أنواع الأقسام: الطرق والأساسيات

كل ما تحتاج لمعرفته حول أنواع الإدارات. تتمثل الخطوة الأولى في تصميم الهيكل التنظيمي في تقسيم العمل بأكمله إلى عدد من الوظائف لضمان عدم ترك أي نشاط مهم.

والخطوة التالية هي الجمع بين الوظائف المتجانسة في مجموعات وتحديد علاقتها مع بعضها البعض. تُعرف هذه العملية باسم الإدارات وتتضمن قرارًا من الرئيس التنفيذي بشأن التقسيم المنطقي للعمل الذي يتعين القيام به ويؤدي إلى إنشاء عدد من الوحدات القابلة للإدارة.

يمكن أن يكون هناك العديد من طرق القسم. تختار كل مؤسسة الأساس أو الطريقة المناسبة حسب أهدافها وحجمها وما إلى ذلك.

بعض أنواع الأقسام هي: -

1. الإدارة الوظيفية 2. إدارة المنتج 3. الإدارة الجغرافية 4. إدارة العملاء 5. إدارة العمليات أو المعدات 6. إدارة المشاريع أو المصفوفة

7. هياكل الفريق 8. هياكل الشبكة 9. التنظيم بلا حدود 10. الإدارات من قبل اللجان 11. الإدارة الأولية 12. الإدارة المتوسطة.

الطرق المختلفة التي يمكن بها تنفيذ القسم هي: - 1. حسب الوقت 2. بالأرقام 3. بواسطة قنوات التسويق.

بالإضافة إلى ذلك ، تعرف على مزايا وعيوب أنواع الإدارات.


أنواع وطرق وأسس القسم

أنواع الإدارات - حسب الوظائف ، والمنتج ، والمناطق ، والعملاء ، والوقت ، والأرقام ، وقنوات التسويق

هناك طرق أساسية معينة لتقسيم الواجبات والمسؤوليات داخل الهيكل التنظيمي.

يتم إعطاء أدناه:

1. قسم حسب الوظائف.

2. قسم حسب المنتج أو الخدمة.

3. الإدارات حسب المناطق (المنطقة أو الموقع) أو الإقليم.

4. قسم من العملاء.

5. قسم حسب العملية.

6. قسم من الوقت.

7. الإدارات بالأرقام.

8. قسم عن طريق قنوات التسويق.

فيما يلي مناقشة موجزة للإدارة المبوبة أعلاه:

اكتب # 1. قسم حسب الوظائف:

الأكثر شيوعا تتبع أساس القسم هو من خلال الوظائف. تحت هذه الإدارة ، يتم تجميع الأنشطة على أساس الوظائف التي يتعين القيام بها.

يرأس كل قسم شخص مسؤول ، يكون مسؤولاً مباشرة أمام المدير العام. وفقًا لجورج ر. تيري ، "تعد الوظائف أو الأنشطة هي المحور الذي يقوم حوله المسؤولون التنفيذيون الفعالون بتطوير منظمة فعالة وفعالة".

مزايا:

أنا. إنها طريقة علمية ومختبرة من الزمن.

ثانيا. يتبع مبادئ التخصص وتقسيم العمل.

ثالثا. إنه يضمن التحكم السليم في الأداء.

د. يحافظ على أهمية كل نشاط من أنشطة المنظمة.

v. يتجنب مقاطعة المجموعات الفرعية في الأنشطة الأولية.

السادس. يتم إعطاء الوزن والهيبة الواجبة لمديري الإدارات ويحترمونها من قبل الإدارة العليا.

السابع. إنه يسهل نشاط التنسيق داخل القسم نفسه والمنظمة ككل.

الثامن. انها اقتصادية وبسيطة وسهلة الفهم.

التاسع. وهي تساعد في استخدام القوى العاملة والموارد الطبيعية الأخرى للمنظمة.

سلبيات:

أنا. يجعل التحكم الإداري العمل أكثر صعوبة.

ثانيا. رؤساء الأقسام يعتبرون أنفسهم أقسامًا مستقلة في المنظمة. لن ينظر المديرون إلى التعهد كوحدة.

ثالثا. لأنه يزيد من عبء العمل ومسؤولية مديري الإدارات.

د. لا تقدم أي مجال للتدريب من أجل التطوير الشامل للمديرين.

v. مديري الإدارات هم خبراء في معالجة المشكلات في إداراتهم وحدها. قد لا يكونوا قادرين على فهم مشاكل الإدارات الأخرى.

اكتب # 2. قسم حسب المنتج أو الخدمة:

يتكون هذا النوع من الإدارات من وحدة الأعمال واسعة النطاق. قد تقوم وحدة أعمال واحدة بتصنيع وبيع أنواع مختلفة من المنتجات. ثم ، يتم تخصيص كل نوع من المنتجات أو الخدمات لقسم منفصل. يتم إنشاء الوحدات الوظيفية لكل منتج داخل الهيكل العام للمؤسسة. يتم ترتيب وظائف التصنيع والمبيعات والتمويل وشؤون الموظفين بشكل منفصل لكل نوع من أنواع المنتجات. كل قسم مسؤول عن تصنيع المنتج وبيعه للعملاء. يتم تخطيط تجميع جميع الأنشطة مقدمًا في كل قسم من أقسام المنتجات. يتم تنفيذ وظيفة التنسيق من قبل الإدارة العليا.

مزايا:

أنا. قسم المنتجات يساعد في الاستفادة القصوى من الكفاءة الشخصية للعاملين في مجال تصنيع وتسويق المنتج.

ثانيا. هناك إمكانية لتحقيق الاقتصاد في تصنيع وتسويق المنتجات بسبب التشغيل على نطاق واسع.

ثالثا. قد يتم تقديم خدمات أفضل للعميل.

د. تعرف ربحية كل منتج بالإدارة. لذلك ، من السهل تحديد المسؤولية على رؤساء الأقسام.

قد يتم تكريس الاهتمام المناسب لتصنيع المنتج.

السادس. يتم تنفيذ جميع الوظائف المتعلقة بتصنيع منتج معين من قبل المديرين. ثم ، هناك إمكانية التنسيق الفعال والسيطرة.

السابع. يمكن تقديم خط جديد للمنتج دون أي صعوبة.

سلبيات:

أنا. هناك خطر الازدواجية في العمل.

ثانيا. فهو يزيد من عدد الأفراد مما يؤدي بدوره إلى زيادة تكلفة التشغيل.

ثالثا. يتطلب تكلفة إضافية للحفاظ على قوة المبيعات لكل نوع من المنتجات.

د. بالتناسب مع الزيادة في عدد الموظفين ، تصبح مشكلة السيطرة على المستويات التنفيذية أكثر صعوبة.

v. لا يجوز استخدام الآلات والمعدات في كل قسم منتج بشكل كامل.

النوع رقم 3. القسم حسب المنطقة أو المنطقة:

قد تكون طريقة التقسيم هذه مناسبة لوحدة أعمال موزعة بالكامل. يتم تجميع أنشطة الأعمال حسب المنطقة ، وكل منطقة مسؤولة عن شخص واحد. يتم تعيين الأشخاص المحليين كباعة في كل منطقة. وسوف يساعد وحدة الأعمال لزيادة المبيعات. والسبب هو أن الشخص المحلي على دراية باللغة المحلية وثقافة وتفضيلات العملاء.

مزايا:

أنا. يجعل من الممكن فترة فعالة من السيطرة.

ثانيا. أنه يقلل من تكلفة التشغيل وتحقيق مكاسب في الوقت المناسب.

ثالثا. يمكن زيادة المبيعات بمساعدة المعرفة الحميمة حول أذواق وتفضيلات العملاء في السوق المحلية.

د. يمكن للمديرين الإقليميين كسب ثقة العملاء وإزالة المنافسين من السوق.

v. يتم إعداد الحسابات حسب المنطقة. لذلك ، فإن ربحية كل منطقة معروفة للإدارة.

السادس. يوفر فرصًا للمديرين لتحسين مهاراتهم في مختلف المجالات.

السابع. هذا النوع من الأقسام أكثر ملاءمة لوحدة أعمال كبيرة الحجم.

الثامن. عملية التحكم سهلة جدا للإدارة.

سلبيات:

أنا. لأنه يزيد من عدد الأفراد وينطوي على ارتفاع تكلفة التشغيل.

ثانيا. السيطرة على المكتب الرئيسي هو أقل فعالية.

ثالثا. قد تنطوي أيضًا على ازدواجية في العمل.

د. لا يمكن أن تهتم الأعمال الصغيرة بتكلفة التشغيل العالية.

اكتب رقم 4. قسم من قبل العملاء:

يُفضل هذا النوع من الأقسام عندما تكون الاحتياجات المختلفة للعملاء مختلفة في طبيعتها. على سبيل المثال ، يجوز للبنك أو مؤسسة مالية تقسيم قسم القروض الخاص به إلى عدد من الرؤساء وتعيينهم إلى مختلف الإدارات ، مثل - القروض لرجال الأعمال والمزارعين والمهنيين وما إلى ذلك. وبالمثل ، يمكن تقسيم قسم المبيعات في أحد الأعمال التجارية إلى سلع صناعية وسلع استهلاكية. يمكن مرة أخرى تقسيم البضائع الاستهلاكية إلى منتجات قابلة للتلف وغير قابلة للتلف.

مزايا:

أنا. تلبي توقعات واحتياجات العملاء.

ثانيا. تطور التخصص بين الموظفين التنظيمية.

ثالثا. يمكن الاستغناء عن المنتجات خارج الموضة من خلال القسم من قبل العملاء. السبب هو أن وحدة الأعمال لديها معرفة حميمة بأذواق العميل وتفضيلاته.

د. كل قسم من العملاء قادر على الحصول على خدمة أفضل من الشركة ويساعد الشركة على كسب شهرة عملائها.

سلبيات:

أنا. قد يكون هناك ازدواجية في الأنشطة.

ثانيا. تحقيق التنسيق صعب للغاية.

ثالثا. هناك إهدار للموارد والتسهيلات المتاحة.

د. لا يمكن تنظيم أنشطة الإنتاج وفقًا لطرق الإدارة هذه. إذا كان الأمر كذلك ، فإن تكلفة التشغيل ستكون عالية.

اكتب # 5. القسم حسب العملية:

يتبع هذا النوع من الإدارات عندما تتم أنشطة الإنتاج في العديد من الأماكن. على سبيل المثال ، يوجد في مصنع النسيج العديد من الأقسام مثل Ginning ، Spinning ، النسيج ، Dyeing and Printing ، التعبئة والمبيعات. سيكون كل قسم مسؤولاً عن أشخاص متخصصين منفصلين.

مزايا:

أنا. يمكن استخدام الآلات الأكثر تكلفة على نحو فعال.

ثانيا. لا يوجد انقطاع في الإدارات أو العملية في عمليات الإنتاج الأخرى. لا يمكن أن يؤثر شرط وتجديد أي عملية على إنتاج عمليات أخرى.

ثالثا. قد يكون هناك اقتصاد في العملية.

د. لا يوجد ازدواجية في الأنشطة.

v. مبدأ التخصص وتقسيم العمل متبع في طريقة التقسيم هذه.

السادس. تساعد هذه الإدارة الإدارة العليا على التحكم الفعال في الأداء.

السابع. هذا النوع من الأقسام أكثر ملاءمة لأي وحدة أعمال تقوم بتصنيع منتج يمر عبر عدد من العمليات.

سلبيات:

أنا. يجب توفير غرف منفصلة للتشغيل وغيرها من المرافق لجميع هذه العملية. وهذا يؤدي إلى تكلفة باهظة للتشغيل.

ثانيا. المزيد من المتخصصين ضروري لكل عملية.

ثالثا. لا تقدم تدريباً جيداً للموظفين ، وهناك نقص في التطوير الشامل للمواهب الإدارية.

النوع # 6. الإدارات حسب الوقت:

يتم تجميع أنشطة الأعمال معًا على أساس وقت الأداء. إذا لم يتم الانتهاء من العمل خلال ساعات العمل العادية ، فسيتم إعطاء وقت إضافي لإكماله بعد ساعات العمل العادية. يطلب فقط من الأشخاص المهتمين القيام بهذه المهمة ويكون هناك شخص واحد مسؤول عن الإشراف عليهم. مهما كان العمل الذي يتم بعد ساعات العمل العادية ، ستكون هناك إدارة منفصلة مسؤولة عن هذا النوع من النشاط. يُعرف هذا النوع من الأقسام باسم القسم حسب الوقت.

اكتب # 7. الإدارات بالأرقام:

يتم تنفيذ أنواع مماثلة من الواجبات من قبل مجموعات صغيرة. يتم التحكم في كل مجموعة بواسطة مشرف أو مسؤول تنفيذي. على سبيل المثال ، في الجيش ، يتم تجميع الجنود في فرق وكتائب وشركات وألوية وفوج على أساس تخصيص الرجال لكل وحدة. يتم استخدام مبادئ فترة إدارة السيطرة أو نطاق الإشراف تحت هذا النوع من الإدارات.

اكتب # 8. الإدارات حسب قنوات التسويق:

يتم اعتماد هذا النوع من الإدارات على أساس قناة التوزيع التي تختارها وحدة الأعمال المعينة. عادة ما يتم اختيار قناة التوزيع من قبل وحدة الأعمال على أساس طبيعة السلع وقابلية تسويق المنتج. نمت هذه الطريقة في الإدارات أهمية حيث أصبحت الأعمال موجهة نحو السوق بشكل متزايد.


أنواع الإدارات - الإدارة الوظيفية أو المنتج أو الجغرافي أو العميل أو العملية أو المعدات أو إدارة المشروع أو المصفوفة ، هياكل الفريق وعدد قليل آخر

القسم هو الطريقة التي تجمع بها المنظمة أنشطتها المختلفة. هناك العديد من الطرق التي يمكن بها تقسيم المنظمات. سنأخذ بعض الأمثلة للمنظمات في الهند لنلاحظ أن المنظمات الكبيرة قد تستخدم مجموعة من أساليب الإدارات في هيكلها التنظيمي. دعنا أولاً نناقش الأنواع الأساسية للإدارة.

النوع رقم 1. القسم الوظيفي:

في هذا النوع من الأقسام ، يتم تجميع الأنشطة أو المجالات الوظيفية المماثلة معًا. كما هو مبين في الشكل 3.4 ، فإن مديري العمليات والتسويق والتمويل والموارد البشرية يقدمون تقارير إلى المدير التنفيذي.

الميزة الرئيسية لهذا النوع من الأقسام هي أن مبدأ التخصص يستخدم لتحقيق الكفاءة في المنظمة. العيب الرئيسي هو أن التركيز الكامل على المجالات الوظيفية في المستوى الأدنى من التسلسل الهرمي يترك مسؤولية الأداء العام للمؤسسة على المستوى الأعلى.

يوضح الشكل 3.5 شكلاً وظيفيًا من أقسام المستشفى ، حيث تكون المجالات الوظيفية هي الخدمات الطبية والخدمات غير الطبية والتمريض وخدمات الضيافة. يشرف رئيس الخدمات الطبية على الأطباء ومدير (خدمات المرضى الداخليين) ومدير (السجلات الطبية).

يتم الإبلاغ عن رئيس الخدمات غير الطبية من قبل مدير (الصيانة) ، مدير (خدمات العيادات الخارجية) ومدير (الفواتير والتأمين). جميع الممرضات يرفعن تقاريرهم إلى الرأس (التمريض). رئيس خدمات الضيافة لديه مدير (الأغذية والمشروبات) ومدير (التدبير المنزلي) التابع له.

اكتب رقم 2. قسم المنتج :

قد تجد أي منظمة تعمل في تصنيع العديد من المنتجات أن القسم الوظيفي بطيئًا جدًا في الاستجابة لتغيرات السوق لمختلف المنتجات. قسم المنتج كما هو مبين في الشكل 3.6 هو أكثر ملاءمة لهذه المنظمات.

على سبيل المثال ، نائب الرئيس (الصابون) ، نائب الرئيس (المنظفات) ، ونائب الرئيس (مستحضرات التجميل) جميعهم يقدمون تقارير إلى رئيس المنظمة. كل واحد من هؤلاء نواب الرئيس لديهم GMs مع المسؤوليات الوظيفية ، على سبيل المثال ، التسويق والتصنيع وإدارة سلسلة التوريد لمنتجاتهم.

تتمثل الميزة الرئيسية لهذا النوع من الأقسام في أن المدراء المسؤولين عن منتجاتهم يحصلون على فرصة لإدارة جميع الجوانب والمجالات الوظيفية بشكل إجمالي. في وقت لاحق ، يصبح من الأسهل بالنسبة لهم ارتداء دور الرئيس التنظيمي ، حيث لديهم خبرة في إدارة كيانات كاملة بدلاً من مجال وظيفي فقط. من العيوب الرئيسية لهذا النوع من الأقسام هو ازدواجية الموارد في أقسام المنتجات المختلفة.

النوع # 3. القسم الجغرافي :

التقسيم الجغرافي هو تجميع المنظمة وفقًا للمناطق الإقليمية ، على المستوى الوطني أو الدولي. هذا النوع من الإدارات مناسب للمؤسسات العاملة في مختلف الأسواق المنتشرة جغرافيا.

يوضح الشكل 3.7 القسم الجغرافي الذي يتم فيه الإبلاغ عن المبيعات (GM) من قِبل المديرين الإقليميين للمناطق الأربعة التي يتم فيها فصل الهند ، أي الشمال والجنوب والشرق والغرب. يتم الإبلاغ عن المديرين الإقليميين بدورهم من قبل المديرين الذين يغطيون مختلف الولايات.

يوضح الشكل 3.8 الهيكل التنظيمي لوحدة القطاع العام Navratna (PSU) - NTPC. تجدر الإشارة إلى أن الجزء العلوي من الهيكل منظم كإدارة وظيفية مع وظائف مثل الموارد البشرية والمالية والمشاريع ، إلخ ، في حين أن الجزء السفلي مقسم إلى أقسام حسب المناطق الجغرافية مثل

المنطقة الشمالية (NR) ، والمنطقة الجنوبية (SR) ، ومنطقة العاصمة الوطنية (NCR) ، وما إلى ذلك. يتم إبلاغ المدير التنفيذي (SR) من قبل جنرال موتورز في المصانع الثلاثة في راماغندام ، سيمهادري ، وكايامكولام.

تتمثل الميزة الرئيسية للإدارة الجغرافية في أنه يمكن للمديرين التركيز على المتطلبات الفريدة لمنطقتهم. ولكن التحدي يكمن في قيام الإدارة العليا بتنسيق ومراقبة المديرين في المناطق المشتتة جغرافيا.

النوع رقم 4. قسم العملاء :

ينصب التركيز في قسم العملاء ، كما يوحي الاسم ، على العميل. هنا ، يتم تعيين أنواع مختلفة من العملاء لخدمة المديرين. على سبيل المثال ، كما هو مبين في الشكل 3.9 ، تهتم جنرال موتورز بحسابات العملاء المؤسسية (هذه هي الشركات التي تقدم طلبيات كبيرة) ، وهناك جنرال موتورز آخر مسؤول عن مبيعات المستهلكين (العملاء الأفراد) ، والجنرال موتورز الثالث هو في المبيعات الحكومية والرابع خدمات جنرال موتورز حسابات العملاء في الخارج.

أكبر ميزة لهذه الإدارة هي أن المديرين قادرون على تلبية احتياجات عملائهم على وجه السرعة ووفقًا لمتطلباتهم الفريدة ، مع بناء علاقات طويلة الأمد معهم. ومع ذلك ، فإن العيب في الاستخدام أو ازدواجية الموارد لأنواع مختلفة من أقسام العملاء.

النوع # 5. قسم العملية أو المعدات :

توجد إدارة العمليات أو المعدات في مؤسسات التصنيع التي يتم فيها فصل أجزاء من عملية الإنتاج لتحسين الكفاءة في النظام. كما هو مبين في الشكل 3.10 ، تم الإبلاغ عن رأس المصنع من قبل المدير العام المساعد (AGMs) لمتجر الآلات ، مسبك ، خط التجميع النهائي ، تجميع المحرك ، ورشة الطلاء. يمكن إجراء هذا النوع من الأقسام على أساس أنواع المعدات أيضًا. على سبيل المثال ، اللحام ، الحفر ، المخرطة ، إلخ.

مثل هذا القسم مفيد بشكل خاص عندما يكون تنوع المنتجات المصنعة في المصنع كبيرًا جدًا. ومع ذلك ، عندما يكون تنوع المنتجات المنتجة أقل نسبيًا ويمكن تجميع المنتجات في متطلبات وتسلسلات معالجة مماثلة ، فسيصبح هذا القسم أقل فائدة. تم العثور على خلايا التصنيع (استنادًا إلى تخطيط خلوي) تحتوي على أجهزة مختلفة منظمة في تسلسل معالجة مجموعة المنتجات لتكون أكثر كفاءة في هذا السيناريو.

النوع # 6. مشروع أو إدارة المصفوفة :

إدارة المشروع أو المصفوفة هي شكل من أشكال الإدارات المختلطة التي يتم فيها ضم أي نوعين من الإدارات لتلبية المتطلبات الفريدة. على سبيل المثال ، يمكن ربط القسم الوظيفي بقسم المنتج بطريقة كما هو موضح في الشكل 3.11 حيث يتم تعيين موظفين من مختلف المجالات الوظيفية مثل الهندسة الميكانيكية ، الهندسة الكهربائية ، الهندسة المدنية ، إلخ (لمشاريع تطوير المنتجات الجديدة).

يتم تعيين الموظفين إما في المشاريع على أساس التفرغ أو العمل بدوام جزئي اعتمادًا على مدى مشاركتهم / متطلباتهم في المشاريع. خلال فترة مشاركتهم في المشاريع ، يكون لدى هؤلاء الموظفين تقارير مزدوجة - إلى رئيسهم الوظيفي ورئيس المشروع.

يمكن أن يختلف مدى السلطة المخولة لرئيس المشروع عن هؤلاء الموظفين المعينين من الإدارات الوظيفية على أساس كل حالة على حدة. بعد انتهاء المشروع ، يتم إرسال هؤلاء الموظفين إلى أقسامهم لأداء واجباتهم الروتينية.

تتمثل الميزة الرئيسية لهذه الإدارة في تجمع الأشخاص ذوي الخبرة المتنوعة في فريق المشروع لتسهيل سبب المشروع في إطار زمني محدد. العيب هو صعوبة في آليات التحكم وتقييم الأداء بسبب الإبلاغ المزدوج لهؤلاء الموظفين.

النوع # 7. هياكل الفريق :

في المنظمات المعاصرة ، أصبحت الفرق الرسمية وغير الرسمية شائعة. لعبت ظاهرة دوائر الجودة ودوائر TPM (الصيانة الإنتاجية الشاملة) دورًا أساسيًا في إنشاء فرق تطوعية غير رسمية من العمال في المنظمات خلال الثمانينيات والتسعينيات. تشكلت هذه الفرق طواعية من قبل العمال لإيجاد حلول عملية للمشاكل التي تواجهها في مجالات / آليات عملهم أو لإيجاد طرق أفضل للقيام بالأشياء.

الهندسة المتزامنة:

إنه أسلوب تصميم المنتج الذي يضم فيه فريق التصميم موظفين من قسم التسويق (لتحديد متطلبات العملاء) ، قسم الهندسة (للنظر في جدوى التصميم) ، قسم الإنتاج (لاقتراح ما إذا كانت هناك إمكانية إنتاج للتصميم قسم المواد (لإعطاء مدخلات حول توفر المواد وفقًا لمواصفات التصميم) ، وقسم الشؤون المالية (لاقتراح الجدوى المالية للتصميم) بالإضافة إلى قسم التصميم. وبالتالي ، فإن الهندسة المتزامنة تتضمن بنية الفريق.

يتعارض هذا النهج بشكل جذري مع النهج الكلاسيكي لتصميم المنتج الذي تتم فيه عملية التصميم على مراحل تنتقل من قسم إلى آخر. وبالتالي ، توفر فرق الهندسة المتزامنة بين الإدارات الكثير من الوقت والجهد على عكس النهج المتسلسل الذي تؤدي فيه ردود الفعل بين الأقسام ، مما يؤدي أحيانًا إلى رفض التصميمات المقترحة في مراحل لاحقة ، إلى إهدار الكثير من الوقت والجهد.

اكتب # 8. هياكل الشبكة :

تعد هياكل الشبكات ظاهرة جديدة نسبيًا حيث بدأت المؤسسات في إجراء تحالفات وتعاون مع مورديها ، وهو ما يتجاوز العلاقات التقليدية بين الموردين والمصنعين. كانت الثقة والثقة اللذين أبدتهما المؤسسات في التعامل مع بائعيها كشركاء مقربين هي السمة المميزة في الآونة الأخيرة. الاستعانة بمصادر خارجية ليست سوى لبنة واحدة من هذه الظاهرة الجذرية.

من خلال Scorpio SUV ، قامت Mahindra & Mahindra (M&M) بخرق القاعدة غير المعلنة التي تقول إن على صانعي السيارات تصميم سياراتهم وهندستها واختبارها أثناء إنفاق مئات الملايين من الدولارات في هذه العملية.

على طول الطريق ، يمكنهم تقسيم العقود مع الموردين الذين سيبنون المكونات اللازمة لهم. وبدلاً من ذلك ، جرب ماهيندرا شيئًا ما كان الموردون يقترحونه لسنوات. قامت الشركة ببناء سيارة جديدة بمشاركة 100٪ تقريبًا من المفهوم إلى الواقع مقابل 120 مليون دولار ، بما في ذلك إدخال تحسينات على المصنع.

تضم Mahindra Scorpio SUV الجديدة جميع أنظمتها الرئيسية المصممة مباشرة من قبل الموردين مع المدخلات الوحيدة من Mahindra هي مواصفات الأداء وتكلفة البرنامج. تم تصميم النظم وهندستها من قبل الموردين ، وكذلك كان الاختبار ، والتحقق من الصحة ، واختيار المواد. تم اختيار مواقع المصادر والهندسة من قبل الموردين.

تحاول شركة Tata تقديم بُعد جديد لهيكل الشبكة من خلال مشروع سيارة Nano الطموح. بالنظر إلى البعد الاجتماعي والاقتصادي في تصنيع السيارة ، تنظر الشركة في وحدات الأقمار الصناعية الصغيرة ، مع نقاط التعادل منخفضة للغاية ، حيث سيتم تجميع السيارات وبيعها وصيانتها.

تخطط Tata's لتشجيع رواد الأعمال المحليين على الاستثمار في هذه الوحدات ، وتدريب هؤلاء المقاولين على تجميع المكونات التي تم طرحها بالكامل أو شبه المغلفة التي سترسلها Tata. سوف يقوم هؤلاء رواد الأعمال أيضًا ببيع المركبات المجمعة وترتيب خدماتهم. سوف يحل هذا النهج محل الوكيل ، وبالتالي ، هامش البائع ، مع عملية بيع بالتجزئة مجمعة يتم دمجها مع مرافق خدمة منخفضة التكلفة للغاية.

النوع # 9. منظمة بلا حدود :

أحدثت التقنيات الرائدة القائمة على الويب هياكل تنظيمية جديدة جذريًا تدعى Virtual / لا حدود لها. مثال نموذجي هو "Wikipedia" (www (dot) wikipedia (dot) org) ، التي أصبحت أكبر موسوعة على الإنترنت في العالم في غضون فترة زمنية قصيرة بعد إطلاقها في 15 يناير 2001.

سمحت تقنية Wiki بتحديث محتوى ويكيبيديا من قبل أي شخص في جميع أنحاء العالم في أي وقت. تمت إضافة المحتوى بالكامل من قبل المتطوعين ، الذين يعملون أيضًا كمراقبين ويقومون على الفور بإزالة أي اختلافات في الصفحات التي تهمهم في ويكيبيديا.

تحتوي ويكيبيديا على محتوى حول أي موضوع تقريبًا وأصبحت المصدر الأكثر شعبية للمعلومات الجاهزة للاستخدام. تمت كتابة ويكيبيديا بشكل تعاوني بواسطة متطوعين من جميع أنحاء العالم ؛ يمكن لأي شخص تحريره. منذ إنشائها في عام 2001 ، نمت ويكيبيديا بسرعة لتصبح واحدة من أكبر المواقع المرجعية ، حيث جذبت ما لا يقل عن 684 مليون زائر سنويًا بحلول عام 2008.

هناك أكثر من 75000 مشارك نشط يعملون على أكثر من 1000000 مقالة بأكثر من 260 لغة. اعتبارًا من ديسمبر 2008 ، يوجد 2،677،698 مقالة باللغة الإنجليزية. كل يوم ، يقوم مئات الآلاف من الزوار من جميع أنحاء العالم بإجراء عشرات الآلاف من التعديلات وإنشاء الآلاف من المقالات الجديدة لزيادة المعرفة التي تحتفظ بها موسوعة ويكيبيديا.

Wikimania هو مؤتمر لمستخدمي مشاريع الويكي التي تديرها مؤسسة ويكيميديا. يتم تنظيم Wikimania كل عام في موقع دولي جديد ، ويتم تنظيمه بواسطة متطوعين ، وهم من مستخدمي Wikipedia.

تضم معظم المؤسسات الكبيرة مجموعة من أنواع الأقسام. في الهيكل التنظيمي لبنك الدولة في الهند المبين في الشكل 3.12 ، أصبحت الإدارات الوظيفية واضحة مع البنوك الوطنية ، والأعمال الريفية ، والشركات المتوسطة ، والخدمات المصرفية للشركات ، والخدمات المصرفية الدولية ، والأسواق العالمية ، والشركاء والشركات التابعة.

بموجب الوحدة الوظيفية المصرفية الوطنية ، تم عمل قسم العملاء مع وحدة الأعمال المصرفية الشخصية ، وحدة الأعمال الحكومية ، وحدة الأعمال التجارية الصغيرة والمتوسطة (SME) ، العمليات المصرفية ، التسويق المتقاطع.

كما تم القيام بالإدارة الجغرافية للأعمال المصرفية الوطنية والأعمال الريفية بشكل مشترك في شكل مكاتب رئيسية محلية (LHOs) ومكاتب إقليمية وفروع.


أنواع الإدارات - حسب الوظائف ، المنتج ، المناطق ، العميل ، العملية ، الوقت ، الأرقام ، وقناة التسويق

هناك طرق أساسية معينة لتقسيم المسؤوليات داخل الهيكل التنظيمي.

هم انهم:

(1) حسب الوظائف ،

(2) حسب المنتج أو الخدمة ،

(3) حسب المناطق ،

(4) من قبل العملاء ،

(5) عن طريق العملية ،

(6) بمرور الوقت ،

(7) بالأرقام و

(8) عن طريق قناة التسويق.

1. الأساس الوظيفي :

هذه طريقة شائعة جدًا للإدارة. تشير طريقة الإدارة هذه إلى تجميع أنشطة المؤسسة في أقسام وظيفية رئيسية مثل الإنتاج والمبيعات والمشتريات والحسابات والموظفين وما إلى ذلك.

يرأس كل قسم مسؤول تنفيذي يكون مسؤولاً مباشرة أمام الجهاز التنفيذي الأعلى. وفقًا لجورج ر. تيري ، "تعد الوظائف أو الأنشطة هي المحور الذي يقوم حوله المسؤولون التنفيذيون الفعالون بتطوير منظمة فعالة وفعالة".

2. قسم حسب المنتج أو الخدمات :

يناسب هذا النوع المنظمة التي تصنع منتجات متعددة. بموجب هذا ، لكل منتج رئيسي تم تصنيعه ، يتم إنشاء قسم منفصل ، وكل قسم مسؤول عن المدير. على سبيل المثال ، قد يكون لشركة كهرباء أقسام مختلفة تتعامل مع المصابيح الكهربائية ، وأنابيب الفلورسنت ، والأجهزة الكهربائية المنزلية ، إلخ.

قد يكون كل قسم من أقسام المنتج مسؤولاً عن الإنتاج والمبيعات مثل التمويل والموظفين والمحاسبة والعلاقات العامة وما إلى ذلك. يُعرف القسم حسب المنتج أيضًا باسم قسم المنتجات متعدد الوظائف لأن كل قسم يتولى جميع الوظائف المتعلقة به.

نوع مجتمعة:

اعتمدت بعض اهتمامات العمل ، من أجل تأمين مزايا كل من القسم الوظيفي وقسم المنتج ، نمطًا مركبًا للإدارة ، أي مجموعة من الأقسام الوظيفية وإدارة المنتجات. بموجب هذه الطريقة ، قد يتم وضع بعض المهام مثل المالية والموظفين والعلاقات العامة المتعلقة بجميع الإدارات في أقسام منفصلة ويمكن تنفيذ المهام المتبقية تحت إدارات المنتج المعنية.

من خلال تبني نوع القسم المختلط ، يمكن أن يتمتع شاغل العمل بمزايا كل من القسم الوظيفي وقسم المنتج. ومع ذلك ، هناك حاجة إلى التمييز بوضوح بين الخط والسلطة الوظيفية.

3. الإدارة حسب المناطق أو الأقاليم :

يمكن أن تسمى الإدارة حسب المناطق أيضًا الإدارات حسب المناطق أو المناطق. قد تكون هذه الطريقة مناسبة للمؤسسات التي تشتت أنشطتها على نطاق واسع. يمكن تجميع الأنشطة حسب المنطقة وتخصيصها للمديرين التنفيذيين المسؤولين عن المناطق المعنية. على سبيل المثال ، يمكن تنظيم أنشطة المبيعات لمؤسسة ما. وذلك لأن التكيف مع المواقف المحلية واحتياجات العملاء ، خاصة في منطقة معينة ، أسهل في ظل هذا النوع من الأقسام.

يمكن لمدير المبيعات تعيين السكان المحليين كبائعين. سيكون هؤلاء البائعون على دراية طبيعية باللغة المحلية وتفضيل المستهلكين. علاوة على ذلك ، لن يكون هناك حاجز الاتصالات.

4. قسم العملاء :

يمكن تقسيم المؤسسة إلى عدد من الإدارات على أساس العملاء الذين تخدمهم. على سبيل المثال ، يجوز للبنك التجاري أن يقسم قسم القروض الخاص به إلى عدد من الإدارات ، كل منها متخصص في تقديم القروض للتجار ، الصناعيين ، المهنيين ، الزراعيين ، وما إلى ذلك. وبالمثل ، يمكن تقسيم قسم المبيعات الذي يهم أحد رجال الأعمال على أساس العملاء.

5. عملية إدارة الحكمة :

في طريقة الإدارة هذه ، يتم تنظيم المؤسسة على أساس العمليات المشاركة في تصنيع المنتج. على سبيل المثال ، قد يكون للاهتمامات المتعلقة بإنتاج النفط أقسام منفصلة للسحق والتكرير والتشطيب. وبالمثل ، قد يكون لمصنع النسيج القطني أقسام منفصلة للغزل والغزل والنسيج والصباغة والطباعة والتعبئة والمبيعات.

6. قسم حسب الوقت :

هذه الطريقة هي واحدة من أقدم أشكال الإدارات وتستخدم في المستويات الأدنى للإدارة. أنها تنطوي على تجميع الأنشطة على أساس وقت أدائها. على سبيل المثال ، يعد استخدام التحولات أمرًا شائعًا في العديد من اهتمامات التصنيع ، وللعناية بالعمل المتعلق بكل نوبة عمل ، يمكن إنشاء قسم منفصل. بشكل عام ، يوجد هذا النوع من الأقسام في وظيفة الإنتاج الخاصة بالمؤسسة.

يمكن تطبيق أساس الإدارة هذا بشكل مفيد من قبل الشركات التي لا تستطيع التعامل مع حجم العمل خلال ساعات العمل العادية. لكن عيب هذا النظام هو أن هناك مشكلة التنسيق بين العمال من مختلف التحولات.

7. الإدارات بالأرقام :

في حالة الإدارات بالأرقام ، يتم تقسيم الأشخاص الذين سيؤدون نفس المهام إلى مجموعات صغيرة ، ثم يتم وضع كل مجموعة تحت سيطرة المشرف أو الضابط. على سبيل المثال ، في الجيش ، يتم تجميع القوات في فرق وكتائب وألوية وفوج على أساس عدد الرجال المحدد لكل وحدة. في العالم الصناعي ، لا يتم استخدام طريقة التقسيم هذه.

8. الإدارات حسب قنوات التسويق :

بموجب هذا النظام ، تتم الإدارة على أساس قنوات التسويق التي تستخدمها المؤسسة. إنه أحد الأشكال الجديدة للإدارة. يشبه هذا النموذج قسم العملاء ، لكن أساسه هو قنوات التسويق. نمت هذه الطريقة في الإدارات أهمية حيث أصبحت الشركات أكثر توجهاً نحو السوق.

وهكذا ، نرى ، هناك عدد كبير من الطرق البديلة للإدارة. جميع الأساليب تمتلك مزايا وعيوب معينة. لاختيار أي طريقة ، يجب أن تأخذ الإدارة في الاعتبار عوامل مثل طبيعة المؤسسة ، وطبيعة تكنولوجيا المنتج المستخدمة ، والأشخاص المعنيين وما إلى ذلك ، ويجب أن توازن بين مزايا وجود طريقة للإدارة مقابل عيوب طريقة أخرى.

وفقًا لكونتز وأودونيل ، "تنطوي عملية الاختيار على النظر في المزايا النسبية لكل نوع في كل مستوى في الهيكل التنظيمي. في جميع الحالات ، يتعلق السؤال الأساسي بنوع البيئة التي يرغب المدير في تصميمها والوضع الذي يواجهه ".


أنواع الإدارات - 11 طرق يمكن بها إجراء الإدارات: حسب الوظائف ، العملية ، المنتجات ، الإقليم ، الأرقام ، اللجان وعدد قليل آخر

تتمثل الخطوة الأولى في تصميم الهيكل التنظيمي في تقسيم العمل بأكمله إلى عدد من الوظائف لضمان عدم ترك أي نشاط مهم. والخطوة التالية هي الجمع بين الوظائف المتجانسة في مجموعات وتحديد علاقتها مع بعضها البعض. تُعرف هذه العملية باسم الإدارات وتتضمن قرارًا من الرئيس التنفيذي بشأن التقسيم المنطقي للعمل الذي يتعين القيام به ويؤدي إلى إنشاء عدد من الوحدات القابلة للإدارة.

This facilitates horizontal expansion of the organization. Having marked off such logical units, the CEO then will assign each of these units to a competent individual to secure intended results. Such individuals are generally specialists by qualifications and experience, in the particular activity, and after appointment, they may be allowed to continue to specialize in that activity still further. Thus, the organization is able to enjoy advantages of specialization. Further, it enables top management to channelize its efforts to direct, co-ordinate, and control activities of all departments.

There are different ways in which departmentation may be carried out:

(1) Departmentation by Functions:

Under this, the grouping of activities is done on the basis of functional specialization, for example, in a manufacturing concern; there may be such departments as –

Production – Manufacturing, fabrication, assembly, tooling, purchasing, scheduling, production control, material control, quality control.

Sales – Selling, advertisement, sales promotion, training.

Finance – Fund control, credit and collections, accounting.

Operations – Engineering, maintenance.

Gradually, new departments of quality control, industrial engineering, market research, maintenance, purchasing, secretarial etc., have also come up.

(2) Departmentation by Process:

This is suitable only for organizations whose manufacturing activity consists of clearly marked out processes eg, a textile mill has spinning, weaving, dyeing, bleaching, printing, and packaging departments, each based on a separate process. Similarly, an engineering company or a petro-chemical unit may have such process departmentation.

(3) Departmentation by Products:

This is suitable for an organization, manufacturing a number of important products, for example, toilet soaps, detergents, hydrogenated oil and cattle feed. This method has a distinct advantage that personal skills and specialized knowledge of product, manager can fully utilize.

(4) Departmentation by Territory/Location:

This is necessary particularly when the activities are spread over a large area. This reduces the volume of work and makes it manageable for the individual manager. It also allows him specialize in the peculiar problems of his region.

(5) Customer Departmentation:

This is necessary when a manufacturer wants to sell to both the wholesalers and industrial buyers and wants to cater to the needs of both.

This is also useful for grouping the sales activity by those who cater to classes of customers having different needs.

(6) Equipment Departmentation:

Here the purpose of grouping activities on such a basis is to achieve certain economic advantages. For instance, in electrolytic process, we require economic utilization of small units of those apparatus and also heavy specialized capital.

(7) Departmentation by Numbers or by Time:

A number of persons pursuing a set of activities may be a basis of departmentation. In this pattern, the department (a number of persons formed in a group) is assigned a task and it reports to the manager to whom it is responsible for fulfillment of the task. eg a gang in Railway Electricity Boards etc.

All allied methods of grouping, by time, have a limited applicability. It often goes with the preceding method, so that a group working for a definite period makes the joint criterion of departmentation eg, shift in factory work.

(8) Departmentation by Committees:

In many organizations, committees are often placed in charge of functions and play role of departments. This method is seen in operation in academic, professional and research institutions.

(9) Matrix or Grid Method of Departmentation:

Matrix or Grid structure is a mosaic of task and functions. In a sizeable programme or project, the task often is formidable, yet temporary, as all programmes must be completed on time. In this matter, opposing and execting demands on the organization are met by an innovation known as Matrix or Grid structure. Departmentation is also of various types, depending on the level of management.

(10) Primary Departmentation:

It is immediately below the general executive officer. At this level, the claims of functional basis of departmentation are strong.

(11) Intermediate Departmentation:

Ultimate departmentation is departmentation at the lowest level of the organization structure. Making of the departmentation is always necessary to make the organization flexible.

The basic purpose of departmentation is to make the size of each departmental unit manageable, and to secure advantages of specialization for the organization. Whatever the basis of departmentation adopted, there may be all sorts of pressures to increase number of departments in course of time. This, however, will have advance effects on efficiency of the organization. Top management must, therefore, have some criteria for guidance as to how far to go in this direction and where to stop.

Some suggested criteria for grouping of activities are:

أنا. Specialization;

ثانيا. Co-ordination;

ثالثا. Control;

د. Adequate Attention to Important Work;

v. Cost Consideration; و

السادس. Human Considerations.


Types of Departmentation – On the Basis of Functions, Product, Regions, Process, Customers and Matrix (With Merits and Demerits)

There can be many methods of Departmentation. Every enterprise chooses the appropriate basis or method depending upon its objectives, size, etc.

I. On the Basis of Functions.

II. On the Basis of Product or Services.

III. On the Basis of Regions.

IV. On the Basis of Process.

V. On the Basis of Customers.

VI. On the Basis of Matrix.

I. On the Basis of Functions :

This is the simplest and the most prevalent basis for Functional Departmentation. Under this all the functions of similar nature are divided in different units which are called departments. For example- the functions of a manufacturing concern can be divided into production department, marketing department, financial department and personnel department.

Again, sub-departments can be established in each department. For example in the marketing department three sub-departments of sales, advertisement and market research can be established. The officers of the sub-departments are answerable to the head of the department and the head of the department is answerable to the general manager.

Departmentation on the basis of functions is shown in the following diagram:

التقييم :

For the evaluation of Departmentation on the basis of functions, it is important to know its merits and demerits which are as under:

مزايا :

(i) It is based on the principle of specialisation.

(ii) It establishes coordination on the departmental level.

(iii) It makes it possible to utilise the human and other resources effectively.

(iv) It makes effective control possible.

(v) It is simple and economical.

(vi) It is flexible and changes can be made according to the needs.

(vii) The principle of 'the unity of Command is well implemented.

العيوب :

(i) Employees happen to be expert in one function and it makes promotion difficult.

(ii) The weakness of one department affects the other departments.

(iii) All the departments function according to their sweet will making inter-departmental coordination difficult.

(iv) This system is a hurdle in the way of the complete development of the employees.

II. On the Basis of Product or Services:

If in a business enterprise many types of goods are manufactured, Departmentation is done on the basis of product instead of function. If it is not so, there is a constant fear that the production of some things and their marketing will consume much time while some other things will get only a little attention. Consequently, some products will be sold in greater number while the others will find little market.

To avoid such a situation all the functions of the enterprise are divided on the basis of product and distributed among different departments. The head of the department looks after all the functions connected with that product that is, purchase, sale, advertisement, production, financial, etc. All these functions are performed separately by different departments.

This process has been made clear in the following diagram:

التقييم :

Departmentation on the basis of products have the following merits and demerits:

مزايا :

(i) It is possible to give equal importance to every product.

(ii) Information about the profit and loss from every product is available.

(iii) Because for every new product a separate department can be opened, it is easy to expand the concern.

(iv) All the departments are independent units and, therefore, the weakness of one department does not affect the other.

(v) This system makes possible the complete development of the managers.

(vi) The managers get full opportunity to display their ability or competence.

(vii) The competition among all the product departments and their managers bring profitable results for the concern.

(viii) The benefits of specialisation become available.

العيوب :

(i) It increases expenses because of duplicity of functions in the product departments.

(ii) Resources are misused.

(iii) This system is suitable for the big concerns.

(iv) There is a difficulty in exercising control at the top hierarchy.

III. On the Basis of Regions :

Departmentation is done on the basis of regions when the customers of some business concerns are not confined to local regions but are spread over a larger region. The chief reasons for such Departmentation is intended to keep in mind the tastes and difficulties of the customers which happen to differ from region to region. If the business of a concern is spread all over the country, the business may be divided into four regions or zones instead of controlling the business from a single place.

For example- the division can be like North Zone, South Zone, East Zone, and West Zone. Each zone is in itself a complete business unit and for which a separate zonal manager is appointed. The zonal managers remain in touch with their customers and understand their problems. They can easily solve them.

Under each zone Departmentation can be done on the basis of either functions or products which have been made clear in the following diagram:

التقييم :

The merits and demerits of Departmentation on the basis of regions are as under:

مزايا :

(i) Because of the direct contact with the customers their problems can be easily understood and solved.

(ii) Local competition can be easily faced.

(iii) Effective regional control is possible.

(iv) Such an organisation has the benefit of local factors- like the raw material, labour, market, etc.

(v) Information about the local profit and loss position makes more investment possible in the profit yielding region.

(vi) The competition to show good profits among the regional managers benefit the concern.

العيوب :

(i) Some functions which can be handled more economically at the central level become expensive at the regional level.

(ii) Policies cannot be implemented effectively because of the distance between the planners and the implementers.

(iii) More managerial employees are required which increases expenses.

(iv) Control becomes difficult because of the distance between the head office and the regional offices.

IV. On the Basis of Process :

This method of Departmentation is profitable for those industrial concerns whose products have to pass through various processes. For example- in a cloth manufacturing concern Spinning, Weaving, Dyeing and Printing and Packing departments can be set up. In all the departments different machines are used to go through different processes which are run by specially qualified persons.

Departmentation on the basis of process has been shown in the following diagram:

التقييم :

Departmentation on the basis of process has the following merits and demerits:

مزايا :

(i) Human resource can be effectively utilised.

(ii) Expert employees can be appointed.

(iii) If the cost of production in a particular department is excessive, it can be closed down, and the same product can be purchased from the market.

(iv) If the cost of production in a particular department is very little, the department can be expanded and the manufactured product can be sold in the market to earn more profits.

العيوب :

(i) In this method of Departmentation all the departments depend on one another. Hence, on the closure of one department the other departments close down automatically.

(ii) If a particular department produces an inferior product, the quality of the product in other department too goes inferior.

V. On the Basis of Customers :

This method of Departmentation is adopted in those business concerns that have to deal with various types of customers. For example- if a business concern has wholesale trade, retail trade and export trade, it can have three different departments for this purpose to look after all the three different types of customers as has been shown in the following diagram –

التقييم :

Departmentation on the basis of customers has the following merits and demerits:

مزايا :

(i) All the customers can be easily satisfied.

(ii) All the problems of the customers can be quickly solved because of the direct contact with all the different types of customers.

العيوب :

(i) Expenses are increased in spite of the difference in the size of departments because the facilities provided (in the form of managers and other employees) happen to be the same.

(ii) Because of the different types of customers the number of products manufactured increases for which the department of production has to face a difficulty.

(iii) Coordination is difficult.

VI. On the Basis of Matrix :

This method of Departmentation is useful for those business concerns whose functions go on changing frequently. For example- an Engineering Company daily gets orders to manufacture new machinery. Similarly, a Construction Company gets contracts for building big buildings, roads, bridges, etc. In such concerns no single method or base of Departmentation is helpful and two and more than two methods are used simultaneously. Therefore, it is known by the names of combined, grid, etc.

Under this method both the methods – on the basis of functions and on the basis of products – are used in a combined manner. First of all the activities of a company are divided on the basis of functions and departments are established which happen to be the permanent departments of the organisation. For example- the purchase department, manufacturing department, finance department, research and development department, etc.

For all these departments permanent heads of the department are appointed who have the final authority regarding their departments. After the establishment of these permanent departments, the Departmentation on the basis of project or product is done the moment the concern gets an order.

This has been shown in the following diagram:

When the company gets a particular work a team comprising of officers from different functional departments is established under the leadership of Project Manager. For example- when the company gets an X project a separate manager is appointed for it and he is provided with a purchase officer, manufacturing officer, finance officer, and research and development officer as his helpers.

The manager concerned is responsible for the whole project and the moment the work of X project is completed, the Departmentation done on the basis of project will come to an end. Similarly, the work of Y and Z project will go on. Those officers who are provided as helpers to the project manager go back to their respective departments after the completion of their project.

The authority of the project manager over the members of his team is temporary as has been indicated in the diagram with the help of the dotted line. The managers of the functional departments have the orders of the General Manager to fully cooperate with the project managers. The Project Manager is an expert in all the activities connected with the project and, therefore, looks after all the aspects of the project, while, on the other hand, departmental managers are expert only in one particular work.

التقييم :

Departmentation on the basis of matrix has the following merits and demerits:

Merit s:

(1) Plenty of Specialists:

Under this method of Departmentation specialists become available in plenty. For example- heads of various departments created on the basis of functions are experts in their field. Project managers are experts in all the aspects of the projects. The officers have the full knowledge of their particular work. In this way the opinions of the experts can be fully exploited for profit.

(2) Flexibility:

General Manager of the concern can easily make changes in it according to the business opportunities. It means that in case of more projects, more projects managers can be appointed and in case of a few projects, the project managers can be shifted back to the routine functions of the concern.

(3) More Possibility of Expansion:

Departmentation on the basis of matrix increases the possibility of the expansion of the concern because the managers can establish separate departments in respect of each project.

(4) Economy in Costs:

On each project the number of people appointed happens to be according to the need and the remaining persons are put on the routine functions of the concern. In this way economy in costs is affected by making the optimum utilisation of human resources.

العيوب :

(1) Violation of the Principle of Unity of Command:

The principle of the unity of command is violated in such an organisation. The officers receive orders both from departmental managers and project managers. They have to carry out the orders of more than one manager which reduces their efficiency.

(2) Conflicts between Departmental Managers and Project Managers:

The aims and priorities of both the types of managers are different. The project managers desire that whenever they need some services, the departmental managers should immediately make them available. On the other hand, the departmental managers wish to maintain their time schedule in respect of every work, and that their services should be regularly utilised.

(3) Problem of Communication:

The members of the project team do not know whether they should consult the project manager or the departmental manager. Such an ambiguous situation creates problem of communication.

(4) Lack of Responsibility:

In case of failure the project managers blame the departmental managers and the departmental managers shift the responsibility to the project managers.

After studying the merits and demerits of Departmentation on the basis of matrix, we can conclude that this method is useful for the big business concerns who undertake the manufacture of machines or construction work. These days, however, this method is also employed in other business concerns.

Factors to be Considered in Departmentation :

While laying down the organisational structure on the basis of Departmentation the following facts should be taken into consideration:

(1) Specialisation:

Specialisation is the foundation of Departmentation and, therefore, whatever may be the method of Departmentation it must have a place for specialisation.

(2) Coordination:

A department should have the functions of the same nature so that coordination remains intact. Unnecessary and opposing functions should be excluded.

(3) Control:

That method of Departmentation happens to be good which can ensure control. Such a system should be established as can ensure the control of one man's work by another person.

(4) Significance of Activities:

Departmentation should be done in a manner so as to ensure more attention to the more significant activities. For example- if the advertisement happens to be a significant activity, it should be kept separate from the marketing department so that special attention can be given to it.

(5) Facilities Available:

While going through the process of Departmentation the facilities available in the concern should be kept in mind – facilities like the competence of persons, informal relations in the organisation, etc.

(6) Economy:

The number of departments in a business organisation increases administrative expenses. Therefore, it should be thoroughly considered as to how many departments are needed in a concern so that unnecessary expenses are avoided. For example- by not having a separate accounts department, it can be combined with the finance department and economy can be affected.

(7) To See the Competitors:

During the process of Departmentation care should be taken to know about the basis of Departmentation in the other business concerns having the same business (like yours). If that basis appears appropriate it should be adopted.

Thus, we find that Departmentation is not an easy job. Many factors have to be studied deeply to complete this process. Only after such a deep study the decision taken can prove to be useful.

“Departmentation is a process of dividing the large monoliths functional organization into smaller and flexible administrative units.” – Koontz and O'Donnel.


 

ترك تعليقك