أهمية التخطيط في الإدارة

كل ما تحتاج لمعرفته حول أهمية التخطيط. التخطيط وظيفة مهمة وأساسية للإدارة.

الإجراء المنظم ممكن من خلال التخطيط. يوضح التخطيط الطريقة التي يتم من خلالها تحقيق الأهداف ويتوقع الأنشطة قبل ذلك بوقت طويل ، أي أن التخطيط يجب أن يتم قبل القيام به.

وفقًا لجورج ر. تيري ، "يعد التخطيط أساسيًا لوظائف الإدارة الأساسية الأخرى التي تقوم بالتنظيم والتشغيل والتحكم. بدون الأنشطة التي يحددها التخطيط ، لن يكون هناك شيء للتنظيم ، لا يوجد أحد ليحرك ، وليس هناك حاجة للسيطرة. تؤكد وجهة النظر هذه على أهمية التخطيط في عملية الإدارة ".

تعرف على أهمية التخطيط في مجال المشاريع التجارية والتنظيم والإدارة.


أهمية وأهمية التخطيط في الأعمال والتنظيم والإدارة

أهمية التخطيط - في مجال الإدارة

يمكن تسليط الضوء على أهمية التخطيط من خلال مناقشة الفوائد التي تجلبها ونوع المشاكل التي قد تندلع في غيابها. التخطيط له أسباب عديدة تدعم فائدته وأهميته في مجال الإدارة.

الأهمية # 1. تحديد الأهداف نهاية الأولويات :

يساعد التخطيط في تحديد الأهداف والأولويات للمديرين. يوصي Drucker (1954) في نظريته حول MBO بأنه يجب إعطاء كل مدير أهدافًا واضحة لتحقيقه. يؤدي التخطيط الاستراتيجي إلى تحديد أهداف استراتيجية ، والتي تتلخص في الأهداف التكتيكية وتتسرب أكثر للمساعدة في التخطيط التشغيلي. وبالتالي ، يساعد التخطيط في تحديد هذه الأهداف لجميع المديرين في المؤسسة ، وبالتالي ، على توجيه المديرين للتركيز على الأهداف المراد تحقيقها.

في سيناريو عملي ، تغمر المديرين بأنشطة مختلفة كل يوم. قد لا يكون من الممكن لهم تكريس اهتمام متساو لجميع هذه الأنشطة المفروضة عليهم. وهذا يقودهم إلى التفكير بعقلانية وتحديد الأولويات لهذه الأنشطة حسب ترتيب الأهمية أو "القيمة المضافة" المرتبطة بها في تحقيق الأهداف المحددة لها. قد يتم دفع بعض الأنشطة إلى أطر زمنية مستقبلية أو قد يتم تفويضها إلى المرؤوسين إذا تم اعتبارها ذات قيمة أقل بالإضافة إلى المدير المعني (وأهدافها).

الأهمية # 2. ثقة نهاية ثقة أصحاب المصلحة :

التخطيط يزيد بالفعل من المصداقية والثقة مع أصحاب المصلحة في المنظمة. أصحاب المصلحة هم أشخاص يتأثرون مباشرة بأنشطة المنظمة بما في ذلك المساهمون والموظفون والبائعون والعملاء / العملاء ، وما إلى ذلك. يحتاجون في كثير من الأحيان إلى إقناع المديرين بمزايا الإجراءات الهامة التي اتخذوها والتي قد تؤثر بشكل مباشر على أصحاب المصلحة.

يسهل دائمًا على المديرين أخذ أصحاب المصلحة في الثقة من خلال المشاركة في الخطط التفصيلية والرسمية التي وضعوها فيما يتعلق بمثل هذه الإجراءات المهمة المستقبلية. على سبيل المثال ، يقال إن Tata فشل في توصيل الخطط المجتمعية وإعادة التأهيل التي وضعوها للمزارعين النازحين في Singur (ولاية البنغال الغربية) لمنشأة سيارات Nano المخطط لها سابقًا (قبل أن يتم نقل موقعها إلى ساناند في غوجارات من قبل المزارعين المحرضين في سنجور).

أهمية # 3. بناء التوافق :

يساعد التخطيط في بناء إجماع داخل المنظمة من خلال توفير منصة مشتركة لتحديد الأهداف لجميع المديرين. ترتبط الأهداف ذات المستوى الأعلى كنهايات مباشرة بالأهداف ذات المستوى الأدنى كوسيلة لتحقيقها ، مما يؤدي إلى إنشاء سلسلة نهاية للوسائل أو تسلسل هرمي للأهداف. وهكذا ، يسعى الجميع بشكل مباشر أو غير مباشر لتحقيق الأهداف التنظيمية. التخطيط (وأهدافه) وبالتالي بمثابة مؤشر ترابط واحد (الغرض) ملزمة للمنظمة بأكملها.

الأهمية # 4. تحديد وإدارة التوقعات :

التخطيط مفيد أيضًا في إعداد وإدارة التوقعات بطريقة واقعية. إن الأهداف المحددة لكل مدير تُعلمها بتوقعات المنظمة منها. أثناء تحديد الأهداف ، ينبغي أيضًا مراعاة توقعات المدير من أجل خلق تآزر بين الأهداف / الأهداف التنظيمية (الإستراتيجية أو التكتيكية) وأهداف الفرد.

الأهمية # 5.تخصيص الموارد :

تخطيط النتائج في تخصيص الأمثل للموارد. يساعد التخطيط في تخصيص موارد محدودة مثل الموظفين والمواد والوقت بطريقة منظمة ومنتظمة في أنواع مختلفة من الأنشطة. في حالة عدم وجود تخطيط ، هناك احتمال متزايد لأن تصبح الكثير من الموارد مفرطة التخصيص بينما تظل الموارد الأخرى في وضع الخمول ، مما يؤدي إلى إهدار الموارد التنظيمية.

الأهمية # 6.إطار صنع القرار :

يوفر التخطيط إطارًا لاتخاذ القرارات. في أداء مختلف الأنشطة ، يتعين على المديرين في كثير من الأحيان اتخاذ القرارات. مثل هذه القرارات هي أسهل بكثير لاتخاذها وأقل عرضة للأخطاء إذا كان مدعوما بالتخطيط الجيد الذي تم القيام به في وقت سابق.

وبالتالي ، فإن خطة متطورة تم إنشاؤها في الماضي ترشد المدير في اتخاذ القرارات المناسبة في حالة حدوث مشاكل غير متوقعة واجهتها أثناء تنفيذ بعض الإجراءات. يساعد التخطيط صناع القرار من خلال توفير إرشادات وأهداف للقرارات المستقبلية. يمكن أن يساعد التخطيط في ضمان تنفيذ مجموعة متماسكة من الإجراءات التي تتوافق مع قيم وأولويات صانع القرار.

الأهمية # 7. التحديات الحالية والمشاكل المستقبلية :

يتطلب التخطيط من المدير التفكير في الأنشطة التي يتم التخطيط لها من أجل حل التحديات الحالية مع تجنب المشكلات المستقبلية. يساعد هذا النهج الاستباقي في التغلب ليس فقط على التحديات الحالية ولكنه يدفع أيضًا المديرين إلى معرفة العقبات المحتملة في المستقبل وطرق تجنبها.

أهمية التنسيق # 8 .:

التخطيط يحسن التنسيق بطريقة كبيرة. وفقًا لـ Drucker (1954) ، ينبغي أن تحدد الأهداف المحددة لكل مدير مخرجات الأداء المتوقع توليدها بواسطة الوحدة الإدارية الخاصة بالمدير ، وكيف يمكن لوحدته أن تساعد الوحدات الإدارية الأخرى في تحقيق أهدافها ، وأخيرا وليس آخرا ما هي المساعدة التي يمكن أن يتوقعها المدير من الوحدات الأخرى في تحقيق أهدافه الخاصة.

باختصار ، يجب أن يكون التركيز منذ البداية على العمل الجماعي ونتائج الفريق. وبالتالي ، فإن عملية التخطيط التي تبدأ من تحديد الأهداف تعمل على تحسين الصداقة الحميمة والشعور بالعمل الجماعي.

أهمية # 9.إدارة الوقت :

يساعد التخطيط في إدارة الوقت بفعالية على جزء من المديرين. ربما يكون الوقت أهم مورد للمديرين ، حيث يتم استهلاكهم بمعدل ثابت. وبالطبع سيكون الاستخدام الأمثل للوقت من قبل المديرين في أنشطة ذات قيمة مضافة هو الأكثر رغبة. لا يكون ذلك ممكنًا إلا عندما يخطط المديرون لأنشطة يومهم من خلال ترتيب تسلسل المهام مع أولويات أعلى مع دفع المهام ذات الأولوية المنخفضة إلى المرؤوسين أو الفترات الزمنية المستقبلية.

أهمية # 10.آليات التحكم :

أخيرًا وليس آخرًا ، يسهل التخطيط آليات التحكم. يساعد التخطيط المدير في ممارسة مزيد من التحكم في الموقف ، وتحديد الأهداف بشكل استباقي والنظر في حالات الطوارئ. يمكن أن يساعد التخطيط في تحديد الأهداف وإنشاء وسيلة لقياس النجاح.

تعمل حلقة التغذية المرتدة (شكل من أشكال آلية التحكم) كوسيلة لتقييم الأداء الفعلي مقابل الأداء المخطط لمنتج أو خدمة تنتجها المنظمة. يقال إن التخطيط والتحكم هما التوأم السيامي في الإدارة.


أهمية التخطيط - في المشاريع التجارية

1. رعاية النشاط المستقبلي:

يعتمد التخطيط على التنبؤ بالمستقبل. إلى جانب تقييم المستقبل ، فإنه ينص على حالات الطوارئ. وبالتالي فإن التنبؤ يقلل من عدم اليقين والمخاطر المترتبة على ذلك في الأعمال. حتى في حالة حدوث حالات عدم اليقين ، فإن الأعمال مهيأة تمامًا لمواجهة الاحتمالات بنجاح. بمعنى آخر ، مؤسسة تجارية محذرة.

2. التوجيه إلى الموظفين:

الأهداف المحددة في عملية التخطيط تساعد الموظفين على معرفة ما يفترض أن يحققوه ؛ من وقت ما؛ بأي ثمن وبأي عملية. وبالتالي فإن الوضوح في الأهداف من جانب الموظفين يلهمهم على المساهمة بشكل منتج في تحقيق الهدف. في حالة عدم وجود تخطيط واضح ، فإن الموظفين يهدرون وقتهم وطاقتهم على أنشطة غير منتجة في المؤسسة.

3. تسهيل السيطرة:

وظيفة التحكم تفترض وجود وظيفة التخطيط. لا يمكن أن يؤديها دون تخطيط. تمثل الأهداف الموضوعة في عملية التخطيط معايير الأداء التي تعد أساسية للتحكم في الوظيفة. وبالتالي ، فإن تقييم الأداء الذي يتم من خلال وظيفة التحكم يعمل على أساس الأهداف المحددة في إطار وظيفة التخطيط. وبالتالي وظيفة التخطيط هي البذور لوظيفة التحكم.

4. تسهيل التنسيق المشترك:

يتم تحديد أهداف وسياسات وبرامج مختلف الإدارات / الشعب / القطاعات في عملية التخطيط. يحدد كل جزء بدوره الأهداف التي يتعين تحقيقها من قبل كل فرد يعمل بهذا. عندما تسعى جميع الإدارات إلى تحقيق الأهداف المعنية في غضون الوقت المحدد ، يتم تحقيق الهدف العام للمشروع. وبالتالي ، تعمل الخطة كأساس للتكامل المنظم لمساهمة القطاعات المختلفة. خلاف ذلك وظيفة التنسيق لا يمكن أن يؤديها.

5. الاستخدام الفعال للموارد:

يتم تعريف كل فرد وقسم من خلال تحديد الهدف في عملية التخطيط ما يفترض تحقيقه في جدول زمني معين باستخدام الموارد في أمرها. وبالتالي ، لا يوجد مجال لإهدار الموارد في المنظمة يسير على طريق مخطط له بوضوح.

إلى جانب ذلك ، هناك الاستفادة المثلى من الموارد في هذا المجال. إن الأشكال المختلفة للخطة مثل السياسات والإجراءات والميزانيات والاستراتيجيات وما إلى ذلك تقلل من إهدار الموارد إلى الحد الأدنى. وبالتالي دون عملية التخطيط ، الاستخدام الفعال للموارد أمر غير وارد.

6. رعاية الإبداع:

التخطيط هو ممارسة فكرية. إنه ينطوي على توقع المستقبل ، وتحديد الأهداف ، واختيار أفضل مسار للعمل لتحقيق النتيجة المرجوة ، وما إلى ذلك. ويوفر فرصًا وفيرة للمخططين للتفكير خارج الصندوق وإعادة التفكير في الإجراء الحالي. وبالتالي كل نشاط في عملية التخطيط يتحدى المخططين.

نتيجة لذلك ، يتم تحديد إصدارات منتج جديد أو عملية محسّنة للمنتج الموجود أو فرص جديدة. يتم وضع الاستراتيجيات لمواجهة الطوارئ التي يحتمل أن تنشأ عن الخطط الموضوعة. كل هذه توفر العلف لرغبة المبدعين من المخططين.

7. الاستجابة للبيئة المتغيرة باستمرار:

إدارة التغيير تقوم على التخطيط. يمكّن التخطيط الإدارة من مواكبة آخر التطورات التي من المحتمل أن تؤثر على المستقبل واتخاذ التدابير المناسبة وفي الوقت المناسب للتعامل معها. لا يمكن لأي منظمة أن تتصدى للعواقب الناجمة عن مستقبل غير مؤكد دون خطط طوارئ مناسبة. وبالتالي التخطيط يقوي قدرات المنظمة ، للتعامل مع بيئة سريعة التغير.

8. تعزيز الكفاءة الشاملة:

الاستخدام السليم للموارد ، والجهود المشتركة والموجهة للأصول البشرية ، وزيادة القدرة على التعامل مع التغيرات الناشئة عن البيئة الديناميكية ، وتعاون الموظفين ، واختيار أفضل البدائل وما إلى ذلك ، وهي النتائج المفيدة للتخطيط ، مما يمكّن المنظمة من أن تكون فعالة في جميع جوانبها الوظيفية.

9. الفائز الموظف التعاون:

يعرف كل موظف في بيئة عمل مخططة الوظائف التي يتعين القيام بها ، والوقت الذي سيتم فيه تنفيذ العمل. إلى جانب ذلك ، فإن التخطيط يسهل التفويض الفعال للسلطة للتصرف ، ويزيل فجوات التواصل ويضمن تعاون أصحاب العمل الراغبين. يغرس في الموظفين شعور المشاركة والالتزام وروح الفريق.

10. تمكين المنافسة

التخطيط يمكّن المؤسسة من حماية نفسها من المنافسة الشرسة. يساعد التنبؤ الذكي لاتجاه السوق والتسعير الاستراتيجي والتوزيع والترويج والتخطيط الفعال للمنتجات وما إلى ذلك المؤسسة على تلبية المنافسين وتغلبهم عليه.


أهمية التخطيط

1. أهداف واضحة ومحددة وقابلة للتحقيق:

التخطيط يضمن التنفيذ الفعال للخطط وتوجيه الجهود. في كثير من الأحيان الأهداف والغايات ليست محددة. ونتيجة لذلك ، تحيد الأنشطة الفعلية المضطلع بها عن المسار المرغوب الذي يؤدي إلى إهدار الجهد وعدم الكفاءة. قبل وضع الخطط ، من الضروري تحديد الأهداف أو الأهداف التي يجب تحقيقها بوضوح. يجعل تمرين التخطيط الأهداف واضحة ومحددة لأنها تبدأ بتحديد الأهداف وبالتالي فهي تساعد في تحقيق الأهداف التنظيمية.

2. أنشطة ذات مغزى:

في عملية التخطيط ، تصبح الإجراءات ذات معنى بمعنى أن الموظفين والمديرين يعرفون مدى ارتباط أنشطتهم بالأهداف التنظيمية. الاهتمامات الرئيسية لأنشطتها هي فيما يتعلق بالأنشطة الأخرى. الجميع يدرك مساعدته الخاصة لتحقيق الأهداف التنظيمية. هذا بمثابة قوة محفزة ، وتشجيع الموظفين على العمل بجدية أكبر.

3. انخفاض مخاطر عدم اليقين:

من خلال التخطيط السليم ، يتخذ المديرون أحكامًا لمثل هذه الشكوك التي تساعد على تقليل مخاطر عدم اليقين. وهذا يشمل النظر إلى المستقبل للتنبؤ بأوجه عدم اليقين.

4. يضمن التنسيق والتعاون:

يساعد التخطيط في التنسيق بين مختلف الأنشطة والإدارات والمجموعات. وضعت خطط مقدما أن ما ينبغي القيام به ، من قبل من ومتى. يخدم برنامج النشاط المخطط كأساس لمواءمة جهود مختلف الأقسام والإدارات والأفراد.

يساعد التخطيط الإدارة على تحفيز الفرد لتحقيق أهداف أو أهداف مشتركة. يوفر التخطيط أهدافًا واضحة المعالم ، ووحدة التوجيه ، والسياسات والإجراءات والبرامج المنشورة جيدًا. كل هذه الأمور تساعد على الحصول على تعاون وتنسيق كاملين ، وبالتالي تتجنب ازدواجية العمل والتعارض بين الإدارات.

5. يسهل عملية صنع القرار:

يتضمن التخطيط تحديد مسارات العمل البديلة المختلفة وتقييمها واختيار البديل الأفضل. التخطيط يسهل هذه العملية. بدون تخطيط ، قد تؤدي القرارات إلى نتائج غير مرغوب فيها وستوجه الأنشطة نحو أهداف غير مؤكدة.

6. يعزز الإبداع:

التفكير الإبداعي والابتكار في أساليب التشغيل الجديدة ، إلى جانب تطوير أفكار جديدة تؤدي إلى نمو وازدهار الأعمال. في عملية التخطيط ، يتمتع المديرون بفرص اقتراح طرق ووسائل لتحسين أدائهم وتحقيق أهداف أعلى. هناك تحد أمام الإدارة ليس فقط لحل المشكلات المستقبلية ولكن أيضًا للاستفادة القصوى من الظروف المواتية.

7. أساس السيطرة:

في غياب التخطيط لا يمكن أن يكون هناك سيطرة لأن تقييم الأداء مقابل الأهداف المحددة مسبقًا هو أساس السيطرة. يوفر التخطيط المعايير التي يتم بموجبها مقارنة الإنجاز الفعلي. تشير انحرافات النتائج الفعلية عن المعايير إلى طبيعة الإجراء التصحيحي اللازم. لذلك ، قد يقال إن التخطيط يوفر أساس التحكم بالأداء القياسي.

8. التخطيط يؤدي إلى الاقتصاد والكفاءة:

توضح الخطط والبرامج بدقة كيفية استخدام المهام المختلفة لهذا الغرض. توفر معلومات مسبقة عن مثل هذه الأمور ، يؤدي إلى الاقتصاد.

9. يضمن الاستخدام الأفضل للموارد:

التخطيط يقرر ما يجب إنتاجه وكيفية إنتاجه. بسببه هناك إمكانية استخدام الموارد بفعالية.

10. يحفز الموظفين:

تشجع الخطة الجيدة موظفي المؤسسة وتمنحهم شعورًا بالمشاركة الفعالة. يوضح التخطيط للموظف ما الذي تريد المنظمة تحقيقه ويحفز الموظفين على مساعدة المنظمة في تحقيق ذلك.

11-تطوير العقلانية بين المديرين التنفيذيين الإدارة:

وضع المسؤولون التنفيذيون في الإدارة أفكارهم في شكل طباعة زرقاء. التفكير المنضبط للمديرين التنفيذيين للإدارة موجه من خلال التخطيط الرسمي. بهذه الطريقة ، يجلب التخطيط التفكير المنطقي والمنهج بين المديرين التنفيذيين للإدارة.

12. يمنع الحكم المتسرع:

يمكننا تحليل مشكلة من خلال خطة والنظر في البدائل ، قبل اتخاذ قرار سليم. من الممكن التخطيط مسبقًا لما سيتم عمله وكيف سيتم ذلك. هذه العملية تتجنب الحكم المتسرع.

13. تعزيز النمو والتحسين:

التخطيط يضع معيارا للتحكم في الغرض. لذلك ، يتم تجنب الأنشطة عديمة الفائدة وبلا هدف. يساعد التخطيط في نمو الفرد وتحسينه.

14. يعزز القوة التنافسية:

يتم تعزيز القوة التنافسية مع مجموعة جديدة من المنتجات ، والتغيرات في جودة المنتج وحجمه ، وتوسيع طاقة المصنع والتغيرات في أساليب العمل. وذلك لأن التخطيط يساعد الموظفين على تجنب الجهود التي لا داعي لها والحد من الهدر. ما يجب القيام به وكيف ومتى يتم تحديدها في الخطط. وبالتالي ، لا يوجد مجال لاستخدام أساليب التجربة والخطأ. وهذا يؤدي أيضا إلى كفاءة العمليات. في النهاية ، يتم الحصول على القوة التنافسية المحسنة من خلال التخطيط والدوافع الهادفة.


أهمية التخطيط - مع الأسباب

التخطيط وظيفة مهمة وأساسية للإدارة. الإجراء المنظم ممكن من خلال التخطيط. يوضح التخطيط الطريقة التي يتم من خلالها تحقيق الأهداف ويتوقع الأنشطة قبل ذلك بوقت طويل ، أي أن التخطيط يجب أن يتم قبل القيام به.

وفقًا لجورج ر. تيري ، "يعد التخطيط أساسيًا لوظائف الإدارة الأساسية الأخرى التي تقوم بالتنظيم والتشغيل والتحكم. بدون الأنشطة التي يحددها التخطيط ، لن يكون هناك شيء للتنظيم ، لا يوجد أحد ليحرك ، وليس هناك حاجة للسيطرة. تؤكد وجهة النظر هذه على أهمية التخطيط في عملية الإدارة ".

التخطيط المعيب والتخطيط غير الكافي يؤدي إلى فشل المنظمة. يعلم الجميع أنه لا يمكن القيام بأي نشاط في المنظمة دون تخطيط. ينسق التخطيط السليم أنشطة مختلف أقسام الأشخاص العاملين في المنظمة. وفقًا لـ Earnest C. Miller ، "يحاول التخطيط الإداري تحقيق بنية متسقة ومنسقة من العمليات تركز على الأهداف المرجوة. بدون خطط ، يجب أن يصبح النشاط مجرد نشاط عشوائي ، ولا ينتج عنه سوى الفوضى ".

يجب أن تعمل وحدة الأعمال في ظروف غير مؤكدة ومتغيرة باستمرار. من الصعب للغاية مواصلة العمل في مثل هذه الحالات. يمكن للتخطيط الفعال توقع الأحداث غير المؤكدة والمساعدة في إعداد القوى العاملة لمواجهة الموقف من أجل البقاء. قال جورج ر. تيري عن حق أن "التخطيط هو أساس أنجح الأعمال في أي مؤسسة".

التخطيط يساعد رجل الأعمال في الحصول على النجاح المبكر. النجاح دون تخطيط يكاد يكون مستحيلاً في العمل.

لذلك ، فإن وظيفة التخطيط مهمة جدًا للأسباب التالية:

1. لإدارة الأهداف:

جميع أنشطة المنظمة مصممة لتحقيق الأهداف المحددة. ومع ذلك ، فإن التخطيط يجعل المنظمة تركز على أهداف الإنجاز المبكر.

2. تحويل عدم اليقين إلى اليقين:

المستقبل مليء الشكوك. قد يتم التنبؤ بأوجه عدم اليقين هذه من خلال التنبؤ. ثم ، يوفر التخطيط الحكم اللازم لمواجهة أوجه عدم اليقين. إلى جانب ذلك ، يقوم التخطيط بتقييم المسار البديل للعمل من أجل النمو المستمر والازدهار للمؤسسة.

3. الاقتصاد في العملية:

يحدد التخطيط أيًا من البدائل المتاحة والتي ستساعد في تحقيق أفضل النتائج بأقل تكلفة.

4. مساعدة في التنسيق:

يتم الحصول على التنسيق من قبل الإدارة من خلال التخطيط والسياسات والبرامج والإجراءات المنشورة جيدًا. لذا ، فإن التخطيط يساعد الإدارة أيضًا في الحصول على التنسيق. وفقًا لكونتز وأودونيل ، "يتم اختيار الخطط كمقررات ترغب الإدارة في تنسيقها مع مجموعة العمل."

5. معالجة التعقيدات المتزايدة للأعمال:

في الوقت الحالي ، هناك حاجة لكثير من الأشخاص ذوي المؤهلات المختلفة لإدارة الأعمال. هذا يجعل من الضروري للإدارة أن تخطط لأنشطة الأعمال بوضوح فيما يتعلق بما يجب القيام به ، وما الذي يجب القيام به ، وأين يجب القيام به ، ومتى يكون ذلك ، وكيف يتم القيام به.

6. السيطرة الفعالة:

التحكم ضروري فقط عندما يكون هناك انحراف في الأداء الفعلي عن الأداء المخطط. في حالة عدم وجود خطة ، لا توجد معايير للمقارنة. وبكلمات بسيطة ، فإن التخطيط بدون تحكم لا فائدة منه والسيطرة بدون تخطيط أمر مستحيل. قال HG Hicks أن "التخطيط هو شرط أساسي لرقابة فعالة. من الغباء تمامًا الاعتقاد بأن السيطرة يمكن تحقيقها دون تخطيط ؛ بدون تخطيط ، لا يوجد فهم محدد للأداء المطلوب. "

7. الاستخدام الفعال للموارد:

التخطيط ينطوي على اتخاذ قرار مسبق للأنشطة التجارية. ثم ، يتم الانتهاء من أنشطة الأعمال دون أي تأخير. إنه يؤدي إلى الاستخدام الفعال للموارد بأرخص الأسعار وأفضلها.

8. تجنب فشل الأعمال:

يتضمن التخطيط اختيار أفضل الأهداف ، وتحويل عدم اليقين إلى اليقين ، والاقتصاد في التشغيل ، والتنسيق ، ومواجهة التعقيدات ، والتحكم الفعال والاستخدام الفعال للموارد وتجنب فشل الأعمال.


أهمية التخطيط - على حد تعبير دراكر ، كونتز وأودونيل

التخطيط هو واحد من أهم تقنيات إدارة المشاريع وإدارة الوقت. التخطيط يعد سلسلة من خطوات العمل لتحقيق بعض الأهداف المحددة. إذا قمت بذلك بفعالية ، يمكنك تقليل الوقت والجهد اللازمين لتحقيق الهدف.

على حد تعبير Koontz و O'Donnell ، "بدون تخطيط ، تصبح الأعمال عشوائية بطبيعتها وتصبح القرارات اختيارات مخصصة بلا معنى".

يشير Drucker إلى أن "المدير الذي يعمل دون تخطيط يجب أن يحاول العيش بدون أرباح".

1. لتركيز الاهتمام على الأهداف:

الإدارة الجيدة والفعالة هي الإدارة بالأهداف. مؤسسة دون أي هدف يشبه رحلة بدون وجهة. لا يمكن لأي منظمة أن تنجح دون أن تكون واضحة حول الأهداف. يعتمد اختيار المسار وتقييم الإنجازات على الأهداف المحددة في الأعمال التجارية. التخطيط يجبر المديرين على إعداد "مخطط" لمسار العمل الذي يتعين متابعته لتحقيق أهداف المنظمة.

يساعد التخطيط في تجنب التعارضات الداخلية بين مسارات العمل المختلفة. أنه يجلب درجة أعلى من النظام والعقلانية في المنظمة. فهو يقلل من النشاط بلا هدف ويجعل العمل هادف. "إذا كنت لا تعرف إلى أين أنت ذاهب ، فلن تصلك أي طريق إلى هناك".

2. لرعاية عدم اليقين والتغيير في المستقبل:

التخطيط يدعو إلى التبصر من جانب مدير الأعمال. توفر الخطة الجيدة جميع أوجه عدم اليقين المستقبلية وتعتني بها ، وبالتالي تقلل من مخاطر الأعمال. التخطيط يتوقع الأحداث المستقبلية ويحدد مسار العمل للسيطرة على تلك الأحداث لصالح الفرد.

التنبؤ عنصر مهم في عملية التخطيط. إنه يشجع المدير على التصرف بمبادرة وخلق مواقف ملائمة للمؤسسة. يمكّن التخطيط الإدارة من الاستخدام البنّاء للفرص الجديدة.

3. لتأمين قرارات متماسكة ومتسقة:

التخطيط هو حصن ضد اتخاذ القرارات المفاجئة من قبل المديرين بشأن القضايا الرئيسية التي تهم المنظمة. توفر الإرشادات المطلوبة لمبادرة اتخاذ القرار والعمل على أساس متماسك ومتسق على مستوى الإدارة الأدنى.

4. لتأمين الاقتصاد في العملية:

يركز التخطيط على الكفاءة والاقتصاد في التشغيل. يهدف التخطيط إلى التخلص من جميع النفايات الناتجة عن عملية التصنيع. إنه يحل محل الفوضى والارتباك والفوضى من خلال التعاون والتنسيق. أنه يلغي الازدواجية وتداخل الجهود. إنه يضمن الاستخدام الأمثل للموارد النادرة. تخدم الخطط كنقاط تجمع موثوقة للمشاركين التنظيميين لتوجيه طاقاتهم نحو أهداف ذات معنى.

5. لجعل السيطرة فعالة:

التخطيط والتحكم لا ينفصلان. التحكم مستحيل بدون تخطيط ، تماماً كما التخطيط بلا معنى بدون تحكم. يمكّن التخطيط المدير من مقارنة الأداء الفعلي بالأداء المطلوب: تعمل الخطط كمقاييس للتقييم. يوفر التخطيط علامات ومقاييس أساسية لمراقبة وقياس وتقييم والتحكم في أداء المشاركين التنظيميين ومختلف النظم الإنتاجية داخل الأصل. التخطيط يعطي التوجيه لحركة عشوائية.

6. لتحسين الدافع والمعنويات:

التخطيط يحفز العمال ويحسن معنوياتهم. إنه يحدد أهداف العمل ويوفر وسائل اتصال مناسبة في جميع أنحاء المنظمة. إنه يسهل تفويض السلطة ويساعد المديرين في توفير قيادة متسقة وعدوانية وواثقة.

الخطة تشبه الخريطة. عند اتباع الخطة ، يمكنك دائمًا معرفة مدى تقدمك نحو هدف مشروعك ومدى وجودك في وجهتك. معرفة أين أنت أمر ضروري لاتخاذ قرارات جيدة بشأن أين تذهب أو ماذا تفعل بعد ذلك.

أحد الأسباب الأخرى وراء حاجتك إلى التخطيط هو قاعدة 80/20. لقد ثبت أن 80 في المائة من الجهد في الأنشطة غير المهيكلة يعطي أقل من 20 في المائة من النتائج القيمة. إما أن تقضي وقتًا طويلاً في تقرير ما يجب القيام به بعد ذلك ، أو أنك تتخذ العديد من الخطوات غير الضرورية وغير المركزة وغير الفعالة.

يعد التخطيط أيضًا أمرًا ضروريًا لتلبية احتياجاتك أثناء كل خطوة من خطوات العمل بوقتك أو نقودك أو موارد أخرى. من خلال التخطيط الدقيق ، يمكنك في الغالب معرفة ما إذا كنت تواجه مشكلة في مرحلة ما. من الأسهل بكثير تعديل خطتك لتجنب أو تخفيف الأزمة القادمة ، بدلاً من التعامل مع الأزمة عندما تكون غير متوقعة.


أهمية التخطيط - في المنظمة

في البيئة الديناميكية والمتغيرة التخطيط يضمن نمو وبقاء المنظمة.

أهمية التخطيط السليم هي كما يلي:

1. تحقيق الأهداف التنظيمية:

التخطيط يساعد المنظمة على تحقيق أهدافها. أنه يوفر السبيل لتحقيق الأهداف التنظيمية مع الحد الأدنى من هدر المال والطاقة والوقت. إنه يسد الفجوة بين الموقف المطلوب والفعلي.

2. الحد من عدم اليقين والمخاطر:

التخطيط لا يمكن القضاء على عدم اليقين والتغيير ، لأنها لا مفر منها. لكن التخطيط يمكّن أي منظمة من التغلب على عدم اليقين والاستعداد لمواجهة الأحداث غير المتوقعة. وبالتالي ، فإن التخطيط مفيد في الحد من عدم اليقين والمخاطر.

3. يسهل عملية صنع القرار:

عملية صنع القرار هي عملية اختيار مسار العمل من بديلين أو أكثر. الأهداف المخطط لها تسهل معايير تقييم مسار العمل المختلفة واختيار البديل الأفضل. يتضمن التخطيط التنبؤ بالظروف المستقبلية ، وهو أمر مفيد في التخطيط السليم. مثل هذا التخطيط يمكن أن يمنع القرارات المتسرعة والإجراءات العشوائية.

4. يوفر الأساس للتحكم:

تخطيط إطارات معايير الأداء التي يمكن قياس الأداء الفعلي مقابلها. تساعد مقارنة الأداء بالنتيجة المرغوبة في تحديد الانحرافات وإزالة هذه الانحرافات لوضع خطط أفضل للمستقبل. لذلك ، التخطيط هو أساس السيطرة.

5. يحسن كفاءة العمليات:

التخطيط ينطوي على اختيار أفضل مسار للعمل. إنه يساعد على تحقيق الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة والقضاء على جميع أنواع النفايات. التخطيط هو أساس أنجح العمليات في أي منظمة. يجعل المهمة الكاملة لإدارة أكثر كفاءة وفعالية. أنه يحسن القوة التنافسية للمنظمة عن طريق خفض تكلفة العمليات.

6. يساعد في التنسيق:

يتم دمج القوى المتنوعة في العمل عن طريق التخطيط. جميع أنشطة وموارد المنظمة أو مترابطة بالتخطيط السليم. كما أنه مفيد في ربط الظروف والعمليات الداخلية بالأحداث والقوى الخارجية. وهو يوفق بين الأنشطة والجهود التي تبذلها مختلف الإدارات وأقسام المنظمة.

7. يعزز الابتكار والإبداع:

الابتكار والإبداع أمران مهمان للغاية للنمو المستمر والازدهار المستمر للأعمال. مطلوب رصد مستمر للبيئة للأفكار الجديدة والتطوير في التخطيط. التخطيط يعزز الأفكار الجديدة ، والمنتجات الجديدة ، والعلاقات الجديدة ، وبالتالي يعزز الابتكار والإبداع.

8. أدلة حول معنى الاتجاه:

يتم توجيه الجهود البشرية إلى المساعي من خلال التخطيط الذي يسهم في تحقيق الأهداف بمعنى أكثر العمل الكامل والأنشطة الأكثر تنظيما ويرجع ذلك إلى التخطيط. إنه يسد الفجوة بين موقفنا الحالي والموقف المنشود.


أهمية التخطيط - مع الفوائد

التخطيط هو جوهر القيام بنشاط ما. صياغة الخطط تمرين واسع النطاق. يوفر التخطيط الاتجاه ويقلل من خطر عدم اليقين من خلال التنبؤ بالأنشطة التي يتعين القيام بها في المستقبل.

دعونا نناقش أهمية أو فوائد التخطيط:

1. التخطيط يوفر الاتجاهات:

يوفر التخطيط توجيهات الإجراءات للمؤسسة بأكملها عن طريق -

أنا. تحديد الأهداف والغايات التنظيمية بوضوح.

ثانيا. ذكر مقدما كيف يتم العمل.

ثالثا. توعية الموظفين بما يجب عليهم فعله لتحقيق الأهداف التنظيمية.

د. تسهيل التنسيق بين الأفراد والإدارات في المنظمة.

وبالتالي يضمن التخطيط أن جميع الموظفين يعملون في الاتجاه المطلوب وتحقيق الأهداف المرجوة للمنظمة.

2. التخطيط يقلل من خطر عدم اليقين:

التخطيط يقلل من خطر عدم اليقين من خلال -

أنا. تمكين المديرين من التطلع إلى الأمام وتوقع التغييرات

ثانيا. ذكر مقدما كيف يتم العمل ومساعدة المديرين على إعداد أنفسهم للتعامل مع التغييرات والأحداث غير المؤكدة.

ثالثا. تطوير الاستجابات الإدارية للتغيرات المتوقعة.

3. التخطيط يقلل من التداخل والأنشطة المضرة:

يتم تقليل الأنشطة المتداخلة والاضطراب بسبب التخطيط -

أنا. ينسق أنشطة وجهود مختلف الإدارات والأقسام والأفراد.

ثانيا. يقلل من الالتباسات وسوء الفهم بالقول مقدما كيفية العمل.

ثالثا. يضمن أن هناك وضوح في الأفكار والإجراءات من أجل وظيفة سلسة للأنشطة التجارية.

د. يزيل الأنشطة الزائدة أو يكتشف أو عدم الكفاءة أو يتخذ تدابير لتصحيحها.

4. التخطيط يعزز الأفكار المبتكرة:

التخطيط لكونها الوظيفة الأساسية يضمن أن -

أنا. يتم تطوير أفكار جديدة أثناء إعداد خطط ملموسة

ثانيا. يتم التفكير جيدًا في مسار العمل في المستقبل بأفكار أفضل وأساليب وإجراءات أفضل لتحقيق الأهداف التنظيمية.

5. يسهل التخطيط صنع القرار:

التخطيط يساعد المديرين على -

أنا. وضع الأهداف والتنبؤ بالظروف المستقبلية.

ثانيا. تقييم مختلف مسارات العمل البديلة وتحديد أفضل مسار ممكن للعمل.

ثالثا. اتخاذ قرارات عقلانية وقابلة للتنفيذ بعد مقارنة وتقييم الخيارات المختلفة.

6. التخطيط يضع معايير للتحكم:

يسهل التخطيط قياس الأداء الفعلي للموظفين من خلال -

أنا. تحديد الأهداف وتحديد كيفية إنجاز العمل.

ثانيا. تحديد الأهداف أو الأهداف مسبقًا ، والتي يمكن اعتبارها معايير لمقارنة الأداء الفعلي للموظفين.

ثالثا. Facilitating comparison of standard performance with actual performance to check efficiency of each department, division and individual.

د. Helping managers to take corrective actions in case of any deviations from set plans.

From the above discussions, we can conclude that planning being the primary function of management provides guidelines or directions for achieving organisational goals, prepares managers to look ahead and anticipate changes, plan appropriate steps to deal with uncertainties and rational decision-making after evaluating several alternative courses of action. Thinking in advance increases scope of newer ideas, elimination of overlapping and detection of useless activities.


Importance of Planning – Views of Henry Fayol

Planning is an indispensable activity in globalised modern organisations. Without sound and proper planning, the affairs of any enterprise are most likely to be haphazard. There may be repetition of certain activities, wastage of money, time, efforts and resources. Objectives and goals would not be achieved in time. In short, without plans, action becomes merely random activity, producing nothing but chaos. Therefore, planning is a must to achieve consistent and co-ordinated structure of operations focused on desired objectives.

Henry Fayol has explained the significance of planning as a function of management in the following words – “The maxim of Managing means looking ahead. It gives some idea of the importance attached to planning in the business world and it is true that its foresight is not the whole of management. It is an essential part of it. The plan of action, at one and the same time, is the result envisaged, the line of action to be followed, the stages to go through and the methods to use.”

An efficient system and planning enable a business enterprise to achieve the following advantages or benefits:

Importance # 1. Concentrates on Objectives:

Basic feature of planning is its relation with organisational structure. All the operations are planned to achieve the organisational objectives. Planning facilitates the achievement of objectives by focusing attention on them. It provides clear definition of objectives so that the most appropriate alternative course of action is chosen.

In absence of planning, there is a danger that Manager and other members of the organisation may get lost in the maze of routine activities and lose sight of the broad objectives, for the achievement of which, the organisation is established. Thus it protects the management from being the victim of means-becoming ends in themselves.

Importance # 2. Reduction of Uncertainty:

Future is always unpredictable and always full of uncertainties. A business concern has to function in these uncertainties. It can operate smoothly and successfully, if it is able to predict the uncertainties. Some of the uncertainties can be predicted by undertaking, systematic forecasting.

Thus, planning helps in foreseeing uncertainties which may be caused by changes in technology, fashion and taste of people, government policies, rules and regulations, market conditions etc. Collecting such information provides a better understanding of what is likely to happen in the future and how an organisation should react, if different conditions crop up.

Importance # 3. Co-Ordination:

It is one of the basic features of planning that it is related to the organisational objectives. All the operations are planned to achieve the organisational objectives. Planning facilitates their achievement by focusing attention on them. Good plans unify the inter-developmental activities and clearly lay down the area of freedom in the development of various sub-plans.

Various activities are performed by different departments. Various department work in accordance with the overall plans of the organisation. Thus there is harmony in organisation and duplication of efforts and conflict of jurisdictions are avoided.

Importance # 4. Economy in Operations:

Planning ensures economical operations because of emphasis on efficiency. Since planning involves the selection of the best possible courses of action, it is implied that best results would be achieved at the least possible cost.

Importance # 5. Planning Facilitates Control:

Planning and control are inseparable in the sense that unplanned action cannot be controlled because control involves keeping activities on the predetermined course and by rectifying deviations, if any, from plans. Planning helps control by furnishing standards of performance.

Importance # 6. Encouragement to Innovations:

Planning helps innovative and creative thinking among the managers because many new ideas come to the mind of a manager during planning. It creates a forward looking attitude among the managers.

Importance # 7. Increase in Competitive Strength:

Effective planning gives a competitive edge to the enterprises over other enterprises that do not have planning or have ineffective planning. Thus, planning may involves expansion of capacity, changes in work methods, changes in quality, anticipation of tastes and fashion of people and technology changes etc.

Importance # 8. Planning Focuses on the Future Directions, Values and Sense of Purpose:

Continuous planning by management shows precisely what the enterprise wants to achieve in a given period as well as how it intends to accomplish the predetermined objectives. The organisation knows its present position and also where it wants to go. Basic objectives indicate the direction of growth.

Importance # 9. Planning Provides a Unifying Decision Making Frame-Work:

Every company has a number of functional departments, such as production, finance, marketing, personnel etc. Departmental managers must develop their own functional strategy or departmental direction. Without an overall corporate plan, there will be confusion and chaos.

With a clear, effective master plan, each department knows what it must do to contribute to the achievement of company goals. And thus all the departments would work in unity to achieve common corporate goals. Eventually planning improves the decision making process in the organisation.

Importance # 10. Planning Helps to Identify Potential Opportunities and Threats:

Peter Drucker has pointed out that planning cannot completely eliminate the risk and uncertainties of the decisions in long term planning. But, it can certainly help to identify the potential opportunities and threats and at least minimise the risk or uncertainties.

A plan is based on concrete and reliable information both about internal and external environments and our sole aim is to secure a balance between our resources and our customer needs in order to offer maximum customer satisfaction. Objectives are set on the basis of inside and outside environmental forces revealing opportunities and threats.

Importance # 11. Keeps the Business Organisation Dynamic:

Need for planning is arisen from constant changes, in economic, social, political, technological and cultural fields. Therefore, these changes must be noted and their influence must be given consideration in the plans and policies from time to time. A business enterprise and its surrounding environments are mutually interdependent and interacting with each other, continuously.

A business enterprise lives in the world of resources, opportunities and limits. It can survive and grow only when it continuously adapts and responds in time to environmental changes. Change is the essence of life. If, there is anything constant, it is the change.

We are living in a dynamic world. Change also implies progress. Management through comprehensive business planning can anticipate, meet and adopt creativity to ever changing environmental conditions and demands. Planning aids the manager to assure the survival of the organisation under keen competition and changing environments.

Importance # 12. Planning Provides Performance Standards:

Ideal plan clearly specifies the targets to be reached. For example – If a standards production of one lac units of certain article during a specific period is prescribed, it, therefore, becomes imperative to achieve this target. Secondly if rate of return on shareholders' investment is determined to be doubled within five years, the organisation has to work in that direction. The performance of a company is measured and controlled on the basis of such a specific performance standard.


Importance of Planning – Various Reasons to Suggest Why Planning is so Important to an Organisation

At this juncture, when the nature of planning and the steps involved in the planning process, to ask oneself the importance of planning may appear to be an academic question. However, it would be a gross simplification to suggest that most managers know the importance of rational and scientific planning.

How many believe and realise the importance of planning is evident from the fact that even today, when we have a plethora of management literature on planning, control, etc., we have countless instances of enterprises buckling down under sudden and unforeseen pressures and going out of business.

This is not always because of faulty planning but due to lack of proper planning. Such enterprises fail to cope with the pressures because of the manager's belief in management by crisis. Instead of anticipating future problems and thinking in advance of the ways and means to tackle them, they believe in making decisions in a hand-to-mouth fashion in a frantic bid to tide over the crisis.

Besides the fact that planning helps bring orderliness and increases organisational efficiency, there are various reasons to suggest why planning is so important to an organisation.

Some of these reasons are given below:

(a) To Minimise Uncertainty:

The future is seldom certain. This makes planning imperative for all managers. With a business environment so dynamic and full of possible changes, no manager can afford to relax once the enterprise's objectives are set. Obviously, he must constantly watch the developments and plan its activities well in advance.

Even when the future in certain and changes are discernible, the manager involves himself in some sort of planning by way of evaluating and selecting the most promising courses of action.

(b) Planning Brings Greater Economy in Operations:

By focusing on the objectives and selecting a course of action that would help attainment of objectives at the least cost, planning brings greater economy in operation. Be if the production departm ent or the service department or for that matter, any department of the organisation, by ensuring correct action, planning helps the effective utilisation of capital, material and manpower resources.

(c) Planning makes Effective Control Possible:

Planning and control are like the Siamese twins. One cannot survive without the other. A manager cannot monitor and control what is not planned. Thus, planning helps the manager to evaluate performance of the subordinates by providing him the yardstick by which he can measure it and take timely and correct action.

(d) Planning Helps in Management by Objectives:

Way back in 1954, Peter F. Drucker said- “Today, one can hardly deny the benefits that organisation accrues by setting clear-cut objectives. And it is through the planning function that the manager focuses his attention on the formulation of objectives.”

Through planning, therefore, the manager evolves a clear-cut action pattern for the accomplishment of the plan objectives.


 

ترك تعليقك