طرق تحليل الوظيفة

كل ما تحتاج لمعرفته حول طرق تحليل الوظيفة. تحليل الوظيفة ، هو عملية تحديد وتسجيل جميع المعلومات ذات الصلة حول وظيفة محددة ، بما في ذلك المهام المعنية ، والمعرفة والمهارات اللازمة لأداء الوظيفة ، والمسؤوليات المرتبطة بهذه الوظيفة والقدرات اللازمة لأداء الوظيفة بنجاح .

يميز تحليل الوظيفة وظيفة واحدة عن الأخرى ، في المنظمة ، ويستند إلى الملاحظة والدراسة. ويشار إليها أيضًا بمراجعة الوظائف أو تصنيف الوظائف. يوفر تحليل الوظيفة الأساس الأساسي للعديد من أنشطة الموارد البشرية.

على الرغم من أن هناك عدة طرق لجمع معلومات تحليل الوظيفة ، إلا أن اختيار واحدة أو مجموعة من أكثر من طريقة تعتمد على احتياجات ومتطلبات المنظمة وأهداف عملية تحليل الوظيفة.

عادةً ، تركز جميع الأساليب على جمع المعلومات الأساسية المتعلقة بالوظيفة ولكن عند استخدامها في تركيبة قد تبرز المعلومات المخفية أو التي يتم التغاضي عنها وإثبات أنها أدوات رائعة لخلق ملاءمة مثالية لمرشح الوظيفة.

الطرق المختلفة لتحليل الوظيفة هي كما يلي: -

1. طريقة الملاحظة 2. طريقة المقابلة 3. الطريقة اليومية 4. طريقة المؤتمر التقني 5. تحليل الوظيفة الوظيفية (FJA) 6. طريقة الاستبيان

7. قوائم جرد الوظائف أو قوائم المراجعة 8. طريقة الأداء الوظيفي 9. الطريقة النفسية الفردية 10. الطريقة النفسية للوظائف 11. تحليل الوظيفة عن طريق الاختبار 12. طريقة الدراسة المتحركة

13. يوميات وظيفة الموظف 14. مؤتمر الخبراء 15. مزيج من الأساليب 16. طريقة تحديد الكفاءة 17. طريقة المواد المرجعية 18. طريقة الحوادث الحرجة و 19. طريقة مقابلة المجموعة.


طرق تحليل الوظيفة: طريقة المقابلة ، طريقة الاستبيان ، طريقة المؤتمر ، طريقة مقابلة المجموعة وعدد قليل آخر

أساليب تحليل الوظيفة - أفضل 8 طرق: طريقة الملاحظة ، طريقة المقابلة ، الطريقة اليومية ، طريقة المؤتمر ، طريقة الاستبيان وعدد قليل من الآخرين

تحليل الوظيفة ، هو عملية تحديد وتسجيل جميع المعلومات ذات الصلة حول وظيفة محددة ، بما في ذلك المهام المعنية ، والمعرفة والمهارات اللازمة لأداء الوظيفة ، والمسؤوليات المرتبطة بهذه الوظيفة والقدرات اللازمة لأداء الوظيفة بنجاح . يميز تحليل الوظيفة وظيفة واحدة عن الأخرى ، في المنظمة ، ويستند إلى الملاحظة والدراسة. ويشار إليها أيضًا بمراجعة الوظائف أو تصنيف الوظائف. يوفر تحليل الوظيفة الأساس الأساسي للعديد من أنشطة الموارد البشرية.

يتضمن التحليل تجميع وصف مفصل للمهام ، وتحديد علاقة الوظيفة بالتكنولوجيا والوظائف الأخرى وفحص المعرفة أو المؤهلات أو معايير التوظيف ، والمساءلة ، وغيرها من المتطلبات الحالية. باختصار ، تحليل الوظيفة هو تسجيل لجميع الأنشطة المشاركة في الوظيفة ومتطلبات المهارة والمعرفة لدى صاحب الوظيفة.

يوفر تحليل الوظيفة المدخلات اللازمة لعدد من أنشطة الموارد البشرية مثل التوظيف والاختيار وتصميم الوظيفة وتقدير قيمة الوظيفة والتدريب والتقييم. تعتمد هذه الأنشطة على تحليل الوظائف والمنتجات النهائية لعملها الخاص. على سبيل المثال ، وصف الوظيفة ومواصفات الوظيفة - المنتجات النهائية لتحليل الوظيفة - تشكل الأساس للتوظيف.

أنها تساعد في تقييم مرشح ضد متطلبات الوظيفة واختيار الأنسب. وبالمثل ، يوفر تحليل الوظيفة مدخلات للتدريب. أثناء تدريب الموظفين على منصب معين ، يمكن الحصول على المعلمات التي يحتاج الموظفون إلى تدريب من تحليل الوظيفة. يساعد تحليل الوظيفة أيضًا الإدارة في تقييم القيمة النسبية لكل وظيفة ، والتي ستكون أحد المدخلات الأساسية في تصميم نظام التعويضات.

يلعب تحليل الوظيفة دورًا رئيسيًا في تصميم وإدارة نظام تقييم الأداء في المؤسسة. فهي تساعد في تحديد مجالات المسؤولية الرئيسية (KRAs) لشغل منصب ثم تحديد الأهداف أو الأهداف لفترة التقييم. هذا يشكل الأساس لتقييم أداء الموظف.

تساعد مقارنة مواصفات الوظيفة التي تم التوصل إليها ، في نهاية تحليل الوظيفة ، مع الكفاءات الحالية للموظف ، في تحديد احتياجاته التدريبية. وبالتالي ، يساهم تحليل الوظيفة إما بشكل مباشر أو غير مباشر في جميع مجالات إدارة الموارد البشرية تقريبًا.

الطرق المختلفة لتحليل الوظيفة هي كما يلي:

1. طريقة الملاحظة:

تعتمد ثلاثة طرق لتحليل الوظيفة على الملاحظة. هذه هي - الملاحظة المباشرة ؛ تحليل أساليب العمل ، بما في ذلك دراسات الوقت والحركة وتحليل الحركة الدقيقة ؛ وطريقة الحادث الحرجة.

2. طريقة المقابلة:

أنه ينطوي على مناقشات بين تحليل الوظيفة وشاغلي الوظائف أو الخبراء. غالبًا ما يتم استكمال بيانات تحليل الوظيفة من المقابلات الفردية والجماعية مع الموظفين بمعلومات من المشرفين على الموظفين الذين يتعين تحليل وظائفهم.

3. الطريقة اليومية:

يتطلب الأمر من أصحاب العمل تسجيل تفاصيل أنشطتهم يوميًا.

4. طريقة المؤتمر الفني:

في هذه الطريقة ، يتم استخدام خدمات المشرفين الذين لديهم معرفة واسعة بالوظيفة بمساعدة مؤتمر المشرفين. المحلل يبدأ النقاش الذي يوفر تفاصيل حول الوظيفة.

5. تحليل الوظائف الوظيفية (FJA):

إنها طريقة تستخدم مصطلحات دقيقة و "جدول زمني" منظم للتحليل الوظيفي لتسجيل المعلومات المتعلقة بمحتوى الوظيفة. إنه مفيد بشكل خاص لوظائف التوظيف والاختيار.

6. طريقة الاستبيان:

يمكن ملء هذه من قبل الموظفين على أساس فردي أو عن طريق محللي الوظائف لمجموعة من الموظفين.

7. قوائم جرد الوظائف أو قوائم المراجعة:

هذه استبيانات منظمة تتطلب من المستفتى فحص أو تقييم السلوك و / أو شخصية العامل اللازمة لوظيفة أو مهنة معينة. يمكن أن تكون قوائم الجرد الوظيفية موجهة نحو الوظيفة أو المؤهلات / العامل المنحى.

8. طريقة الأداء الوظيفي:

في هذه الطريقة ، يقوم المحلل الوظيفي في الواقع بتنفيذ الوظيفة المعنية ، وبالتالي يتلقى تجارب مباشرة للعوامل السياقية على الوظيفة بما في ذلك المخاطر الجسدية والمطالب الاجتماعية والمتطلبات النفسية للضغوط النفسية.


طرق تحليل الوظيفة - طريقة المسح ، طريقة المقابلة ، طريقة الملاحظة ، طريقة التسجيل ، طريقة العمل النفسي ، تحليل الوظيفة عن طريق الاختبار ، وعدد قليل من الآخرين

1. استبيان أو طريقة المسح:

في هذه الطريقة ، يتم إعداد استبيان للحصول على معلومات الوظيفة ويتم تعميمه على جميع أصحاب العمل. يطلب الاستبيان من صاحب العمل توفير عدة أنواع من المعلومات المطلوبة في تحليل الوظيفة. بالإضافة إلى ذلك ، قد يطلب من المشرف المباشر فحص الردود المقدمة من أصحاب العمل والتعليق عليها.

لا يوجد استبيان واحد مناسب لجميع أنواع الوظائف. ومع ذلك ، فإن معظمهم يتبعون الخطوط العريضة التي تحدد الوظيفة أولاً ، وتسعى للحصول على معلومات حول المهام الرئيسية المعنية ، ثم تسأل تصميم الأسئلة لاكتشاف المهارات العقلية والمتطلبات البدنية لصاحب العمل المرضي.

2. طريقة المقابلة:

في هذه الطريقة ، يقوم المحلل الوظيفي بإجراء مقابلات مع أصحاب العمل ويطرح عليهم أسئلة أثناء مراعاة القواعد التالية:

(ط) ينبغي إجراء المقابلة في وقت الفراغ.

(2) يجب على المحلل الوظيفي تقديم نفسه إلى صاحب العمل أولاً وإخباره بالغرض من المقابلة.

(3) يجب أن يأخذ محلل الوظيفة مصلحة في صاحب العمل وعمله.

(4) يجب أن يركز على الوظيفة وليس على مسائل الموارد البشرية.

(5) ينبغي تحفيز صاحب العمل للتحدث أكثر.

(6) بقدر الإمكان ، يجب أن تظل أجواء المقابلة متجانسة ويجب إجراء المحادثة بلغة صاحب العمل.

(7) ينبغي اختيار صاحب عمل متوسط ​​للمقابلة. لن تكون المعلومات مفيدة إذا تم الاتصال بأفضل صاحب عمل.

3. طريقة الملاحظة:

هنا يقوم المحلل الوظيفي بمراقبة العمل والعامل أثناء مشاركة العامل في العمل. يجمع المحلل المتمرس والخبير بين إجراء المقابلات والمراقبة أثناء العمل لتوفير تحليل أكثر دقة مما يتم تأمينه عادةً باستخدام أي من الطريقتين.

4. طريقة التسجيل:

يتم جمع أنواع مختلفة من المعلومات الوظيفية من السجلات القديمة لإدارة الموارد البشرية.

يمر محلل الوظيفة بالسجلات ويلاحظ الجوانب ذات الصلة من تفاصيل الوظيفة.

5. الأسلوب النفسي الفردي:

في هذه الطريقة ، يتم فحص الخصائص العقلية للفرد الناجح في نوع معين من العمل ، ويتم تجميع قائمة بهذه الخصائص. هذه القائمة مكتوبة في رسم بياني. وهذا يوفر بعض معايير الحكم في التوظيف في المستقبل لنفس الوظيفة.

6. الوظيفة النفسية:

وفقًا لـ Viteles ، الأمور الثلاثة التالية ضرورية لطريقة العمل النفسي:

(ط) تصنيف دقيق للصفات العقلية اللازمة للوظيفة.

(2) طريقة صالحة للتقييم.

(3) الفحص المباشر أو التحليل من قبل الفاحصين المدربين. في هذه الطريقة ، يقوم بعض المحللين المتخصصين بدراسة العمل ، ويقومون بتطوير طريقة صالحة وموحدة للتقييم. يعدون قائمة دقيقة للغاية يتم فيها تصنيف الصفات العقلية المختلفة المطلوبة للوظيفة بشكل صحيح وموثوق. يتم إعداد رسم بياني لهذه الصفات بحيث يصبح اختيار المرشحين لهذه الوظيفة أسهل.

7. تحليل الوظيفة عن طريق الاختبار:

في طريقة الاختبار ، يتم إجراء بعض الاختبارات الموثوقة والصحيحة على أساس الصفات والقدرات الأساسية ؛ يتم اختبار المرشحين للاختيار ومدى ملاءمتها على أساس هذه الاختبارات.

8. طريقة دراسة الحركة:

بموجب هذه الطريقة ، تتم الإشارة إلى سرعة العامل الفردي في أداء بعض الوظائف والوقت المستغرق فيها. يتم إجراء اختبارات مماثلة على أفراد آخرين يقومون بنفس العمل ، ويتم مقارنة النتائج التي تم الحصول عليها. مثل هذه الدراسة للسرعة والوقت تساعد في تحليل الوظائف وتصنيف العمال.


أساليب تحليل الوظيفة - 7 طرق مهمة تستخدم لجمع معلومات حول الوظائف: الملاحظة الشخصية ، مقابلة ، يوميات الموظف ، الأداء الوظيفي وعدد قليل من الآخرين

يتم استخدام عدد من الطرق لجمع المعلومات حول الوظائف.

الطريقة رقم 1. الملاحظة الشخصية:

يلاحظ محلل الوظيفة في الواقع العمل الذي يؤديه العمال ويسجل ملاحظاته في الآداب التالية ؛ ما ينجزه العمل ، وما هي المعدات المستخدمة ، وما هي بيئة العمل ، وأي عامل آخر ذي صلة بالمهمة.

طريقة # 2.المقابلة:

يمكن أيضًا اكتساب فهم الوظيفة من خلال إجراء مقابلة مع كل من المشرف والموظف على أنه إما فرد أو مجموعة. تعد المقابلات الشخصية وجهاً لوجه طريقة فعالة لجمع معلومات الوظيفة ، لأن أصحاب العمل أكثر دراية بالوظيفة. يمكن أن توفر هذه الطريقة معلومات حول الأنشطة القياسية وغير القياسية للوظيفة ويمكن أن تكمل المعلومات التي تم الحصول عليها من خلال الملاحظة الشخصية.

الطريقة رقم 3. يوميات الموظف:

في هذه الطريقة ، يصف الموظف أنشطة عمله اليومية في دفتر يوميات أو سجل. بعد تحليل اليوميات أو تسجيل الدخول خلال فترة زمنية محددة ، يستطيع محلل الوظيفة تسجيل الخصائص الأساسية لأي وظيفة. لا تعطي هذه الطريقة أي بيانات مرغوب فيها عن علاقة المشرف والمعدات المستخدمة وظروف العمل. الحفاظ على سجلات تستغرق وقتا طويلا ومكلفة.

الطريقة رقم 4. الأداء الوظيفي:

من خلال هذا النهج ، يقوم المحلل الوظيفي بتنفيذ الوظيفة والحصول على التعرض المباشر. يحصل محلل الوظيفة على شعور فعلي بالوظيفة بالإضافة إلى المتطلبات المادية والبيئية والاجتماعية للوظيفة. هذه الطريقة غير مناسبة للوظائف ذات الطبيعة الخطرة وغير المناسبة تمامًا للوظائف التي تتطلب تدريبًا مكثفًا.

الطريقة رقم 5. الاستبيان:

يقوم محلل الوظيفة بإدارة استبيان منظم للموظفين الذين يقومون بعد ذلك بتحديد المهام التي يؤدونها في إنجاز المهمة. بعد الانتهاء ، يتم تسليم الاستبيان إلى المشرفين. من المفترض أن يناقش المشرف أي أخطاء في استجابة الموظف معه تصويبات ثم يتم تقديم استبيان إلى محلل الوظيفة.

يجب أن يغطي الاستبيان المهيكل جميع الجوانب المتعلقة بالوظيفة مثل المهام والسلوكيات. هذه الطريقة تستغرق وقتًا أقل وتستهلك من الناحية الاقتصادية ، لكن صياغة الاستبيانات ليست مهمة سهلة.

طريقة # 6. مؤتمر الخبراء:

تستخدم هذه الطريقة كبار أصحاب الوظائف والمشرفين لديهم معرفة واسعة بالوظيفة. يضيف التفاعل مع الأعضاء خلال المقابلة نظرة ثاقبة وتفاصيل قد لا يحصل عليها المحلل من أصحاب الوظائف الفرديين.

طريقة # 7.الجمع:

بشكل عام ، لا يستخدم المحلل طريقة تحليل وظيفية واحدة على وجه الحصر ، وغالبًا ما يتم استخدام توليفة. على سبيل المثال ، عند تحليل الوظائف الكتابية والإدارية ، قد يستخدم المحلل استبيانًا تدعمه المقابلات والملاحظات المحدودة. من ناحية أخرى للإنتاج ، قد توفر مقابلات الوظائف التي تستكمل بدرجة أكبر من مراقبة العمل البيانات المطلوبة. يمكن الجمع بين الطرق ضمان دقة عالية بأقل التكاليف.


طرق تحليل الوظيفة - الطرق المستخدمة لجمع البيانات

يقوم محلل الوظيفة بجمع البيانات فيما يتعلق بواجبات ومسؤوليات وأنشطة الوظيفة من أشخاص مختلفين ، مثل الموظفين في الوظيفة والمشرف والأقران. تستخدم أساليب / تقنيات مختلفة لجمع البيانات.

وهذه هي:

1. طريقة المقابلة

2. طريقة "الدراسة والمراقبة"

3. طريقة الأداء الذاتي

4. يوميات وظيفة الموظف

5. طريقة الاستبيان

6. طريقة المؤتمر.

1. طريقة المقابلة:

يتم جمع معلومات الوظيفة من خلال المقابلة. تحت طريقة المقابلة ، يتم طرح الأسئلة وتسجيل الردود للتحليل.

المقابلات هي:

أنا. مقابلات فردية مع موظف فردي

ثانيا. يتم طلب مقابلات جماعية مع مشرف فردي أو مجموعة من المشرفين أثناء المقابلة.

لجمع المعلومات من أسئلة المستجوب مثل:

أ. ما تم إنجازه؟

ب. لماذا يتم ذلك؟

ج. كيف يتم ذلك؟

د. متى يتم ذلك؟

ه. إلى ماذا يتم ذلك؟

يتم تنظيم الأسئلة بطريقة تتيح للمقابلة كل المعلومات المتعلقة بأنشطة الوظيفة التي يؤديها ، وكذلك خصائص الوظيفة للمحلل الوظيفي.

طريقة المقابلة سهلة الاستخدام لجمع المعلومات. عمومًا ، يحب الموظفون الرد على الأسئلة التي طرحها هؤلاء الأشخاص الذين يهتمون كثيرًا بمعرفة أنشطتهم الوظيفية وظروف العمل والمخاطر وما إلى ذلك. من خلال مقابلة جيدة التصميم وفعالة قد يتعرف المحلل الوظيفي على بعض مجالات الأنشطة / السلوك الجديدة التي قد مساعدته للوصول إلى بعض الاستنتاجات.

قد يحصل محلل الوظيفة على معلومات كاملة في وقت قصير من الموظفين ، لأنهم يستخدمون هذه المنصة لاستخلاص الصعوبات التي يواجهونها ، والمشقة وما إلى ذلك للآخرين. طريقة المقابلة مكلفة للغاية.

في المؤسسات الكبيرة يصعب استخدامها لجمع المعلومات. قد لا يعطي الموظفون معلومات / بيانات فعلية لمحلل الوظيفة لأنهم يشعرون أن هذه البيانات ستستخدم لتحديد معدلات الأجور والمزايا الإضافية. جمع المعلومات من خلال طريقة المقابلة يحتاج إلى مهارة وقدرة إضافية للمحلل الوظيفي. نتائج المقابلة يصعب تحليلها.

2. طريقة الدراسة والمراقبة:

الطريقة الأخرى لجمع المعلومات لتحليل الوظيفة هي من خلال دراسة ومراقبة الوظيفة التي يقوم بها الأشخاص.

تتضمن هذه الطريقة:

أنا. مشاهدة العملية برمتها لأنشطة العمل والوقت المستغرق لإكمال كل عملية وكذلك العملية برمتها

ثانيا. مراعاة الوضع ، والظروف التي يعمل الموظف بموجبها

ثالثا. دراسة المسؤوليات التي يتحملها الموظف

د. مراجعة الأداء الوظيفي للموظف من خلال الأفلام

v. مراقبة المواد والأدوات المستخدمة لأداء الوظيفة.

هذه الطريقة فعالة عندما تنطوي الوظائف على أنشطة بدنية قابلة للقياس. وظيفة محلل يحصل فكرة شاملة فيما يتعلق بالوظائف التي يؤديها الموظفون. لذلك تصبح معلومات الأداء الوظيفي صحيحة ودقيقة. هذه الطريقة تعطي نتائج موثوقة حيث يتم جمع البيانات من خلال الملاحظة المباشرة. جمع البيانات سهل للغاية لأنه لا يحتاج إلى مهارة إضافية وقدرة المحلل.

هذه الطريقة ليست خالية من القيود. تصبح غير موثوقة وغير فعالة عندما تتكون الوظائف من نشاط عقلي لا يمكن قياسه (وهذا يعني أن الوظائف تحتاج إلى عمل عقلي ، وصنع القرار ، والنشاط القضائي ، والتخطيط ، والتوجيه ، والسيطرة ، إلخ.)

في بعض الحالات ، قد لا تكون معلومات الأداء الوظيفي صحيحة لأن المراقبة المستمرة للمحلل على وظيفة قد تخلق مثل هذه الحالة حيث لا يمكن للموظفين العمل بحرية وبشكل صحيح. يتطلب الكثير من الوقت لاستكمال عملية جمع المعلومات خاصةً في الحالات التي يحتاج فيها الموظفون أحيانًا إلى القيام ببعض الأعمال.

3. طريقة الأداء الذاتي :

بموجب هذه الطريقة ، يشغل محلل الوظيفة نفسه لأداء وظيفة ويسجل المعلومات. نهج هذه الطريقة يشبه "أداء الوظيفة والحصول على المعلومات". محلل الوظيفة من خلال أداء الوظيفة يحصل على فهم -

أنا. العملية برمتها من النشاط أي دورة العمل

ثانيا. الوقت المستغرق لإكمال بعض النشاط

ثالثا. المخاطر والصعوبات التي تواجه أداء الوظيفة

د. بيئة العمل والآلات والأدوات المستخدمة والإشراف اللازم

v. المهارة والقدرة والمعرفة المطلوبة لإكمال الوظيفة.

هذه الطريقة فعالة لتحليل الوظيفة عندما تكون الوظائف بسيطة للغاية وسهلة الأداء. لكن هذه الطريقة لا تسفر عن نتائج إذا كانت الوظائف ذات طبيعة فنية ويصعب تنفيذها دون تدريب. نطاق استخدام هذه الطريقة محدود.

4. يوميات وظيفة الموظف:

هناك طريقة أخرى لجمع المعلومات حول الوظيفة وهي استخدام اليوميات التي يحتفظ بها الموظفون لتسجيل الأنشطة اليومية في أداء عملهم.

هذه الطريقة لها الخصائص التالية:

(ط) يُمنح كل موظف دفتر يوميات لحفظ سجلات أنشطته اليومية

(2) في نهاية كل نوبة عمل ، يبدأ الموظف في الكتابة في اليوميات - (أ) جميع الأنشطة التي قام بها في ذلك اليوم (ب) الوقت المستغرق لإنجاز أي عملية نشاط (ج) الصعوبات والمشاكل إذا كان قد واجه أداء وظيفته.

(3) يجب الحفاظ على مذكرات الوظيفة لفترة طويلة حتى تتم تغطية جميع الأنشطة.

(د) يتم التحقق / التحقق من المعلومات التي سجلها الموظف في اليوميات من قبل المشرف المعني لضمان أخذ البيانات الواقعية.

هذه الطريقة سهلة الاستخدام لأنها لا تحتاج إلى مهارة إضافية ، والقدرة على تسجيل المعلومات. بما أن الموظف نفسه يكتب مذكرات فمن الممكن أن يتم تسجيل جميع معلومات الأداء الوظيفي.

طريقة يوميات تستغرق وقتًا طويلاً حيث تستغرق الكثير من الوقت لجمع المعلومات لتحليل الوظيفة. قد لا يتذكر الموظف الأنشطة الوظيفية في نوبة العمل عندما يسجل في دفتر اليوميات. لذلك ، تستند البيانات إلى افتراض يحملها الموظف.

5. طريقة الاستبيان :

هذه هي إحدى الطرق التي تستخدمها المنظمة لجمع معلومات الوظيفة. بموجب هذه الطريقة ، يتم إعداد الأسئلة المتعلقة بالوظيفة ويطلب من الموظفين الرد على الأسئلة. تحظى هذه الطريقة بشعبية كبيرة في جمع المعلومات المتعلقة بواجبات ومسؤوليات الموظفين المتعلقة بالوظيفة.

الاستبيانات من نوعين - استبيان منظم واستبيان مفتوح (غير منظم). في حالة الاستبيان المهيكل ، تم تصميم قائمة طويلة من عناصر المهام الممكنة وإرسالها إلى الموظفين مع طلب توضيح ما إذا كانوا يؤدون المهام كما هو مذكور في الاستبيان أم لا ، وإذا كان الأمر كذلك ، فكم من الوقت المستغرق لأداء كل مهمة؟

إن الاستبيان المفتوح (غير المهيكل) بسيط للغاية يطلب من الموظفين وصف شيء فيما يتعلق بالواجبات والمسؤوليات المتعلقة بوظيفتهم وما إلى ذلك. قد يكون السؤال مثل "ذكر الواجبات الرئيسية التي تؤديها".

يتم إرسال الاستبيانات المصممة خصيصا للموظفين الذين يقدمونها إلى المشرفين بعد الانتهاء / ملؤها على النحو الواجب. يقوم المشرفون بعد التحقق والتشاور مع الموظفين المعنيين ، عند الضرورة ، بإعطاء هذه الاستبيانات لمحلل الوظيفة.

طريقة الاستبيان سهلة الاستخدام لجمع معلومات الوظيفة. تغطية السكان بموجب هذه الطريقة واسعة. يتم إرسال الاستبيانات إلى عدد كبير من الموظفين. لذلك ، فهي طريقة سريعة وممتازة لجمع المعلومات في فترة زمنية قصيرة. التكلفة الحكيمة هذه الطريقة رخيصة لجمع المعلومات.

هذه الطريقة ليست خالية من القيود. يحتاج تصميم الاستبيان (أي تغطية المنطقة ونوع وعدد الأسئلة المطلوب طرحها وما إلى ذلك) إلى مهارة خاصة. قد يأخذ الموظفون عرضًا لملء الاستبيانات وإعادتها.

بشكل عام ، يتجنب الموظفون تقديم معلومات مكتوبة قد تكون بسبب عدم قدرتهم على التعبير أو بسبب عدم رغبتهم في الإجابة على الأسئلة المذكورة في الاستبيان. يعد إعداد الاستبيان أيضًا مكلفًا ويستغرق وقتًا طويلاً.

6. طريقة المؤتمر :

هذه هي إحدى طرق جمع المعلومات لتحليل الوظيفة. بموجب هذه الطريقة ، يقوم المحلل الوظيفي بجمع المعلومات المتعلقة بوظيفة الموظفين من خلال المشرفين ذوي الخبرة والمعرفة.

تتضمن طريقة المؤتمر الأنشطة التالية:

أنا. اختيار المجالات ، والموضوع الذي سيتم طرح الأسئلة على المشرفين

ثانيا. اتخاذ قرار بشأن عدد الأسئلة التي يجب طرحها ، وتصميم الأسئلة سواء كانت أسئلة مفتوحة أو منظمة

ثالثا. هيكل الوقت لاستكمال المقابلة مع المشرف.

تسفر هذه الطريقة عن نتائج إذا كان المشرفون فعالين ومختصين وذوي خبرة ولديهم معرفة عميقة بالمرؤوسين. جمع معلومات الوظيفة من خلال هذه الطريقة يستغرق وقتًا طويلاً ومكلفًا.


أساليب تحليل الوظيفة - 2 أهم الطرق: الطرق الكمية والكمية

يمكن الحصول على تحديد المهام الوظيفية والمهارات والقدرات المصاحبة اللازمة لنجاح الأداء والمسؤوليات الكامنة في الوظيفة من خلال الطرق التالية:

1. الطرق النوعية :

(ط) طريقة الملاحظة الشخصية:

الأسلوب الأكثر موثوقية وعملية للحصول على المعلومات المتعلقة بالوظيفة هو من خلال الملاحظة المباشرة للعمل المنجز إلى جانب المناقشة مع المشرف على الوظيفة.

المواد والمعدات المستخدمة ، وظروف العمل والمخاطر المحتملة ، وفهم ما ينطوي عليه العمل هي حقائق يجب أن يعرفها المحلل. تعتبر الملاحظة المباشرة مفيدة بشكل خاص في الوظائف التي تتكون أساسًا من القدرة البدنية التي يمكن ملاحظتها مثل وظائف رسام أو ميكانيكي أو غزل أو حائك.

(2) طريقة الاستبيان:

في هذه الطريقة ، يتم إعداد الاستبيان بواسطة محلل الوظيفة ويتم توزيعه على العمال. يتم الإجابة على الأسئلة من قبل العمال بأفضل ما لديهم من معرفة وإيمان. وعادة ما تستخدم هذه الطريقة من قبل الاستشاريين الهندسية. يتم إرسال الاستبيانات المعدة بطريقة صحيحة إلى أصحاب العمل لاستكمالها ويتم إعادتهم إلى المشرفين.

تتمثل فكرة إصدار الاستبيانات في الحصول على المعلومات اللازمة من أصحاب العمل بحيث يمكن أولاً مناقشة أي خطأ مع الموظف وبعد تقديم التصحيحات الواجبة إلى محلل الوظيفة.

(ج) المقابلات الشخصية:

قد يتم إجراء المقابلات الشخصية من قبل الموظفين وقد يتم تسجيل الإجابات على الأسئلة ذات الصلة. ولكن هذه الطريقة تستغرق وقتًا طويلاً ومكلفة. هذه الطريقة هي طريقة رئيسية يستخدمها المحلل الوظيفي لجمع البيانات. يتصل محلل الوظيفة بالعمال والمشرفين المعنيين ويطرح أسئلة بخصوص الوظائف المختلفة التي يؤدونها لجمع المعلومات ذات الصلة.

(د) السجل:

في هذه الطريقة ، يُطلب من الموظف الاحتفاظ بسجل اليوميات اليومية للواجبات التي يؤديها ، مع ذكر الوقت الذي تبدأ فيه كل مهمة وتنتهي فيها. لكن هذه الطريقة غير مكتملة ، لأنها لا تعطي البيانات المرغوب فيها عن علاقة المشرف والمعدات المستخدمة وظروف العمل. يتم الاحتفاظ بهذا السجل أيضًا من قبل إدارة شؤون الموظفين فيما يتعلق بأصحاب العمل. يقوم المحلل بجمع هذه المعلومات من السجل الذي يحتفظ به قسم شؤون الموظفين.

(5) الأداء الوظيفي:

في هذه الطريقة ، يتم تنفيذ الوظيفة فعليًا بواسطة محلل الوظيفة للحصول على خبرة مباشرة فيما يتعلق بالأذواق الفعلية والطلب البدني والاجتماعي وبيئة عمل الوظيفة. لا يمكن استخدام هذه الطريقة إلا في الوظائف التي تكون فيها متطلبات المهارة منخفضة وبالتالي يمكن تعلمها بسرعة وسهولة.

2. الأساليب الكمية :

(1) استبيان تحليل الموقف (PAQ):

إنه استبيان تحليل وظيفي منظم. يتم تعبئة PAQ بواسطة محلل الوظيفة. يحتوي على 194 عنصرًا ، يمثل كل منها عنصرًا مهمًا في المهمة. يقرر محلل الوظيفة ما إذا كان كل عنصر يلعب دورًا في المهمة وإذا كان الأمر كذلك إلى أي مدى.

مزايا PAQ :

(أ) يصنف الوظائف.

(ب) يوفر درجة كمية أو ملف تعريف الوظيفة.

(ج) يمكن استخدام نتائج PAQ لمقارنة وظيفة واحدة مع الوظيفة الأخرى.

(د) يستخدم PAQ أيضا لتثبيت مستويات الأجور.

عيوب PAQ:

(أ) أنها تستغرق وقتًا طويلاً.

(ب) أنه ينطوي على تحليل معقد من جانب محلل الوظيفة.

(2) استبيان وصف موقف الإدارة (MPDQ):

إنها أداة قياسية تم تصميمها خصيصًا للاستخدام في تحليل الوظائف الإدارية. يتكون الاستبيان من 15 قسمًا بما في ذلك 274 عنصرًا. في هذه الطريقة ، يتعين على المجيبين الرد على أهمية كل عنصر للموقف.

تتضمن عوامل وصف الإدارة ما يلي:

(أ) الرقابة التجارية الداخلية

(ب) العلاقات العامة وعلاقات العملاء

(ج) خدمة الموظفين

(د) الإشراف

(هـ) مسؤولية الموظفين الواسعة

(و) التعقيد والإجهاد

(ز) الموافقة على الالتزامات المالية

(ح) استقلال الإجراءات

(ط) استشارات متقدمة

(ي) تخطيط المنتجات والتسويق والتسويق المالي

(ك) تنسيق الوحدات التنظيمية والعاملين الآخرين

(ل) المنتجات ومسؤولية الخدمة

(3) تحليل الوظيفة الوظيفية:

هذا النهج من تحليل الوظيفة هو عامل المنحى. يحاول نهج تحليل الوظيفة الوظيفية وصف الشخص بالكامل في الوظيفة. يفحص ثلاثة مكونات أساسية من "البيانات والأشخاص والأشياء".

الأبعاد الأربعة الرئيسية المصنفة وفقًا لهذه الطريقة هي:

(أ) اللغة والمرافق اللفظية اللازمة لأداء الوظيفة.

(ب) القدرة الرياضية اللازمة لأداء الوظيفة.

(ج) مدى ضرورة وجود تعليمات محددة لأداء الوظيفة.

(د) مدى الحاجة إلى الحكم والمنطق لأداء الوظيفة.

تستخدم هذه الطريقة بشكل متكرر للوظائف الحكومية. إنه يوفر درجة كمية لكل منها كدالة لتعقيدها في العلاقة مع الأشخاص والبيانات والأشياء.


أساليب تحليل الوظيفة - الأساليب / الأساليب الشائعة التي تستخدمها الإدارة لتحليل الوظائف

على الرغم من أن هناك عدة طرق لجمع معلومات تحليل الوظيفة ، إلا أن اختيار واحدة أو مجموعة من أكثر من طريقة تعتمد على احتياجات ومتطلبات المنظمة وأهداف عملية تحليل الوظيفة. عادةً ، تركز جميع الأساليب على جمع المعلومات الأساسية المتعلقة بالوظيفة ولكن عند استخدامها في تركيبة قد تبرز المعلومات المخفية أو التي يتم التغاضي عنها وإثبات أنها أدوات رائعة لخلق ملاءمة مثالية لمرشح الوظيفة.

يعتمد اختيار طريقة مناسبة لتحليل الوظيفة على هيكل المنظمة والمستويات الهرمية وطبيعة الوظيفة والمسؤوليات والواجبات المرتبطة بها. لذلك ، قبل تنفيذ أي طريقة ، يجب تحليل جميع المزايا والعيوب لأن البيانات التي يتم جمعها من خلال هذه العملية تخدم كثيرًا وتساعد المؤسسات على التعامل مع اتجاهات السوق الحالية والتغيرات التنظيمية ومعدل الاستنزاف العالي والعديد من المشاكل اليومية الأخرى.

فيما يلي بعض الأساليب / الأساليب الشائعة التي تستخدمها الإدارة:

1. طريقة الملاحظة:

يلاحظ محلل الوظيفة الموظف ويسجل جميع مهامه المنجزة وغير المنفذة ، والمسؤوليات والواجبات المنوطة وغير المنجزة والوسائل والأساليب والمهارات التي يستخدمها هو أو هي لأداء واجبات مختلفة وقدرته العقلية أو العاطفية على التعامل التحديات والمخاطر.

مزايا وعيوب طريقة الرصد :

أنا. إنها واحدة من أسهل الطرق لتحليل وظيفة محددة.

ثانيا. القيد هو أن كل شخص لديه طريقته الخاصة في مراقبة الأشياء.

ثالثا. يفكر الأشخاص المختلفون في النتائج ويفسرون النتائج بطرق مختلفة.

د. لذلك ، قد تنطوي هذه العملية على إبداءات وإعجابات شخصية وقد لا تسفر عن نتائج حقيقية.

v. يمكن تجنب هذا الخطأ من خلال التدريب المناسب لمحلل الوظيفة أو من سيجري عملية تحليل الوظيفة.

2. طريقة المقابلة:

في هذه الطريقة ، تتم مقابلة الموظف حتى يتوصل إلى أساليب عمل خاصة بهم ، والمشاكل التي يواجهونها ، واستخدام مهارات وتقنيات معينة أثناء أداء وظائفهم وعدم الأمان والمخاوف بشأن حياتهم المهنية.

تساعد هذه الطريقة القائم بإجراء المقابلة على معرفة ما يفكر فيه الموظف تمامًا بشأن وظيفته ومسؤولياته. أنه ينطوي على تحليل الوظيفة من قبل الموظف نفسه / نفسها. من أجل توليد ملاحظات صادقة وحقيقية أو جمع بيانات حقيقية ، يجب أن يتم تحديد الأسئلة التي طرحت أثناء المقابلة بعناية. ولتجنب الأخطاء ، من الجيد دائمًا إجراء مقابلة مع أكثر من فرد للحصول على مجموعة من الردود. ثم يمكن تعميمها واستخدامها للمجموعة بأكملها.

مزايا طريقة المقابلة :

أنا. تعد المقابلة طريقة مرنة لجميع مستويات وأنواع الوظائف. قد تركز المقابلة على ما قد تنطوي عليه وظيفة افتراضية.

ثانيا. تُنشئ المقابلات بيانات وصفية وتمكّن أصحاب العمل من تفسير أنشطتهم.

ثالثا. يمكن للمقابلة الجيدة أن تبحث في المناطق الحساسة بمزيد من العمق. الاستبيانات المهيكلة لا يمكن القيام بذلك بسهولة. يمكن لأصحاب العمل إعطاء نظرة عامة على عملهم وتقديم تصوراتهم ومشاعرهم حول وظائفهم والبيئة.

عيوب طريقة المقابلة :

أنا. تميل الاستبيانات الجامدة إلى أن تكون أقل فعالية عندما يتعلق الأمر بالجوانب الأكثر تأثيرا في العمل.

ثانيا. قد يصعب جمع المعلومات من المقابلات المختلفة مع احتمال تحيز القائم بإجراء المقابلات ، وقد تفشل بعض مجالات العمل في التقاط مقابلة ، وقد تشدد على مجال ما وتهمل مجالات أخرى.

ثالثا. فيما يلي مشكلات في التفسير والتحليل مع إمكانية ظهور انطباعات مشوهة يجب مراعاة موضوعية البيانات التي تم التقاطها.

د. المقابلات تستغرق وقتًا طويلاً ويلزم التدريب.

3. طريقة الاستبيان :

طريقة أخرى لتحليل الوظائف شائعة الاستخدام هي ملء الاستبيانات من الموظفين ورؤسائهم ومديريهم. ومع ذلك ، فإن هذه الطريقة تعاني أيضًا من التحيزات الشخصية. يجب توخي الحذر الشديد أثناء صياغة الأسئلة لدرجات مختلفة من الموظفين.

من أجل الحصول على المعلومات الحقيقية المتعلقة بالوظيفة ، يتعين على الإدارة توصيلها إلى الموظفين بفاعلية بأن البيانات التي يتم جمعها سيتم استخدامها لمصلحتهم. من المهم جدًا ضمان عدم استخدامها ضدهم على أي حال. إذا لم يتم ذلك بشكل صحيح ، فسيكون ذلك مجرد هدر للوقت والمال والموارد البشرية.

مزايا الاستبيانات :

أنا. الاستبيانات فعالة من حيث التكلفة.

ثانيا. الاستبيانات هي أيضا وسيلة عملية لجمع البيانات. يمكن توجيهها إلى مجموعات من اختيارك وإدارتها بطرق مختلفة.

ثالثا. استبيانات تجلب نتائج سريعة.

د. تسمح الاستبيانات والدراسات الاستقصائية لمدير الموارد البشرية بجمع المعلومات من جمهور كبير.

5. معظم مزودي الاستبيان والاستبيان ذو طبيعة كمية ويسمحون بتحليل سهل للنتائج.

السادس. تضمن الاستبيانات إخفاء هوية المستخدم.

السابع. عند استخدام استبيانات البريد أو عبر الإنترنت أو البريد الإلكتروني ، لا يوجد حد زمني ويمكن للمستجيبين قضاء وقتهم في إكمال السؤال.

الثامن. Questionnaires cover all aspects of a topic.

Disadvantages of Questionnaires :

أنا. While there are many positives to questionnaires, dishonesty can be an issue. Respondents may not be 100 percent truthful with their answers.

ثانيا. There is no way to know if the respondent has really thought the question through before answering.

ثالثا. Without someone to explain the questionnaire fully and ensure each individual has the same understanding, results can be subjective.

د. Respondents may also have trouble grasping the meaning of some questions that may seem clear to the creator. This miscommunication can lead to skewed results.

v. A survey or questionnaire cannot fully capture emotional responses or the feelings of the respondents.

السادس. Some questions are difficult to analyse.

السابع. As with any sort of research, bias can be an issue. Participants in your survey may have an interest the product, idea or service. Others may be influenced to participate based on the subject of the questionnaire.

الثامن. When using questionnaires, there is a chance that some questions will be ignored. If questions are not required, there is always that risk they will not be answered.

4. Work Methods Analysis:

The form of analysis on work methods is applicable to describe manual and repeated manufacturing jobs, for example the jobs of assembly-line. Such analysis on work methods consists of analysis of time, motion study and micro motion.

5. Task Inventory Method:

Indeed, a task inventory lists all discrete activities which create a certain job or certain company.

6. Job Element Method:

This style is somehow similar to the method of critical incident technique. The method concentrates on behaviors during working and such consequences that the behaviors bring about more than look at abstract characteristics. This method was developed by Ernest Prim off.

7. Diary Method:

The method of diary is considered to be a very useful tool to analyse jobs. In this method jobs are assessed thanks to workers' daily records or their lists of activities that they practice day by day.

8. Checklists and Rating Scales:

In this method jobs are analysed by using a list keeping track of such job elements. Many questions can be raised, such as working purposes, key roles and responsibilities, organization; relationships; decision-making; السلطة؛ Skills, knowledge, experience; working conditions.

9. Competency Profiling Method:

This form of job analysis is an activity that determines certain capacities which are characteristics of high levels of performance in a certain job. It includes skills, knowledge, capacities, values, interests, personalities.

10. Examining Manuals/Reference Materials Method:

In analysing jobs, the analysts use manuals/or materials of reference including quality manual, human resource manual, procedures, instruction, forms, job description. These documents are available so that organizations can apply them in accordance with standards of ISO 9000.

11. Technical Conference Method:

This tool is of great usefulness in analyzing jobs based on Subject Matter Experts (SMEs). SMEs will implement sessions of brainstorming to discover elements of jobs. In this method, SMEs can apply a full mix of all methods of job analysis.


Job Analysis Methods – Top 10 Job Analysis Methods: Observation, Interview, Critical Incident, Group Interview, Structured Questionnaire, Check-List and a Few Others

Job analysis is a process that consumes more time. It is a tedious exercise collecting information to determine job elements, aptitudes and attitudes of an individual for a successful job performance.

Some of the important job analysis methods are given below:

1. Observation Method:

It is a job analysis technique in which employees are directly watched or films of workers on the job are reviewed and the data regarding the job collected. In this method the supervisors observe and gather information with regard to tasks, working conditions, etc., related to a job, while the employees are performing their job. This method is particularly suitable for analyzing manual and unskilled jobs. It may not be suitable for mental, analytical and technical jobs.

2. Interview Method:

The job is analyzed by interviewing every individual employee separately. It is a time consuming task. In this method the employees are selected and intensively and extensively interviewed to know more about every aspect of their job such as the problem and inconvenience they face while performing the job, desirable qualification, tech-know-how, training required, etc.

3. Critical Incident Method:

This method is used to gather information about a job based on the past experiences and critical incidents which are frequently or seldom experienced while performing the job. These incidents are analyzed in detail by the brainstorming technique. But, it requires more time and is dependent the analytical skill of the analysts.

4. Group Interview Method:

It is done like the individual interview method but more people are interviewed simultaneously. It creates an atmosphere for the interviewees to open up their minds and give information, share ideas, opinions, positive and negative aspects of the job. Sometimes, group dynamics may hinder its effectiveness.

5. Structured Questionnaire Method:

In this method a questionnaire is prepared which consist of questions/statements pertaining to job and the employees. The respondents are asked to put a tick mark against their choice or rate every item given therein. It is good method used widely for data collection.

6. Check-List Method:

In this method, the job is analyzed and necessary information regarding the job is collected by asking the employees some subjective questions in the form of 'Yes' or 'No' objective type questions. The job holder is asked to put a tick mark against his/her choice.

7. Video Tape Method:

While on the job-floor, during the course of performing the job, the employees are video graphed. These video tapes are used to assess the job. The advantage of this method is that it can be reviewed again and again whenever needed.

8. Review of Record Method:

The work and repair records which are maintained in the human resources department of the organization are used for job analysis. This method is not appreciated and it is defective and ineffective.

9. Conference Method:

The supervisors utilize this method to collect information. The experts share their expertise and interact with employee participants to gather information about the jobs they perform.

10. Diary or Work Log Record Method:

The job incumbents are given a diary and asked to write a brief account of their job activities they performed at the end of every day. It is a cost and time consuming method but it facilities collection of too much of information at the end in which most of them may not be pertaining to the job activities. It is better to use more than one method of job analysis to make it more effective.


Job Analysis Methods – Methods of Collecting Job Analysis Information: Questionnaire, Checklist, Participation, Critical Incidents, Self-Recording of Diary and a Few Others

The various methods of collecting job analysis information are as under:

Method # 1. Questionnaire:

Usually this method is used to gather information about jobs through a mail survey. The job incumbents who can easily express themselves in writing they are asked to provide data about their jobs in their own words. Hence, this method is, best suited to clerical workers.

But it is often a very time consuming the reason is questionnaires are sent by mail. The receipt of duly filled questionnaires from the respondents is quite often delayed and after obstructed against the process of analysing the data obtained in this manner using.

Method # 2. Checklist:

Under this method the worker is required to check the task that he performs from a long list of possible task statements. However, in order to prepare the checklist, extensive preliminary work is demanded in collecting appropriate task statements. While checklists are easy for the incumbent to respond to, they do not provide an integrated picture of the job in question. They are easily administered to large groups and are easy to tabulate.

Method # 3. Participation:

Under this method, the job analyst actually performs the job himself. By doing so he is able to gather first-hand information about what characteristics made up the job under investigation. This method has some limitations as it fairly good for simple jobs however, in case of complex jobs advance training of the analyst becomes mandatory. The method is also time-consuming and too costly.

Method # 4. Critical Incidents:

Under this method, the supervisor is asked to give instances of on-the-job behaviours of people which he considers to be important. Such instances can be both of good and bad on-the-job behaviour. The number of such instances can be as many as the supervisor can recall. These instances can provide information about critical aspects of the job. However, the shortcoming of the method is that it does not provide an integrated picture of the entire task.

Method # 5. Self-Recording of Diary:

Under this method, the job incumbent is asked to record his daily activities each day using certain type of logbook or diary. The method is good as it systematically collects a great deal of information about the nature of and the time spent on various activities during the day by each incumbent.

Although, it is too time-consuming and exhausting consequently the incumbent may start complaining that he has to spend more time in making entries in his diary than in doing his job. However, this method is particularly useful for high-level managerial jobs.

Method # 6. Technical Conference:

Under this method, information about the characteristics of the job is collected from the experts. They are usually the supervisors and not the actual job incumbents. One serious limitation of this method is that the experts may at times show poor knowledge about the job which they are not actually performing themselves and may give answers based upon their past experience.

Method # 7. Interview:

Under this method, a group of representative job incumbents are selected for extensive interview usually outside of the actual job situation. The interview of the candidates or interviewees may be carried out either individually or in a group to save time. The replies acquired from these are then combined into a single job description. This method though too expensive and time-consuming helps in getting a complete scenario of the job.

Method # 8. Observation:

This method can be followed right on the job. The analyst observes the incumbent as he performs his work and questions him to get the required data. Besides being slow and expensive this method also interferes with normal work operations.

However, it generally produces a good and complete job description. This method is particularly desirable where manual operations are prominent and where the work cycle is short. Working conditions and hazards can also be better explained when observed personally by the analyst.


 

ترك تعليقك