى من الصفات المقبولة أو النتائج أو الأداء أو المكافآت المتعلقة بوظيفة معينة. يوفر تحليل الوظيفة المعلومات حول الوظيفة ويمكن تحديد مستوى كل منها باستخدام هذه المعلومات.

ثالثا. دعم أنشطة الموظفين:

يوفر تحليل الوظيفة الدعم لمختلف أنشطة الموظفين مثل التوظيف والاختيار والتدريب والتطوير وإدارة الأجور وتقييم الأداء ، إلخ.


تحليل الوظيفة - الأغراض:

برنامج JA الشامل هو عنصر أساسي في الإدارة السليمة للموظفين. إنه المدخل الرئيسي للتنبؤ بمتطلبات الموارد البشرية المستقبلية ، والتعديلات الوظيفية ، وتقييم الوظيفة ، وتحديد التعويض المناسب ، وكتابة تقييم الوظيفة ، وتحديد التعويض المناسب ، وكتابة الأوصاف الوظيفية.

من الأهمية بمكان لبرامج إدارة القوى العاملة بسبب قابلية تطبيق نتائجها على نطاق أوسع. المعلومات التي تقدمها JA مفيدة ، إن لم تكن ضرورية ، في كل مرحلة تقريبًا من علاقات الموظف.

1. تنظيم القوى العاملة وتخطيطها:

إنه مفيد في التخطيط التنظيمي ، لأنه يحدد احتياجات العمل بعبارات ملموسة وينسق أنشطة القوى العاملة ، ويقسم الواجبات والمسؤوليات بوضوح.

2. التوظيف ، الاختيار:

من خلال الإشارة إلى المتطلبات المحددة لكل وظيفة (أي المهارات والمعرفة) ، فإنه يوفر أساسًا واقعيًا لتعيين الموظفين وتدريبهم وتنسيبهم ونقلهم وترقيتهم. "في الأساس ، الهدف هو التوفيق بين متطلبات الوظيفة وكفاءة العامل وقدراته واهتماماته. كما أنه يساعد في رسم قنوات الترويج وإظهار خطوط النقل الجانبية.

3. إدارة الأجور والمرتبات:

من خلال الإشارة إلى المؤهلات المطلوبة للقيام بعمل معين والمخاطر والمخاطر التي تنطوي عليها أدائها ، فإنه يساعد في إدارة الرواتب والأجور. يستخدم تحليل الوظيفة كأساس لتقييم الوظائف.

4. إعادة هندسة الوظائف:

يوفر تحليل الوظيفة المعلومات التي تمكننا من تغيير الوظائف من أجل السماح بإدارتها من قبل أفراد ذوي خصائص ومؤهلات محددة.

هذا يأخذ شكلين:

(أ) نشاط الهندسة الصناعية ، الذي يهتم بالتحليل التشغيلي ، ودراسة الحركة ، وطرق تبسيط العمل ، وتحسين مكان العمل وقياسه ، ويهدف إلى تحسين الكفاءة ، وتخفيض تكاليف وحدة العمل ، ووضع معيار الإنتاج الذي يحدده الموظف من المتوقع أن يجتمع و

(ب) النشاط الهندسي البشري ، الذي يأخذ في الاعتبار القدرات البشرية ، الجسدية والنفسية ، ويمهد الطريق للعمليات المعقدة للإدارة الصناعية ، وزيادة الكفاءة وتحسين الإنتاجية.

5. تدريب الموظفين وتطوير الإدارة:

يوفر تحليل الوظيفة المعلومات اللازمة لإدارة برامج التدريب والتطوير. يساعد في تحديد محتوى وموضوع الدورات التدريبية. كما أنه يساعد في التحقق من معلومات التطبيق ، وإجراء المقابلات ، ووزن نتائج الاختبار ، وفي التحقق من المراجع.

6. تقييم الأداء:

إنها تساعد في وضع معايير واضحة يمكن مقارنتها بالمساهمة الفعلية لكل فرد.

7. الصحة والسلامة:

إنه يوفر فرصة لتحديد الظروف الخطرة والعوامل البيئية غير الصحية بحيث يمكن اتخاذ تدابير تصحيحية لتقليل وتجنب احتمال وقوع الحوادث.

باختصار ، تجدر الإشارة إلى أن تحليل الوظيفة هو إجراء منهجي لتأمين والإبلاغ عن المعلومات التي تحدد وظيفة محددة. لديها العديد من الاستخدامات في إدارة الموظفين. وهو يحدد المؤهلات المطلوبة لوظيفة. يوفر التوجيه في التوظيف والاختيار ؛ يقيم الموظفين الحاليين للنقل أو الترقية ؛ ويحدد متطلبات البرامج التدريبية.

يتم استخدامه كأساس لتقييم الوظائف ويساعد في تطوير الموظفين عن طريق التقييم والإرشاد ؛ لإيجاد طرق محسنة لتحليل مشاكل الصحة والسلامة والتعب ؛ يعمل كدليل فيما يتعلق بالانضباط والمظالم وكأساس للتحويلات وتسريح العمال وكأساس للمقارنة بين معدلات الأجور التي تحصل عليها في المنظمات الأخرى ؛ ويحدد أعباء العمل والمهام الوظيفية.

كما أنه يساعد في إعادة تصميم الوظائف لتحسين الأداء التشغيلي أو لإثراء محتوى الوظيفة وتحسين الموظفين. يمكن للمديرين تطوير طرق لإعطاء موظفيهم إحساسًا متزايدًا بإنجاز الموظفين والسيطرة على أنفسهم وعملهم.

JA تنتج أربعة أنواع من الوثائق والإجراءات التي تعتبر حاسمة لأنشطة الموظفين:

(ط) الوصف الوظيفي ؛

(2) مواصفات الوظيفة ؛

(3) تقييم الوظيفة ، و

(4) تقييم الموظفين.

في المقابل ، فإن الإجراءات والوثائق هي المدخلات الأساسية لمختلف وظائف الموظفين.


تحليل الوظيفة - العملية (كيفية إجراء تحليل الوظيفة؟):

كيفية إجراء تحليل الوظيفة؟ يجب علينا تنفيذ ثماني خطوات على النحو التالي لإجراء تحليل الوظيفة.

هذه مذكورة أدناه:

الخطوة 1 - تحديد الغرض من تحليل الوظيفة:

بادئ ذي بدء ، يجب علينا تحديد الغرض من تحليل الوظيفة. وإلا فلن نتمكن من جمع جميع المعلومات ذات الصلة المتعلقة بتحليل الوظيفة وأساليب تحليل الوظيفة.

الخطوة 2 - اختيار محلل:

علينا أن نختار المحلل الذي سيتم تعيين المسؤوليات لتحليل الوظيفة. سيتم اختيار المحللين من الموارد البشرية المهنية أو المديرين التنفيذيين أو أصحاب المناصب أو الاستشاريين.

الخطوة 3 - اختيار الطريقة:

سنختار وظائف تمثيلية لتحليلها لأنه قد لا يكون من الضروري تحليل جميع الوظائف وقد يكون هناك الكثير من الوظائف المشابهة التي يجب تحليلها. بعد اختيار الوظائف التمثيلية ، يجب علينا تحديد الطريقة المناسبة التي هي الأفضل من أجل تحليل وظيفة معينة.

الخطوة 4 - تدريب المحلل:

إذا استخدمنا محلل داخلي ، فعلينا أن نقدم لهم التدريب المناسب حتى يتمكنوا من استخدام الأساليب المختارة لتحليل الوظائف بطريقة فعالة وفعالة.

الخطوة 5 - إعداد تحليل الوظيفة:

ويشمل التواصل المشروع في المنظمة وإعداد الوثائق.

الخطوة 6 - جمع البيانات:

سيقوم محللو الوظيفة بجمع البيانات المتعلقة بالأنشطة الوظيفية وسلوكيات الموظفين وظروف العمل والسمات البشرية وقدراتهم على أداء الوظيفة ، إلخ.

الخطوة 7- المراجعة والتحقق:

يجب على المحللين التحقق من البيانات التي تم جمعها للتأكد من أن المعلومات صحيحة وكاملة في الواقع.

الخطوة 8 - تطوير الوصف الوظيفي ومواصفات الوظيفة:

تطوير وصف الوظيفة ومواصفات الوظيفة من معلومات تحليل الوظيفة. الوصف الوظيفي هو عبارة عن بيان مكتوب يصف أنشطة ومسؤوليات الوظيفة وظروف العمل والسلامة والمخاطر. تلخص مواصفات الوظيفة الصفات الشخصية والسمات والمهارات والخلفية المطلوبة لإنجاز المهمة.


تحليل الوظيفة - الطرق:

تشتمل طرق جمع معلومات تحليل الوظيفة على الملاحظة المباشرة وتحليل أساليب العمل وأسلوب الحوادث الخطيرة والمقابلة وطريقة الاستبيان.

هذه ترد أدناه:

1. طريقة الملاحظة المباشرة:

الملاحظة المباشرة هي طريقة لتحليل الوظيفة لمراقبة وتسجيل السلوك / الأحداث / الأنشطة / المهام / الواجبات عندما يشارك العامل أو المجموعة في أداء المهمة. لا يمكن أن تكون طريقة المراقبة فعالة إلا عندما يكون محلل الوظيفة ماهرًا بما يكفي لمعرفة ما يجب مراعاته ، وكيفية التحليل ، وما الذي يتم ملاحظته.

2. تحليل طريقة العمل:

يتم استخدام تحليل أساليب العمل لوصف مهام الإنتاج اليدوية والمتكررة ، مثل وظائف خط المصنع أو التجميع. يشمل تحليل أساليب العمل دراسة الوقت والحركة وتحليل الحركة الدقيقة.

3. تقنية الحوادث الحرجة:

تقنية الحوادث الحرجة هي طريقة لتحليل الوظيفة تستخدم لتحديد سلوكيات العمل التي تصنف في الأداء الجيد والضعيف. بموجب هذه الطريقة ، يُطلب من أصحاب العمل وصف الحوادث الخطيرة المتعلقة بالوظيفة ويتم تحليل وتصنيف الحوادث التي يتم جمعها وفقًا لمجالات العمل التي يصفونها.

4. طريقة المقابلة:

طريقة المقابلة هي أداة مفيدة لتحليل الوظائف لطرح الأسئلة على كل من شاغلي الوظيفة والمشرفين في أي فرد أو مجموعة. تتضمن المقابلة مقابلات منظمة ، ومقابلة غير منظمة ، وأسئلة مفتوحة.

5. طريقة الاستبيان:

ويشمل 6 تقنيات ، وهي كما يلي:

أ. استبيان تحليل الموقف (نموذج PAQ):

نموذج PAQ هو أسلوب استبيان لتحليل الوظيفة. تم تطويره بواسطة Mc Cormick و Jeanneret و Mecham (1972) ، وهو أداة منظمة لتحليل الوظائف لقياس خصائص الوظيفة وربطها بالخصائص البشرية. يتكون من 195 عنصر وظيفي يصفون سلوكيات العمل البشرية العامة.

ب. تحليل الوظيفة الوظيفية (نموذج FJA):

نموذج FJA هو أسلوب لتحليل الوظائف تم تطويره بواسطة إدارة التوظيف والتدريب التابعة لوزارة العمل بالولايات المتحدة. ويشمل 7 موازين (أرقام) تقيس - 3 موازين لوظائف العامل - تقيس النسبة المئوية للوقت الذي يقضيه مع: البيانات ، والأشخاص ، والأشياء ؛ مقياس واحد لتعليم العمال ؛ 3 مقاييس تقيس التفكير والرياضيات واللغة.

ج. نظام تحديد ملامح العمل (WPS Model):

نموذج WPS هو عبارة عن تقنية استبيان لتحليل الوظائف ، وهو نظام يدار بواسطة الكمبيوتر لتحليل الوظائف ، تم تطويره بواسطة Saville & Holds worth، Ltd.

د. نموذج الفسيفساء:

نموذج MOSAIC هو تقنية استبيان لتحليل الوظيفة تستخدم لجمع المعلومات من شاغلي الوظائف والمشرفين. أنه يحتوي على 151 مهمة وظيفية مصنفة من حيث الأهمية للأداء الوظيفي الفعال و 22 من الكفاءات المصنفة من حيث الأهمية ، والكفاءة المطلوبة عند الدخول.

ه. استبيان القياس المشترك (نموذج CMQ):

نموذج CMQ هو تقنية لتحليل الوظائف تم تطويرها بواسطة Harvey كأداة لتحليل الوظائف "موجهة للعامل" صممت لتكون قابلة للتطبيق على مجموعة واسعة من الوظائف المعفاة وغير المعفاة. ويشمل 41 أسئلة عامة في قسم الخلفية ، و 62 سؤالًا من جهات الاتصال مع الأشخاص ، و 80 عنصرًا في اتخاذ القرارات ، و 53 عنصرًا من الأنشطة البدنية والميكانيكية ، و 47 عنصرًا من عناصر العمل.

F. نظام تحليل الوظائف Fleishman (نموذج FJAS):

نموذج FJAS هو تقنية تحليل الوظيفة التي تصف الوظائف من وجهة نظر القدرات اللازمة. ويشمل 52 القدرة المعرفية والجسدية والنفسية والحسية. تتكون كل فئة من الفئتين من جزأين - تعريف تشغيلي وتفاضلي ومقياس تقدير.


تحليل الوظيفة - الوظائف:

يوفر تحليل الوظيفة الوظيفة التالية:

(1) تحديد الوظيفة - عنوانها ، بما في ذلك رقم الكود.

(2) الخصائص المهمة للوظيفة - موقعها ، الإعداد المادي ، الإشراف ، الاختصاص القضائي ، المخاطر والمضايقات.

(3) ماذا العامل النموذجي لا؟ يتضمن هذا الجزء من المعلومات عمليات ومهام محددة يؤديها العامل النموذجي بما في ذلك توقيتها وأهميتها النسبية وبساطتها أو روتينها أو تعقيدها ، ومسؤولية الآخرين ، إلخ.

(4) واجبات الوظيفة - قائمة مفصلة بالواجبات مع تواتر حدوث كل واجب.

(5) ما المواد والمعدات التي يستخدمها العامل؟ المعادن والبلاستيك والحبوب والغزل أو المخارط ، واختبار آلات الطحن ، مكابس الثقب والميكروميتر.

(6) كيف يتم تنفيذ الوظيفة؟ يتم التركيز هنا على طبيعة العمليات مثل الرفع والمناولة والتنظيف والغسيل والتغذية والإزالة والحفر والقيادة والإعداد وما شابه.

(7) السمات الشخصية المطلوبة - وتشمل هذه الخبرة ، التدريب ، التدريب المهني ، القوة البدنية ، التنسيق أو البراعة ، المتطلبات البدنية ، القدرات العقلية ، القدرات ، المهارات الاجتماعية ، إلخ.

(8) علاقة الوظيفة - ويشمل ذلك فرص التقدم ، وأنماط الترقيات ، والتعاون الأساسي ، إلخ.

يوفر تحليل الوظيفة أيضًا المعلومات المتعلقة بالمهارات العقلية وظروف العمل والمخاطر والتعليم والإعداد المهني ، إلخ.

مصادر معلومات تحليل الوظيفة :

يمكن الحصول على معلومات حول تحليل الوظيفة من ثلاثة مصادر رئيسية.

هم انهم:

(أ) من الموظفين الذين يؤدون وظيفة بالفعل ؛

(ب) من الموظفين الآخرين ، مثل المشرفين والعاملين الذين يشاهدون العمال أثناء قيامهم بعمل ما ، وبالتالي يكتسبون المعرفة به ؛ و

(ج) من المراقبين الخارجيين المعينين خصيصا لمراقبة الموظفين الذين يؤدون وظيفة. ويطلق على هؤلاء الأشخاص الخارجيين اسم محللي الوظائف التجارية. في بعض الأحيان ، يتم إنشاء لجان خاصة لمراجعة الوظائف.


تحليل الوظيفة - الأهمية:

1. يسهل تخطيط القوى العاملة:

تحليل الوظيفة هو الجانب النوعي لمتطلبات القوى العاملة. إنه يحدد متطلبات الوظيفة من حيث المسؤوليات والواجبات ثم يترجم هذه المطالب إلى مهارات وصفات وسمات بشرية أخرى.

وهي تحدد كمية العمل التي يمكن للشخص العادي القيام بها في العمل في يوم واحد. أنه يسهل تقسيم العمل إلى وظائف مختلفة. وبالتالي ، فهو عنصر أساسي في تخطيط القوى العاملة لأنه يربط بين الوظائف والرجال.

2. يساعد التوظيف والاختيار والتنسيب:

من أجل توظيف الشخص المناسب في وظيفة ، من الضروري معرفة متطلبات الوظيفة وصفات الفرد الذي سيؤديها. يتم الحصول على المعلومات المتعلقة بها من الوصف الوظيفي ومواصفات الوظيفة على التوالي. هذه تساعد الإدارة في مطابقة متطلبات الوظيفة بأكبر قدر ممكن مع قدرات العمال وقدراتهم ومصالحهم ، وما إلى ذلك. إنه يسهل تنفيذ برنامج التوظيف.

3. يحدد احتياجات التدريب والتطوير:

يحدد تحليل الوظيفة مستويات معايير الأداء الوظيفي. يساعد في إدارة برامج تطوير التدريب. التوصيف الوظيفي ومواصفات الوظيفة هي وثائق مكتوبة. إذا كانت محتويات هاتين الوثيقتين معروفة للموظفين ، فسيحاولون اكتساب المهارات والمعارف اللازمة لأداء المهمة المسندة إليهم بكفاءة.

يمكنهم أيضًا إعداد أنفسهم للمنصب الأعلى في ضوء التوصيف الوظيفي ومواصفات الوظيفة. قد يتم استخدام نفس المعلومات من قبل أولئك الذين يديرون برامج التدريب والتطوير لتحديد المحتويات والموضوع المطلوب في مثل هذه البرامج.

4. يحدد تقييم الوظيفة:

يهدف تقييم الوظيفة إلى تحديد القيمة النسبية للوظيفة مما يساعد في تحديد تعويض الوظيفة. يتم تقييم هذه الوظائف من حيث المال. مجموعة دقيقة وشاملة من الأوصاف الوظيفية وأشكال مواصفات الوظيفة ذات الأساس الواقعي لتقييم قيمة الوظيفة.

5. يوفر بيانات لتقييم الأداء:

توفر بيانات تحليل الوظيفة معيارًا واضحًا للأداء لكل وظيفة. يمكن تقييم أداء الموظف بموضوعية مع مستوى الأداء الوظيفي المعمول بها. يمكن للمشرف بسهولة مقارنة إسهام كل رجل مع المعايير المحددة.

6. يساعد تصميم الوظيفة:

قد يستخدم المهندسون الصناعيون معلومات تحليل الوظيفة في تصميم الوظيفة عن طريق إجراء دراسة شاملة لعناصر الوظيفة. يساعد في دراسة الوقت والحركة ومواصفات العمل والأساليب وتحسين مكان العمل وقياس العمل. تتم دراسة أنشطة الهندسة البشرية مثل الإجراءات البدنية والعقلية والنفسية بمساعدة معلومات تحليل الوظيفة.

7. يضمن السلامة والصحة:

تكشف عملية تحليل الوظيفة عن العوامل البيئية الخطرة وغير الصحية مثل الحرارة ، والضوضاء ، والأبخرة ، والأتربة ، وما إلى ذلك المتعلقة بالوظائف. قد تتخذ الإدارة تدابير تصحيحية لتقليل فرص المخاطر لضمان السلامة للعمال وتجنب الظروف غير الصحية.

8. يحافظ على الانضباط:

يوفر تحليل الوظيفة المعلومات المتعلقة بخصائص الوظائف المختلفة وأصحاب العمل. يدرس فشل العامل في تلبية معيار الأداء المطلوب. قد يتم اتخاذ تدابير تصحيحية في الوقت المناسب لتجنب المواقف غير المرغوب فيها. بهذه الطريقة يساعد في الحفاظ على الانضباط في الصناعة.


تحليل الوظيفة - المجالات:

يجب أن يقوم تحليل الوظيفة بجمع المعلومات عن المجالات التالية:

أنا. الواجبات والمهام - الوحدة الأساسية للعمل هي أداء مهام وواجبات محددة. قد تتضمن المعلومات التي سيتم جمعها حول هذه العناصر التردد والمدة والجهد والمهارة والتعقيد والمعدات والمعايير ، إلخ.

ثانيا. بيئة- قد يكون لهذا تأثير كبير على المتطلبات المادية لتكون قادرة على أداء وظيفة. قد تتضمن بيئة العمل ظروفًا غير سارة مثل الروائح الكريهة ودرجات الحرارة القصوى. قد يكون هناك أيضًا مخاطر محددة على شاغل الوظيفة مثل الأبخرة الضارة والمواد المشعة والأشخاص العدوانيين والعدائيين والمتفجرات الخطرة.

ثالثا. الأدوات والمعدات - يتم تنفيذ بعض المهام والمهام باستخدام معدات وأدوات محددة. قد تشمل المعدات ملابس واقية. يجب تحديد هذه العناصر في تحليل الوظيفة.

د. العلاقات - الإشراف المقدم والمستلم ، يجب تفصيل العلاقات مع الأشخاص الداخليين أو الخارجيين ، وما إلى ذلك ، في تحليل الوظيفة.

5. المتطلبات - يجب تحديد المعرفة والمهارات والقدرات (السعودية) المطلوبة لأداء الوظيفة بوضوح. في حين أن صاحب العمل قد يكون أعلى من المملكة العربية السعودية المطلوبة لتلك الوظيفة ، تحليل الوظيفة عادة ما ينص فقط على الحد الأدنى من المتطلبات لأداء الوظيفة.


تحليل الوظيفة - المزايا:

تحليل الوظيفة هو عنصر مهم في إدارة الموارد البشرية. يمكن الحصول على معظم المعلومات بواسطة مدير الموارد البشرية بمساعدة تحليل الوظيفة.

فيما يلي المزايا الرئيسية لتحليل الوظائف:

أنا. يساعد تحليل الوظيفة مدير الموظفين في وقت التوظيف واختيار الرجل المناسب في الوظيفة المناسبة ؛

ثانيا. يساعد مدير الموارد البشرية على فهم مدى ونطاق التدريب المطلوب في هذا المجال ؛

ثالثا. يساعد في تقييم القيمة النسبية للوظائف المختلفة ؛

د. كما أنه يساعد على وضع خطط التعويض للموظفين ؛

v. كما أنه يساعد مدير شؤون الموظفين على إجراء تقييم الأداء بفعالية في أحد الشواغل ؛

السادس. يكشف تحليل الوظيفة عن الظروف البيئية والتشغيلية غير الصحية والخطرة في مختلف الوظائف ؛

السابع. يوفر تحليل الوظيفة المعلومات ذات الصلة لكل من الإدارة والنقابات العمالية للمفاوضة الجماعية ؛

الثامن. يوفر تحليل الوظيفة المعلومات اللازمة للتخطيط الفعال للموارد البشرية.


تحليل الوظيفة - نهج الكفاءة:

يجب هيكلة الوظائف مع مراعاة المتطلبات الفريدة للوضع. وظائف لا تحتاج دائما أن تكون منظمة بطريقة جامدة. في الواقع ، كما يقترح معظم الكتاب ، يجب تصميمهم مع مراعاة مطالب أصحاب العمل.

على سبيل المثال ، عندما تقوم بتقليص الحجم ، يمكنك أن تطلب من الموظف X التعامل مع وظيفة Y الذي يظهر الباب. عندما تحتاج إلى خفض التكاليف ، فقد تضطر إلى دمج الوظائف مع واجبات ومسؤوليات مماثلة إلى حد ما. يمكن دمج وظيفة أحد الطابعين مع وظيفة مساعد مكتب.

قد تضطر الضغوط التي تمارس على الاستغناء عن الشركة إلى العمل بأيدي أقل وأقل مع مرور السنين. بدلاً من التركيز على وظيفة واحدة ، قد يُطلب من الموظف نفسه التعامل مع وظائف مختلفة ذات واجبات ومسؤوليات وظيفية متشابهة إلى حد ما. سيكون من المثير للإعجاب إذا قمنا باختيار موظفين يمتلكون مهارات ومعارف قابلة للتحويل على مستوى الدخول نفسه ، بحيث يمكنك ، عند الحاجة ، نقل وظائف مختلفة بشكل مريح.

في الواقع ، في مثل هذا السيناريو ، يمكن للعمال ممارسة ضبط النفس والتوجيه الذاتي ، بدلاً من إجبارهم على التعامل مع الوظائف باستخدام التقسيم المحكم للماء. وبالتالي ، هناك طلب متزايد على العمال القادرين على نقل الوظيفة إلى وظيفة بسلاسة ، وممارسة التوجيه الذاتي والتحكم الذاتي ، والاستفادة الكاملة من كفاءاتهم.

الكفاءات ليست سوى سلوكيات يمكن ملاحظتها وقابلة للقياس للشخص الذي يساعده على أداء المهمة بفعالية. يعني التحليل المستند إلى الكفاءة وصف وظيفة من حيث الكفاءات السلوكية القابلة للقياس والملاحظة التي يجب على الموظف الذي يقوم بهذه المهمة أن يظهرها بشكل جيد (على سبيل المثال مطالبة مهندس برمجيات بتصميم برنامج برمجي معقد).

لماذا تحليل الكفاءة؟

دائمًا ما يركز تحليل الوظيفة التقليدية على الوظيفة - أي على المهارات (المعرفة والمهارات والقدرات) في المملكة العربية السعودية اللازمة لأداء وظائف محددة - ويفحص الروابط بين تلك الوظائف. إنه موجه نحو ما يجب القيام به من حيث الواجبات والمسؤوليات. قد لا ينتج عنها نتائج عندما تطلب المؤسسة أداءً عاليًا من الموظفين.

الموظفون الذين لا يفكرون خارج الصندوق أو غير راغبين في ممارسة أنشطة لا تتعلق بتخصصهم الضيق قد يفسدون العرض بالفعل. الموظفون غير المستعدين للتعلم والذين يعانون من موقف "هذا ليس وظيفتي" قد يتحولون إلى أداء متوسط ​​في النهاية. من ناحية أخرى ، يركز تحليل الكفاءة على العامل ، وهو ما يجب أن يمتلكه الموظف من حيث الكفاءات الأساسية والكفاءات المحددة لإكمال المهمة.

تشير الكفاءات الأساسية هنا إلى الخصائص التي من المتوقع أن يمتلكها كل عضو في المنظمة بغض النظر عن المنصب أو الوظيفة أو مستوى المسؤولية داخل المنظمة. الكفاءات المحددة هي الخصائص التي تشترك فيها مواقع مختلفة داخل المنظمة.

تركز نماذج الكفاءات أكثر على كيفية تمكن العامل من تحقيق أهداف الوظيفة وإنجاز العمل بالفعل. إنهم يتحدثون عن توجهات الشخصية والقيمة (على سبيل المثال ، المجازفة) في مزيج ما هو ضروري "للتوافق" والنجاح في ثقافة منظمة معينة (سانشيز).

القيود :

هناك ، بالطبع ، معارضة واسعة النطاق لنهج الكفاءة. شيبمان وآخرون. جادل بأنهم عريضون وغير موصوفين بقدر قليل من الفائدة العملية في توجيه أداء واجبات الوظيفة. هناك نقد آخر يتمثل في أن نماذج الكفاءة تركز على السلوكيات أكثر من النتائج ، وعلى هذا النحو تركز على كيفية أداء الأفراد وليس إنجازاتهم الواضحة.

علاوة على ذلك ، غالبا ما يتم تفسير كلمة الكفاءات نفسها بشكل فضفاض لتشمل العديد من الأشياء. تظهر الأبحاث أن المديرين والعاملين لديهم تصورات مختلفة حول الكفاءات والمهارات المرتبطة بمختلف الوظائف في المنظمات. توجد التباينات الرئيسية بين المديرين والعاملين في تصوراتهم المختلفة حول "الاستقلال في مكان العمل" و "مستوى المهارات المطلوبة".

ما هو مطلوب من أجل الأداء الناجح في الوظيفة مفتوح أيضًا للشك ويظل غير مفسر. لا يتوقع ممارسو الموارد البشرية والأكاديميون وحتى النقابات العمالية ما يسمى بالمناهج غير المحددة مدة طويلة في الممارسة الفعلية (F. Green؛ J. Sandberg).


تحليل الوظيفة وإدارة الجودة الشاملة (TQM) :

لقد أعطى أحدث مفكري الإدارة فكرة جديدة عن إدارة الجودة الشاملة. أي إدارة الجودة الشاملة. بعد كلمة MBO (الإدارة حسب الأهداف) ، تكتسب هذه الكلمة TQM (إدارة الجودة الشاملة) أيضًا أرضية. إدارة الجودة الشاملة تعني الالتزام التام بالجودة.

مبادئ أو ميزات أساسية لإدارة الجودة الشاملة :

أعطى مايكل أرمسترونغ - في كتابه ، الميزات الأساسية التالية لإدارة الجودة الشاملة:

(1) إنشاء سمة شركة مشتركة ؛

(2) إنشاء عقلية العميل. في هذا الرأي ، يكون الزبون ملكًا ويجب دراسة عقليه.

(3) التحسن في الوظيفة أصبح جزءًا من الوظيفة.

(4) يجب دراسة كل وظيفة من وظائفها وإعادة تقييمها كهدف لها.

(5) تحسين تصبح عملية مستمرة.

(6) يجب أن يكون هناك تحسن في أنظمة الاتصالات المختلفة.

(7) يجب تخفيض أنشطة البيروقراطية.

إذا تم إجراء دراسة دقيقة وشاملة لمبادئ إدارة الجودة الشاملة ، فيمكن القول إن إدارة الجودة الشاملة تتطلب توجهاً جديداً ومنظوراً واسع النطاق من جانب كل موظف. على سبيل المثال - لم يعد بالإمكان حصر طابع الطباعة في مكتب فقط في كتابة الرسائل على النحو المنصوص عليه في الوصف الوظيفي. يجب عليه أن ينظر إلى ما هو أبعد من متطلبات وظيفته وأن يعتبر المكتب بأكمله منطقة عملياته.

يمكن توسيع هذا المثال وعرضه على وظائف أخرى أيضًا. في نظام إدارة الجودة الشاملة ، سيُطلب من الجميع تقريبًا حضور كل مهمة ، والهدف النهائي هو تقديم جودة أفضل للمنتجات أو الخدمات.

يقال أنه مع ظهور إدارة الجودة الشاملة ، يفقد تحليل الوظيفة أهميته. لكن عددًا كبيرًا من المؤلفين البارزين يرون أن TQM أو لا TQM ، يعد تحليل الوظيفة مفيدًا بقدر ما ينص على المهام التي يتعين على صاحب العمل القيام بها. ما يجب القيام به ، للحفاظ على تحليل الوظيفة في إطار إدارة الجودة الشاملة هو تقديم وصف للوظيفة يحتوي على المهام الأساسية لإتاحة المجال لمهام إضافية.


تحليل الوظيفة - ملاحظات:

تحليل الوظيفة يمكن أن يكون مصدرا قويا للميزة التنافسية. إنها تساعد المنظمة على تنظيم الوظائف من حيث المتطلبات الدقيقة. يمكن للمنظمة التنبؤ بمتطلبات الموارد البشرية بشكل واضح للغاية. اعتمادًا على المعرفة والمهارات والخبرات التي يتمتع بها أصحاب العمل ، يمكن أيضًا وضع سياسة منهجية للترقية والنقل مع الشرق والراحة.

يساعد تحليل الوظيفة شركة على تنفيذ عملية التوظيف بطريقة منصفة. يمكن وضع الرجل المناسب في المكان المناسب وفي الوقت المناسب. Exciting growth opportunities could be thrown open to deserving candidates. This helps people with relevant qualifications to upgrade their skills and talents from time to time.

Those who are not able to run the race could be picked up for special coaching and counseling. Systematic performance appraisals could also be put in place in order to separate the winners from the mediocre ones. Job analysis, thus, helps an organisation to carry out every job-related activity in a systematic and careful manner. It could bring in immense benefits in the form of employee satisfaction and improved morale.

Potential Problems with Job Analysis:

It should however, be noted that job analysis could suffer in the absence of consistent support and continued blessings from top management. Much of its usefulness is dependent on the methods deployed to collect job-related data and information.

Sometimes, the jobholders may not come out with accurate data simply because they are not aware of its usefulness or relevance. They may even go to the extent of distorting data deliberately with a view to sabotage the whole process.

Most of these problems could be avoided if management takes care to put everything in black and white especially while describing the job and also laying down the requirements of the job in terms of employee's skills and qualifications. To ensure accuracy, employees must be informed about everything. They need to be educated about why job analysis is being undertaken at a specific point of time.


Job Analysis Techniques of Data Collection:

There are several techniques that can be used for the purpose of collection of data.

The important among them are-

(i) Interviews,

(ii) Direct observations,

(iii) Maintenance of long records,

(iv)Questionnaires,

(v) Critical incident technique, etc.

In practice, these techniques may be used individually, or in possible combinations.

(i) Interviews :

There are two types of interviews which can be used for collection of data for job analysis, viz., individual interviews (with groups of employees who do the same job) and supervisory interviews (with one or more supervisors who are thoroughly knowledgeable about the job being analyzed).

(ii) Direct Observation :

Direct observation is particularly useful in jobs that consist primarily of observable physical activity like draftsman, mechanics, etc. One approach to this method is by observing the worker on the job during a complete work cycle. In this process, notes should be taken regarding all the job activities observed. The next stage is interviewing the worker and getting the additional information from him. The other approach is to observe and interview simultaneously.

(iii) Maintenance of Long Records :

In this technique the workers are asked to maintain and keep daily records or list of activities they are doing on that day. For every activity he engages in, the employee records the activity in the list given. This technique provides comprehensive job information and it is much useful when it is supplemented with subsequent interviews.

(iv) Questionnaires :

Many companies use job analysis questionnaires to secure information on job requirement relating to typical duties and tasks, tools and equipments used, etc.

(v) Critical Incident Technique :

The critical incident technique for job analysis is especially useful for scientific analysis, and selection research. In this technique, incidents are short examples of successful or unsuccessful job behaviour. After many incidents are collected they are classified into behavioural categories.

These categories describe specific desired job behaviours and can be useful in recruitment and selection decisions. The job analysis information, thus collected is useful to the personnel department to prepare the forms detailing as job descriptions, job specification and job standards.

There are three important sub-systems in job analysis. They are job description, job specification and employee specification.


Job Analysis – Uses:

A comprehensive job analysis programme can be used as a foundation and as an essential ingredient for all the functions and areas of personnel management and industrial relations.

A brief description of uses of job analysis is as follows:

(1) Employment:

Job analysis is useful as a guide in every phase of employment process like manpower planning, recruitment selections, placement, orientation induction, and in performance appraisal as it gives the information about, duties, tasks and responsibilities, etc.

(2) Organisation Audit:

Job information obtained by job analysis often reveals instances of poor organisation in terms of the factors affecting job design. The analysis process, therefore, constitutes a kind of organisation audit.

(3) Training and Development Programmes:

Description of duties and equipment used is of great help in developing the content of training and development programmes. Needs of training and developing are identified with the help of job description. Further, the training programmes are also evaluated with the standards of job analysis.

(4) Performance Appraisal:

Instead of rating an employee on characteristics such as dependability there is now a tendency toward establishing job goals and appraising the work done toward those goals. In this type of appraisal, a job description is useful in defining the areas in which job goals should be established.

(5) Promotion and Transfer:

Job information helps in charting the channel of promotion and in showing lateral lines of transfer.

(6) Preventing Dissatisfaction and Settling Complaints:

Job information can be used as a standard in preventing and settling complaints related to work load, nature of work, work procedure, etc., alteration or revisions of job description, etc.

(7) Discipline:

Job information can be used as a standard when discipline is being considered for standard performance.

(8) Restriction of Employment Activity for Health Reasons and Early Retirement:

When employees are unable to maintain the standard of job performance due to old age or health hazards, they may opt for early retirement or the organisation may retrench their services.

(9) Wage and Salary Administration:

Job analysis is the basis for job evaluation. Basically wage and salary levels are fixed on the basis of job evaluation which takes into consideration the content of the job in terms of tasks, duties, responsibilities, risks, hazards, etc.

(10) Health and Safety:

Job description provides the information about hazardous and unhealthy conditions, accident prone areas etc.

(11) Induction :

Job description is a standard function as the employee is provided with the information about the job.

(12) Industrial Relations :

A job description is a standard function to solve industrial disputes and to maintain sound industrial relations. If an employee attempts to add or to delete some duties from the ones listed in job description, the standard has been violated. The labour union as well as management's interest has been violated.

The labour union as well as management is interested in this matter. Controversies often result, and a written record of the standard job description is valuable in resolving such disputes. Despite these uses, job analysis is also a target of criticism.


 

ترك تعليقك