تسوية التكلفة والحسابات المالية

كل ما تحتاج لمعرفته حول تسوية التكاليف والحسابات المالية.

عندما يتم الاحتفاظ بحساب التكلفة والحسابات المالية بشكل منفصل عن طريق الاهتمام بمجموعتين مختلفتين من الدفاتر ، فإن الربح الذي تظهره حسابات التكلفة قد لا يكون أحدهما في حساب تكلفة الكتب والآخر للدفاتر المالية.

الربح أو الخسارة التي تظهرها دفاتر التكلفة تختلف عن الربح أو الخسارة التي تظهرها المحاسبة المالية لعدد من الأسباب. لذلك ، يصبح من الضروري التوفيق بين الأرباح والخسائر التي تظهرها مجموعتي الكتب.

وهذا يتيح اختبار موثوقية حسابات التكلفة. في حالة تعذر التوفيق بين مجموعتي الحسابات ، ستكون موثوقيته أقل.

على حد تعبير HG Wheldon ، "لا يوجد نظام كامل ما لم يتم ربطه بالحسابات المالية ، ويمكن تسوية النتائج المبينة بكل من التكلفة والحسابات المالية".

تعلم حول:-

1. أسباب المصالحة 2. طرق المصالحة 3. إجراءات المصالحة 4. الحاجة إلى المصالحة 5. حساب المذكرة أو بيان المصالحة 6. أسباب أو أسباب الاختلاف في النتائج حسب الحسابات المالية وحسابات التكلفة.


تسوية حسابات التكلفة والحسابات المالية: أسباب المصالحة وحساب المصالحة وإجراءات المصالحة

التوفيق بين التكلفة والحسابات المالية - مقدمة ، أسباب المصالحة وطرق المصالحة

عندما يتم الاحتفاظ بحسابات التكلفة والحسابات المالية بشكل منفصل في أي مؤسسة ، فهناك احتمالية أن يظهر كلا الكتابين الربح بشكل منفصل. قد لا تتفق الأرباح التي تظهرها تكلفة الكتب مع الأرباح التي تظهرها الكتب المالية. لذلك ، يصبح من الضروري أن يتم احتساب الربح والخسارة اللذين تظهرهما كل من حسابات التكلفة والحسابات المالية مع بعضهما البعض. لهذا الغرض يتم المصالحة بين كلا الكتابين.

في ظل نظام غير متكامل ، تنشأ مسألة تسوية التكاليف والحسابات المالية. ولكن في ظل نظام المحاسبة المتكامل ، يتم دمج حسابات التكلفة والحسابات المالية في مجموعة واحدة من الدفاتر ، ويبدو أنه لا توجد ضرورة لإعداد وتوفيق الأرباح التي تظهرها التكلفة وكذلك الحسابات المالية.

أسباب المصالحة:

الأسباب الرئيسية للمصالحة هي كما يلي:

(1) دقة الحساب - تساعد في التحقق من دقة الحساب وموثوقية حسابات التكلفة.

(ii) أسباب الاختلاف - توضح المصالحة أسباب الاختلاف في الربح بين التكلفة والحسابات المالية.

أسباب الخلاف في الربح أو الخسارة A / C:

نناقش الأسباب الرئيسية للخلافات أدناه:

(1) العناصر المعروضة فقط في حسابات التكلفة:

هناك بعض العناصر التي تظهر في حسابات التكلفة فقط ولا تظهر في الحسابات المالية.

هم تحت:

(أ) الفائدة على رأس المال المصروف ولكن غير المدفوع.

(ب) الأصول المستهلكة بالكامل ، لا تزال تستخدم في الأعمال التجارية.

(ج) يستخدم المبنى الخاص ولا يتم دفع الإيجار.

(2) قاعدة منفصلة لتقييم الأسهم:

يتم تقييم الأسهم في حسابات التكلفة على طريقة FIFO أو LIFO أو Average ، ولكن يتم تقييم الأسهم في الحسابات المالية على أساس مبدأ التكلفة أو سعر السوق ، أيهما أقل. وبالتالي ، يوجد هذا الاختلاف في قيمة الأسهم الموضحة في مجموعتي دفاتر الحسابات.

(3) قاعدة منفصلة للاستهلاك:

قد يختلف معدل وطريقة خصم الاستهلاك في حسابات التكلفة والحسابات المالية. في حساب التكلفة ، يمكن استخدام معدل ساعات الماكينة ، وطريقة وحدة الإنتاج ، في فرض رسوم الاستهلاك ، بينما يمكن استخدام طريقة القسط الثابت أو طريقة التناقص في المحاسبة المالية. سيحدث اختلافًا في أرقام الربح أو الخسارة.

(4) تحت الامتصاص أو الإفراط في امتصاص النفقات العامة:

في حسابات التكلفة ، يتم تسجيل النفقات العامة على أساس النسبة المئوية ، بينما يتم تسجيل المصروفات الفعلية في المحاسبة المالية. قد يؤدي هذا إلى اختلاف بين النفقات العامة الملاحظة في التكلفة والنفقات الفعلية المتكبدة. سيحدث اختلافًا في الأرباح التي تظهرها التكلفة والمحاسبة المالية.

(5) العناصر المعروضة فقط في الحسابات المالية:

تصنف هذه العناصر إلى 3 فئات على النحو التالي:

(أ) بنود النفقات المالية البحتة:

ويشمل ما يلي:

(ط) خصم على السندات

(2) مصروفات الشركة على نقل المكتب

(3) الغرامات والعقوبات

(4) الشهرة المشطوبة والمصروفات الأولية المشطوبة

(5) خسارة بيع الأصول الرأسمالية

(6) خسائر الاستثمارات

(7) الفائدة على القروض المصرفية

(8) العقوبات والتعويضات بموجب القانون

(9) الخسارة الناجمة عن السرقة والاختلاس

(ب) بنود الدخل المالي البحت:

ويشمل ما يلي:

(ط) مستحقات الإيجار

(2) الفوائد المستلمة على الودائع المصرفية

(3) رسوم التحويل المستلمة

(4) توزيعات الأرباح والفوائد المستلمة على الاستثمارات

(5) الربح من بيع الأصول الرأسمالية.

(ج) تخصيص الأرباح:

ويشمل العناصر التالية:

(ط) نقل إلى الاحتياطي

(2) ضريبة الدخل ، ضريبة الثروة

(3) توزيعات الأرباح المدفوعة

(د) التبرع الخيري

(ت) الخيرية وما إلى ذلك

طرق المصالحة :

يوصى بالإجراء التالي لإعداد بيان تسوية:

(1) أولا وقبل كل شيء معرفة أرباح الفرق بين حسابات التكلفة والحسابات المالية

(2) جني الأرباح من حسابات التكلفة كأساس

(3) إضافة عناصر مفرطة النفقات في حسابات التكلفة

(4) إضافة عناصر الدخل تحت تسجيل في حسابات التكلفة

(5) خصم عناصر الدخل على حساب التكاليف المسجلة

(6) إضافة مبلغ أكثر من تقييم الأسهم في حسابات التكلفة

(7) خصم مبلغ أقل من تقييم المخزون في حسابات التكلفة

(8) إضافة مبلغ تحت تقييم إغلاق المخزون في حسابات التكلفة

(9) اقتطاع مبلغ يزيد عن تقييم إغلاق المخزون في حسابات التكلفة

(10) بعد إضافة أو خصم جميع العناصر ، ستكون الأرباح الناتجة هي الربح أو الخسارة وفقًا للدفاتر المالية

(11) إذا كانت نقطة البداية للربح حسب الحساب المالي ، سيتم عكس البنود المذكورة أعلاه.

حساب تسوية المذكرة:

هذه طريقة بديلة لبيان المصالحة. يظهر حساب ربح التكلفة على الجانب الائتماني. يتم عرض جميع العناصر التي ستضاف على جانب الائتمان. يتم عرض جميع العناصر التي سيتم خصمها على جانب الخصم. يُعرف رقم الرصيد باسم الربح حسب الحسابات المالية.


التوفيق بين التكلفة والحسابات المالية - مع العينة

بيان التسوية عبارة عن حساب تسوية مذكرة لتحديد العناصر اللازمة لتحقيق توازن ربح التكلفة مع الربح المالي - Eric L. Kohler ، في Dictionary for Accountants.

بمجرد متابعة الشركات للحسابات المتكاملة ، لا يوجد تناقض ولا حاجة للتسوية. الربح المالي هو ببساطة ربح التكلفة الذي يتم تحويله من حساب ربح وخسارة التكلفة. على النقيض من ذلك ، إذا تم الاحتفاظ بمجموعة منفصلة من الدفاتر للتكلفة والحسابات المالية ، فمن النادر أن يوافق رقم ربح الطرفين.

دائمًا ، يختلف الربح الذي تظهره الحسابات المالية عن الربح الموضح في حسابات التكلفة. الفرق ليس بسبب الأخطاء في أي نظام ولكن بسبب المتطلبات المحاسبية المختلفة. من المهم أن يتم التوفيق بينها بشكل دوري ، خشية أن تفقد مصداقيتها.

تنشأ الحاجة إلى المصالحة للأسباب التالية:

1. لمعرفة أسباب الاختلاف في الربح أو الخسارة في التكلفة والحسابات المالية.

2. لضمان الدقة والموثوقية الرياضية لحسابات التكلفة من أجل التأكد من التكلفة ، والتحكم في التكاليف وإجراء فحص للحسابات المالية.

أسباب الاختلاف:

يمكن مناقشة هذه الأسباب على نطاق واسع تحت ثلاثة عناوين:

1. معاملة مختلفة من البنود.

2. العناصر التي تظهر فقط في الحسابات المالية ؛ و

3. العناصر التي تظهر فقط في حسابات التكلفة.

دع شرح هذه النقاط قليلاً:

1. معاملة مختلفة من العناصر:

تختلف المعاملة الممنوحة لبعض البنود في الحسابات المالية بشكل كبير عن المعاملة في حسابات التكلفة.

فيما يلي بعض الأمثلة:

أنا. أساس تقييم المخزون:

في الدفاتر المالية ، وكمسألة من الحيطة المالية ، يتم تقييم الأسهم بالتكلفة أو سعر السوق أيهما أقل. ولكن في دفاتر التكلفة ، يتم تقييم مخزون المواد على أساس FIFO و LIFO و Average Price ، إلخ. يتم تقييم عملية العمل على أساس التكلفة الأولية أو التكلفة الأولية بالإضافة إلى النفقات العامة النسبية للمصنع. يتم تقييم مخزون البضائع الجاهزة على أساس التكلفة الإجمالية للإنتاج. مع هذا النهج المختلف في مجموعتي الكتب ، من المحتمل أن تكون أرقام الأرباح مختلفة.

ثانيا. استرداد النفقات العامة:

في حسابات التكلفة ، يعتمد استرداد النفقات العامة دائمًا على تقدير ، وبالتالي ، تحت أو يتجاوز الاسترداد. يتم احتسابه عمومًا كنسبة مئوية على المواد والعمالة والتكلفة الأولية والنسبة المئوية على المبيعات ، وما إلى ذلك. عندما يتم تحميل النفقات العامة بمعدلات محددة مسبقًا ، قد لا يكون المبلغ الذي تم تحصيله أو استرداده مساوياً للمبلغ الذي تم تكبده بالفعل.

يُعرف الفرق بين المبلغ المتكبد والمبلغ المسترد بأنه انخفاض أو زيادة امتصاص النفقات العامة. قد يتم شطب هذا إلى حساب التسوية العامة أو نقله مباشرةً إلى حساب تكلفة الربح والخسارة. ونتيجة لذلك ، فإن المبلغ الفعلي الموضح في الحسابات المالية سوف يوافق الآن على المبلغ الذي تم تحميله أخيرًا في حسابات التكلفة.

ومع ذلك ، إذا تم ترحيل ذلك كرصيد في العام التالي ، فسيكون هناك اختلاف في الأرباح وفقًا لمجموعتي الحسابات. علاوة على ذلك ، قد يتم تجاهل بعض النفقات العامة مثل البيع والتوزيع في حسابات التكلفة.

ثالثا. الاستهلاك:

قد تختلف معدلات وطرق الاستهلاك في التكلفة والحسابات المالية. في الحسابات المالية ، يتم احتساب الاستهلاك بشكل رئيسي على أساس القسط الثابت أو الرصيد المتناقص. ولكن في حسابات التكلفة ، قد يكون الأساس هو ساعات الماكينة ووحدات الإنتاج ، إلخ. تعتبر الحسابات المالية الاستهلاك بمثابة تكلفة الفترة التي تختلف مع مرور الوقت ، في حين يعتبر الاستهلاك في حسابات التكلفة كمصروفات متغيرة. هذا سيخلق فرقا في الأرباح اثنين.

د. خسائر وفورات غير طبيعية:

في الحسابات المالية ، يتم دمج العناصر غير الطبيعية مع عناوينها العادية. سيتم إضافة خسائر غير طبيعية في المواد أو العمالة على سبيل المثال ، إلى الديون على المواد والأجور. في حسابات التكلفة ، من ناحية أخرى ، يتم إبقاء الهدر أو الخسائر أو المدخرات غير الطبيعية خارج تكاليف التصنيع كشيء لا ينبغي تحميل تكاليف المنتج عليه. لا يتم إدخال الخسائر الناتجة عن التقادم ، وتحويل الأعمال إلى موقع أفضل ، وإصلاح المصنع وما إلى ذلك في حسابات التكلفة.

2. العناصر الظاهرة فقط في الحسابات المالية:

تحت هذا الرأس ، يمكن تحديد ثلاثة أنواع من العناصر:

أنا. الرسوم المالية البحتة:

هذه هي المصاريف والخسائر التي يتم خصمها فقط في حساب التداول والأرباح والخسائر ولا تشكل جزءًا من تكاليف الإنتاج.

الأمثلة هي:

(أ) خسائر الأصول الرأسمالية ، الناشئة عن البيع أو التبادل أو التدمير غير المؤمن عليه.

(ب) خسائر مبيعات الاستثمارات ، والبناء ، إلخ.

(ج) الفائدة على القروض المصرفية والرهون العقارية والسندات وغيرها من الأموال المقترضة ، إذا تم تجاهل الفائدة على رأس المال في حسابات التكلفة.

(د) العقوبات المستحقة عن التأخير في إنجاز العقود.

(هـ) الأضرار المستحقة بموجب القانون.

(و) الخسائر الناجمة عن تخريد الآلات قبل انتهاء عمرها ، أي فقدان التقادم.

(ز) مصاريف مكتب نقل الشركة.

(ح) خصومات على السندات والسندات وغيرها

ثانيا. الإيرادات المالية البحتة:

هذه هي المداخيل والمكاسب التي تقيد في حساب الربح والخسارة فقط وهي خارج نطاق التصنيع.

الأمثلة هي:

(أ) الفوائد المستلمة على الودائع المصرفية

(ب) مستحق الإيجار

(ج) الفوائد وأرباح الأسهم وما إلى ذلك المستلمة من الاستثمارات.

(د) الأرباح المحققة من بيع الأصول الثابتة والنفقات الرأسمالية المحملة على وجه التحديد على الإيرادات.

(هـ) رسوم التحويل المستلمة.

ثالثا. اعتمادات الربح:

هذه تمثل الاعتمادات أو توزيع الأرباح.

كونها رسومًا على صافي الربح ، تظهر عناصر مثل ما يلي في حساب تخصيص الأرباح والخسائر وليس في حسابات التكلفة:

(أ) الضرائب

(ب) توزيعات الأرباح المدفوعة

(ج) التحويل إلى صندوق استرداد الديون أو صندوق الغرق لسداد الالتزامات.

(د) التحويل إلى الاحتياطي العام أو أي احتياطي آخر لتعزيز الهيكل المالي.

(هـ) المبالغ المشطوبة على أنها الشهرة ، المصاريف الأولية ، عمولة الاكتتاب ، ونفقات إصدارات رأس المال.

(و) التبرعات الخيرية.

3. العناصر الظاهرة فقط في حسابات التكلفة:

هناك بعض المصاريف التي يتم تضمينها فقط في حسابات التكلفة.

الأمثلة هي:

(أ) الفائدة الافتراضية - عندما تقرر الإدارة فرض فائدة على رأس المال المستخدم. حتى إذا لم يتم دفع الفائدة ، فسيتم تضمينها أثناء حساب التكلفة ،

(ب) الإيجار النظري - حتى لو لم يتم دفع إيجار عند تشغيل مصنع في المبنى الذي تملكه ، سيتم إدراج الإيجار النظري في دفاتر التكلفة.

إجراءات المصالحة:

للتوفيق بين الأرباح المالية وأرباح التكلفة ، يتم إعداد "بيان المصالحة" أو "حساب تسوية المذكرة". لا يوجد فرق بين هذين الاثنين إلا أن التنسيق مختلف.

عند إعداد بيان التسوية ، يجب اتخاذ الخطوات التالية:

إذا تم أخذ الربح وفقًا لحسابات التكلفة كنقطة بداية ، فيجب إجراء التعديلات التالية في أرباح التكلفة -

أ. خصم - الرسوم المالية البحتة التي تظهر في الحسابات المالية فقط.

ب. إضافة - دخل مالي بحت يظهر في الدفاتر المالية فقط.

ج. خصم - مخصصات الربح الموضحة في الحسابات المالية فقط.

د. إضافة - الإفراط في امتصاص النفقات العامة في حسابات التكلفة.

ه. أقل - نقص امتصاص النفقات العامة في حسابات التكلفة.

F. إضافة - الاستهلاك الزائد في حسابات التكلفة.

ز. خصم - الاستهلاك بأقل من تكلفة حسابات التكلفة.

هيدروجين. خصم - انخفاض قيمة فتح الأسهم في حسابات التكلفة.

أنا. إضافة - الإفراط في تقييم فتح الأسهم في حسابات التكلفة.

ي. خصم - الإفراط في تقييم إغلاق الأسهم في حساب التكلفة.

ك. إضافة - انخفاض قيمة إغلاق المخزون في حسابات التكلفة.

بعد التعديلات المذكورة أعلاه ، سيكون الرقم الناتج هو الربح حسب الحسابات المالية. إذا تم أخذ الربح الذي تظهره الحسابات المالية كنقطة بداية ، فسيتم عكس المعاملة كما هو موضح أعلاه.

فيما يلي تنسيق بيان التسوية:

حساب تسوية المذكرة:

هذا الحساب بديل لبيان التسوية. يوضح هذا الحساب بالجانب المعتاد للخصم والائتمان الأسباب التي نشأت بسبب اختلاف الأرباح.

فيما يلي نموذج من حسابات تسوية المذكرة:


تسوية التكاليف والحسابات المالية - الحاجة إلى المصالحة وإجراءات المصالحة ومذكرة حساب المصالحة أو بيان

في نظام المحاسبة غير المتكامل ، يتم الاحتفاظ بحسابات التكلفة والحسابات المالية بشكل منفصل. على الرغم من أن كلا الحسابين يحتفظ بهما بموجب مبادئ القيد المزدوج ، فإن الأرباح التي تم الإفصاح عنها في حسابات التكلفة ليست هي نفسها التي تم الكشف عنها في الحسابات المالية. تختلف المبادئ المتبعة لتسجيل الدخول والمصروفات بين مجموعتي الحسابات.

في الحسابات المالية ، يتم تسجيل جميع الإيرادات وجميع المصاريف على أساس فعلي ، ولكن في حسابات التكلفة ، يتم تسجيل المصروفات المتعلقة بأنشطة الإنتاج والإدارة والبيع والتوزيع فقط ويتم حذف جميع الإيرادات. لذلك يصبح من الضروري التوفيق بين هاتين المجموعتين من الحسابات.

الحاجة إلى المصالحة:

1. لمعرفة أسباب التباين في الأرباح في مجموعتي الحسابات.

2. للتحقق من دقة المعلومات في دفاتر محاسبة التكاليف. إنه يضمن موثوقية معلومات التكلفة المسجلة في دفاتر محاسبة التكاليف.

عندما يتم الاحتفاظ بحسابات التكلفة والحسابات المالية ضمن نظام محاسبة متكامل ، ستكون هناك مجموعة واحدة فقط من الحسابات. لذلك ليست هناك حاجة للتوفيق بين مجموعتي الدفاتر المحاسبية.

أسباب الاختلاف في الأرباح في مجموعتين من دفاتر الحسابات:

فيما يلي الأسباب المختلفة التي أدت إلى اختلاف الأرباح بين مجموعتي الحسابات:

1. يتم تسجيل بعض المصاريف في الدفاتر المالية فقط وليس في حسابات التكلفة:

هم انهم:

أنا. المصروفات ذات الطبيعة المالية البحتة - تشمل الفوائد المدفوعة على القروض المصرفية والرهون والسندات والسحب على المكشوف ومصروفات إصدار الأسهم والسندات المشطوبة ، خصم على إصدار الأسهم وخصومات السندات المشطوبة.

ثانيا. الأصول غير الملموسة المشطوبة - تشمل المصروفات الأولية والشهرة ونفقات الإيرادات المؤجلة المشطوبة.

ثالثا. الخسارة غير الطبيعية - وتشمل الخسارة الناجمة عن الحرائق أو الحوادث أو السرقة أو الكوارث الطبيعية وما إلى ذلك.

د. خسارة رأس المال - تشمل خسارة بيع الأصول الثابتة والاستثمارات.

5. الاعتمادات - تشمل مخصصات ضريبة الدخل ، ضريبة الدخل المدفوعة ، التحويل إلى الاحتياطيات ، توزيعات الأرباح المدفوعة ، توزيعات الأرباح المقترحة إلخ.

السادس. أحكام - تشمل مخصصات للديون المعدومة والمشكوك في تحصيلها ، مخصص للخصومات ، إلخ.

السابع. أخرى - الغرامات والعقوبات المدفوعة عن مخالفة القانون ، والهدايا ، والهبات ، والجمعيات الخيرية ، والتبرعات ، وخسارة التقادم ، إلخ.

التأثير على الربح - تكلفة الربح أكثر وأرباح مالية أقل.

2. النفقات التي تظهر في حسابات التكلفة فقط وليس في الحسابات المالية:

وتسمى النفقات الافتراضية أو التكاليف المحتسبة.

هم انهم:

أنا. الإيجار تهمة لبناء الخاصة

ثانيا. الفائدة المحملة على رأس المال الخاص.

ثالثا. الاستهلاك المحمّل على الأصول المستهلكة بالكامل.

د. راتب المالك المحمّل في حسابات التكلفة ولكن غير المسحوب فعليًا.

التأثير على الربح - تكلفة الربح أقل والأرباح المالية أكثر.

3. تظهر بعض النفقات في كلا دفتر الحسابات ولكن المبالغ تختلف:

أنا. الإفراط في الاسترداد أو الاستيعاب الزائد للنفقات العامة - تظهر المصروفات في الحسابات المالية على أساس فعلي ، ولكن في حسابات التكلفة تظهر المصروفات على أساس تقديري معين يسمى استرداد أو استيعاب النفقات العامة. قد ينتج عن ذلك إظهار نفقات أكثر أو أقل من النفقات الفعلية في دفاتر حساب التكلفة. إذا كانت النفقات المستردة في حسابات التكلفة أكثر ، فسوف يطلق عليها الاسترداد الزائد أو الاستيعاب الزائد.

التأثير على الربح - ربح التكلفة أقل والأرباح المالية أكثر.

ثانيا. نقص الاسترداد أو نقص الامتصاص للنفقات العامة - إذا كانت المصروفات المحملة في حسابات التكلفة أقل ، يُطلق عليها نقص الاسترداد أو نقص الامتصاص للنفقات العامة.

التأثير على الربح - ربح التكلفة أكثر وأرباح مالية أقل.

4. الفرق في تقييم الأسهم:

هناك طرق مختلفة لتقييم المخزون مثل FIFO و LIFO وطرق التكلفة المتوسطة وما إلى ذلك. يمكن لمحاسب التكلفة اتباع أي من الطرق المذكورة أعلاه لتقييم المخزون. لكن المحاسب المالي سوف يتبع سياسة تقييم السهم بسعر التكلفة أو سعر السوق أيهما أقل. ونتيجة لذلك تختلف الأرباح في مجموعتين من دفاتر الحسابات.

أنا. انخفاض قيمة فتح الأسهم في حسابات التكلفة

التأثير على الربح - تكلفة الربح أكثر وأرباح مالية أقل.

ثانيا. أكثر من تقييم فتح الأسهم في حسابات التكلفة

التأثير على الربح - تكلفة الربح أقل والأرباح المالية أكثر.

ثالثا. انخفاض قيمة إغلاق الأسهم في حسابات التكلفة

التأثير على الربح - تكلفة الربح أقل والأرباح المالية أكثر.

د. الإفراط في تقييم إغلاق الأسهم في حسابات التكلفة

التأثير على الربح - تكلفة الربح أكثر وأرباح مالية أقل.

5. زيادة أو انخفاض استرداد الاستهلاك:

هناك طرق مختلفة لحساب وشحن الاستهلاك. محاسب التكلفة قد تتبع طريقة واحدة والمحاسب المالي قد تتبع طريقة أخرى. ينتج عن هذا فرض مبالغ مختلفة من الاستهلاك في مجموعتي دفاتر الحسابات.

أنا. أكثر من استرداد الاستهلاك

سوف يكون الاستهلاك المحمّل في حسابات التكلفة أكثر.

التأثير على الربح - تكلفة الربح أقل والأرباح المالية أكثر.

ثانيا. انخفاض استرداد الاستهلاك

سوف يكون الاستهلاك المحمّل في حسابات التكلفة أقل

التأثير على الربح - تكلفة الربح أكثر وأرباح مالية أقل.

6. تظهر جميع الإيرادات (باستثناء المبيعات وقيمة الخردة للمواد) في الحسابات المالية فقط وليس في حسابات التكلفة:

وهي تشمل الفوائد وأرباح الأسهم والإيجار وما إلى ذلك المستلمة والخصم الذي تم استلامه والعمولات المكتسبة والأرباح من بيع الأصول الثابتة والاستثمارات ورسوم النقل والفرق في الصرف (كر) وما إلى ذلك.

التأثير على الربح - تكلفة الربح أقل والأرباح المالية أكثر.

إجراءات المصالحة:

يبدأ بيان التسوية مع الربح وفقًا لمجموعة واحدة من دفاتر الحسابات. تتم إما إضافة أو خصم المعاملات التي تؤدي إلى اختلاف في الأرباح من الربح المحدد للعثور على الربح وفقًا لمجموعة الحسابات الأخرى.

عادة ما تسمى الأرباح التي نتخذها كنقطة بداية في بيان التسوية الربح الأساسي أو الربح الأولي. الربح الذي يمكن العثور عليه يسمى الربح المقابل. تتم إضافة المعاملات التي تسبب اختلافًا في الأرباح والتي تؤدي إلى تقليل الربح الأساسي وتُخصم المعاملات التي تسبب اختلافًا في الأرباح والتي تؤدي إلى زيادة الربح الأساسي.

يتم خصم المعاملات التي لها تأثير على تقليل الربح المعاكس وتضاف المعاملات التي لها تأثير زيادة الربح المقابل.

في حالة فقد الخسارة وفقًا لمجموعة واحدة من دفاتر الحسابات ، يجب اتباع الإجراء العكسي.

فيما يلي نبذة عن "بيان المصالحة":

ملحوظة:

(1) عندما يتم إعطاء الربح حسب الحسابات المالية ، يجب خصم جميع العناصر المضافة أعلاه وتضاف جميع العناصر لإيجاد الربح حسب حسابات التكلفة.

(2) عندما تبدأ عبارة التسوية بالأرباح في مجموعة واحدة من دفاتر الحسابات وتكون الإجابة النهائية ناقصًا المبلغ ، فإنها تسمى الخسارة وفقًا لمجموعة الدفاتر الأخرى.

حساب تسوية المذكرة أو كشف الحساب:

إذا تم إعداد بيان التسوية بتنسيق دفتر الأستاذ ، فسيتم استدعاؤه ببيان حساب تسوية المذكرة (أو). يتم أخذ الربح الأولي أو الربح الأساسي على الجانب الائتماني لحساب تسوية المذكرة. يتم عرض جميع العناصر المراد إضافتها على الجانب الائتماني لحساب تسوية المذكرة.

يتم عرض جميع العناصر المراد خصمها على جانب الخصم. نظرًا لأنه ليس سوى حساب مذكرة ، فلا يلزم استخدام البادئات "إلى" على جانب الخصم و "بواسطة" على جانب الائتمان.

فيما يلي نبذة عن حساب تسوية المذكرة:


تسوية حسابات التكلفة والحسابات المالية - الحاجة إلى المصالحة ، وأسباب الاختلاف في حساب الأرباح ، والإجراءات ، ومذكرة المصالحة

عندما يتم الاحتفاظ بحساب التكلفة والحسابات المالية بشكل منفصل عن طريق الاهتمام بمجموعتين مختلفتين من الدفاتر ، فإن الربح الذي تظهره حسابات التكلفة قد لا يكون أحدهما في حساب تكلفة الكتب والآخر للدفاتر المالية. الربح أو الخسارة التي تظهرها دفاتر التكلفة تختلف عن الربح أو الخسارة التي تظهرها المحاسبة المالية لعدد من الأسباب. لذلك ، يصبح من الضروري التوفيق بين الأرباح والخسائر التي تظهرها مجموعتي الكتب.

وهذا يتيح اختبار موثوقية حسابات التكلفة. في حالة تعذر التوفيق بين مجموعتي الحسابات ، ستكون موثوقيته أقل. على حد تعبير HG Wheldon ، "لا يوجد نظام كامل ما لم يتم ربطه بالحسابات المالية ، ويمكن تسوية النتائج المبينة بكل من التكلفة والحسابات المالية".

ومع ذلك ، في إطار الحسابات المتكاملة ، نظرًا لأن التكلفة والحسابات المالية مدمجة في مجموعة واحدة من الدفاتر ، لا تنشأ مشكلة التسوية.

الحاجة إلى المصالحة :

نظرًا لبعض الأسباب ، يختلف الربح والخسارة اللذين تظهرهما التكلفة والمحاسبة المالية عن بعضهما البعض.

دعونا نفهم الحاجة التي تنشأ بسبب الفرق بين التكلفة والحسابات المالية بمساعدة الأسباب التالية:

1. المصالحة ضرورية لضمان عدم حذف أي دخل أو نفقات أو عدم استرداد النفقات العامة أو تجاوزها.

2. المصالحة ضرورية للتحقق من الدقة الحسابية لنتائج كلتا المجموعتين من الحسابات.

3. إنه ضروري لأنه يكشف عن أسباب الاختلاف في النتائج ويسهل الرقابة الداخلية.

أسباب الاختلاف في الربح:

قد ينشأ الفرق في الربح أو الخسارة بين التكلفة والحسابات المالية للأسباب التالية:

1. العناصر المدرجة في حسابات مجموعة واحدة ولكن غير المدرجة في المجموعة الأخرى:

هناك بعض العناصر التي يتم تسجيلها في الحسابات المالية ولكن ليس في حسابات التكلفة والعكس بالعكس.

2. المسائل المالية في ناضجة:

هناك عدد من العناصر المالية بطبيعتها غير المدرجة في حسابات التكلفة ؛ أنها تتركز في الحسابات المالية. هذا سوف يؤدي إلى اختلاف في الربح أو الخسارة.

تظهر العناصر التالية في الدفاتر المالية ، ولكن ليس في دفاتر التكلفة:

أنا. الرسوم المالية البحتة -

أ. خسارة بيع الأصول الثابتة

ب. خصم على السندات ، سندات الدين وما إلى ذلك

ج. خسائر الاستثمارات

د. ختم المهام

ه. الغرامات ، العقوبات

F. الأضرار المستحقة

ز. الخصم النقدي

ثانيا. الدخول المالية البحتة -

أ. الفوائد المستلمة على الرصيد المصرفي

ب. إيجار مستحق

ج. الربح الناتج عن بيع الأصول الثابتة.

د. رسوم التحويل المستلمة

ه. توزيعات الأرباح والفوائد المستلمة على الاستثمارات

ثالثا. توزيع الأرباح -

أ. توزيعات الأرباح المدفوعة

ب. نقل إلى الاحتياطيات

ج. التبرعات الخيرية

د. ضريبة الدخل

ه. المبلغ الذي تم شطبه على سبيل المثال الشهرة والمصاريف الأولية والخصم على السندات ونفقات رأس المال وما إلى ذلك

F. مخصصات زائدة مقابل الاستهلاك.

3. العناصر المعروضة فقط في حسابات التكلفة:

هناك بعض العناصر التي يتم تضمينها في حسابات التكلفة وليس في الحسابات المالية ، فهي -

أنا. الإيجار الافتراضي

ثانيا. الفائدة على رأس المال العامل في الإنتاج ولكن لا يتم دفع أي فائدة عليه.

4. تحت - أو - الإفراط في امتصاص النفقات العامة:

في حسابات التكلفة ، يتم استرداد النفقات العامة بمعدل محدد مسبقًا ، كما هو الحال في الحسابات المالية ، حيث يتم تسجيلها بالتكلفة الفعلية ، مما قد يؤدي إلى حدوث فرق بين النفقات العامة المستهلكة في التكلفة والتكاليف العامة الفعلية المتكبدة. إذا لم يتم استرداد النفقات العامة بالكامل ، فإن مقدار النفقات العامة التي يتم استيعابها في حسابات التكلفة يكون أقل من المبلغ الفعلي الذي ينتج عنه الامتصاص. من ناحية أخرى ، إذا كانت النفقات العامة المستردة في حسابات التكلفة أكثر من المبلغ الفعلي ، فإنه يطلق عليه الاستيعاب.

5. أساس مختلف لتقييم الأسهم:

في حسابات التكلفة ، يتم تقييم الأسهم وفقًا للنظام المعتمد في حسابات المتاجر مثل FIFO و LTFO وما إلى ذلك. من ناحية أخرى ، يعتمد تقييم المخزون في الحسابات المالية على مبدأ التكلفة أو سعر السوق ، أيهما أقل. ينتج عن هذا بعض الاختلاف في الربح أو الخسارة كما هو موضح في مجموعتي الكتب.

6. رسوم مختلفة للاستهلاك:

قد تختلف معدلات وطرق تحميل الاستهلاك في التكلفة والحسابات المالية. قد تتبع الحسابات المالية طريقة القسط الثابت أو الرصيد المتناقص وما إلى ذلك. كما هو الحال في حسابات التكلفة ، قد يتم اعتماد معدل ساعات الماكينة وطرق وحدة الإنتاج وما إلى ذلك ، وهذا سيؤدي أيضًا إلى حدوث اختلاف في رقم الربح / الخسارة.

إجراءات المصالحة:

يشبه الإجراء بيان تسوية البنك. يمكن إعداده في شكل بيان أو في شكل حساب تسوية المذكرة. إذا كان الربح أو الخسارة الموضحة في دفاتر التكلفة لا يتوافق مع أرقام الدفاتر المالية ، فيمكن إجراء التسوية مع الربح (أو الخسارة) الموضحة في دفاتر التكلفة. يتم إعداد البيان عن طريق إجراء إضافات أو خصم من العناصر المدرجة في مجموعة واحدة من الحسابات وليس في المجموعة الأخرى.

عندما يكون هناك فرق بين الربح والخسارة يتم الإفصاح عنها بواسطة التكلفة والحسابات المالية ، يجب اتخاذ الخطوات التالية لإعداد بيان التسوية:

1. ابدأ بالأرباح حسب حسابات التكلفة.

2. التأكد -

أنا. البنود التي تظهر في المحاسبة المالية وليس في محاسبة التكاليف

ثانيا. العناصر التي تظهر في حسابات التكلفة فقط.

ثالثا. مدى الاختلاف بين المصروفات غير المباشرة كما هو موضح في الحسابات المالية والنفقات العامة المستردة في حسابات التكلفة.

د. الأساس الذي تستند إليه مخزونات المواد الخام قيد التنفيذ والسلع التامة الصنع تم تقييمه لأغراض الميزانية العمومية ومقارنتها بحسابات التكلفة.

5. البنود الأخرى التي تظهر في التكلفة والحسابات المالية التي تختلف في القيمة.

3. أضف -

أنا. النفقات المدرجة في حسابات التكلفة ولكن ليس في الحسابات المالية.

ثانيا. الإيرادات المدرجة في الحسابات المالية ولكن ليس في حسابات التكلفة

ثالثا. مقدار الفائض من الدخل الموضح في الحسابات المالية مقارنة بالإدخالات المقدمة في حسابات التكلفة.

د. زيادة المصروفات الموضحة في حسابات التكلفة مقارنة بالإدخالات التي تمت في المحاسبة المالية.

v. الإفراط في استيعاب النفقات العامة في حسابات التكلفة.

السادس. أكثر من تقييم إغلاق الأسهم في الحسابات المالية.

السابع. أكثر من تقييم فتح الأسهم في حسابات التكلفة.

4. أقل -

أنا. الإيرادات المدرجة في حسابات التكلفة ولكن ليس في الحساب المالي.

ثانيا. النفقات المدرجة في الحسابات المالية ولكن ليس في حسابات التكلفة.

ثالثا. زيادة الإيرادات الموضحة في حسابات التكلفة مقارنة بالحسابات المالية.

د. زيادة النفقات الموضحة في الحسابات المالية مقارنة بحسابات التكلفة.

v. نقص امتصاص النفقات العامة في حسابات التكلفة

السادس. تحت تقييم إغلاق الأسهم في الحسابات المالية.

السابع. تحت تقييم فتح الأسهم في حسابات التكلفة.

5. بعد إجراء التعديلات المذكورة أعلاه ، يكون الرقم الناتج هو الربح حسب الحسابات المالية.

حساب تسوية المذكرة :

يمكن تقديم تسوية الربح أو الخسارة بديلاً في شكل حساب. يُطلق على هذا الحساب البديل حساب تسوية المذكرة ، حيث يتم إعداده دون تشكيل جزء من نظام القيد المزدوج لحفظ الدفاتر. يتم إضافة مبلغ الربح وفقًا لسجلات التكلفة إلى حساب المذكرة.

المصروفات الزائدة المستردة في حساب التكلفة والإيرادات المقيدة في الحسابات المالية ولكن ليس في حسابات التكلفة تقيد في هذا الحساب. وبالمثل ، يتم خصم المصاريف المستردة في حسابات التكلفة والمصروفات المدينة في الحسابات المالية ولكن ليس في حسابات التكلفة في هذا الحساب. رقم الموازنة هو الربح أو الخسارة للحسابات المالية.

نموذج حساب تسوية المذكرة موضح أدناه:


التوفيق بين التكلفة والحسابات المالية - الحاجة إلى المصالحة ، وأسباب التغيير وإجراءات المصالحة

الحاجة إلى المصالحة:

في مؤسسة يتم فيها الاحتفاظ بمجموعتين من الكتب ، وهما دفاتر التكلفة والدفاتر المالية ، لن يتفق الربح الذي أبدته مجموعتان من الكتب مع بعضهما البعض بشكل عام بسبب بعض الأسباب (مثل الفرق بسبب تقييم الأسهم واسترداد النفقات العامة ، وشحن النفقات غير المباشرة وما إلى ذلك ،).

نتيجة لذلك ، يتم تقديم الإدارة برقمين مختلفين للربح ، أي واحد يعتمد على البيانات المالية والآخر على بيانات التكلفة. تهدف المصالحة ، أساسًا ، إلى معرفة أسباب الاختلاف في الربحين. إلى جانب ذلك ، سيساعد أيضًا في التحقق من دقة الحسابين لكلا الكتابين وبالتالي تسهيل الرقابة الداخلية من خلال إبراز العوامل التي تسهم في زيادة أو انخفاض الأرباح.

الأهداف:

للمصالحة ، بالتالي ، هدفان:

1. معرفة أسباب الاختلاف في الربح أو الخسارة في التكلفة والدفاتر المالية.

2. التحقق من دقة الحساب وموثوقية التكلفة وكذلك البيانات المالية.

أسباب التغيير:

يمكن تصنيف أسباب الاختلاف في الربح أو الخسارة الذي أبدته مجموعتان من الكتب إلى الفئات التالية:

1. عناصر ذات طبيعة مالية:

هناك عدد من العناصر التي يتم تضمينها في الحساب المالي ولكن ليس في حسابات التكلفة ، كما هو موضح أدناه:

2. العناصر المعروضة فقط في حساب التكلفة:

هناك بعض العناصر التي يتم تكبدها في حسابات التكلفة ولكن ليس في الحسابات المالية. على سبيل المثال ، الرسوم الوطنية مثل الإيجار على مبنى مملوك ، والفوائد على رأس المال ، إلخ.

3. تحت أو الإفراط في امتصاص النفقات العامة:

في حسابات التكلفة ، يتم استرداد النفقات العامة على أساس محدد مسبقًا ، أي النسبة المئوية على التكلفة الأولية والعمالة المباشرة والأجور والمبيعات وما إلى ذلك. في الحسابات المالية ، تظهر المصروفات الفعلية (المدفوعة أو المستحقة). Not unnaturally, the overheads so 'recovered' or charged may not exactly agree with the amount of overheads actually incurred during a particular period, creating differences in two accounts.

In case of under absorption of overheads (overheads recovered in cost books less than the actual overheads incurred), costing profit will be higher than the financial profit and in the case of over absorption the costing profit will be lower than financial profit.

4. Valuation of Stock:

In financial accounts stock is valued at cost or market price whichever is less. However, in cost accounts stock is valued at cost only. The adoption of two different methods of valuation of stocks in the two sets of books, often, creates differences in profit figures.

5. Other Reasons:

The methods in charging depreciation, the procedures adopted for charging abnormal gains or losses may also lead to differences in profit in financial and cost books.

Effect of Various Items on Profit:

Now, let's examine the effect of various items, discussed above on the profit figures revealed by cost accounts and financial accounts.

Procedure of Reconciliation:

The reconciliation may be attempted in the form of a statement or in the form of a Memorandum Reconciliation Account, based on Profit figure shown by cost accounts or financial accounts.

I. Profit as per Cost Accounts (Base Profit):

1. If Profit as per Cost Accounts is Taken as the Base:

Add:

(i) Over recovery of overheads in cost books, (ii) Items credited in financial books only, (iii) Higher value of opening stock in cost a/cs. (iv) Lower value of closing stock in cost a/cs.

Less:

(i) Under-recovery of overheads in cost books (ii) Items debited in financial accounts only (iii) Lower value of opening stock in cost a/cs (iv) Higher value of closing stock in cost a /cs.

II. Profit as per Financial Accounts:

1. If Profit as per Financial Accounts is Taken as the Base:

The reverse procedure has to be followed in this case. The items which are added in the above instance will be deducted now and the items deducted above shall be added back.

2. Memorandum Reconciliation Account:

Reconciliation may also be done by preparing a memorandum reconciliation account. The base profit is credited to this account. Items to be added are credited and those to be deducted are debited. The credit balance shown by this account is the intended profit.

The specimen form of memorandum reconciliation account is given below:


Reconciliation of Cost and Financial Accounts – Need for Reconciliation, Reasons for Difference in Profits, Method of Reconciliation and Memorandum Reconciliation Account

In a business where cost accounts and financial accounts are separately maintained, the profit/loss shown by Costing Profit and Loss Account may differ from that shown by Financial Profit and Loss Account. In such a case it becomes necessary that costing profit or loss is reconciled with that shown by financial accounts. Otherwise the two sets of accounts may provide conflicting information.

However, in integral accounting system, cost accounts and financial accounts are maintained in only one set of account books and only one Profit and Loss Account is prepared. In such a system, obviously there is no need for reconciliation between cost accounts and financial accounts.

Need for Reconciliation:

The need for reconciliation arises due to the following reasons:

1. To know the causes of differences – Reconciliation reveals the reasons for difference in profit or loss between cost accounts and financial accounts. Several items of income and expenses may have been recorded in financial accounts and not in cost accounts and vice versa.

2. To check arithmetic accuracy – Reconciliation also helps in a checking the arithmetic accuracy of cost accounts and financial accounts.

Reasons for Difference in Profits:

Difference between cost and financial accounts may arise due to the following reasons:

1. Items Shown only in Financial Accounts :

There are a number of items which appear in financial accounts and not in cost accounts. When reconciling the cost and financial accounts, any items under this category must be considered.

These items are classified into the following three categories:

أنا. Purely financial charges, eg –

أ. Loss on the sale of fixed assets,

ب. Interest on bank loans,

ج. Discount on debentures,

د. Expenses of company's transfer office,

ه. Damages payable at law,

F. Fines and penalties,

ز. Expenses on issue of shares/debentures,

هيدروجين. Loss on investments, etc.

ثانيا. Purely financial incomes, eg –

أ. Profits arising from the sale of fixed assets ;

ب. Rents receivable;

ج. Dividends and interest received on investments;

د. Transfer fees received;

ه. Interest received on bank deposits, etc.

ثالثا. Appropriations of profit, eg –

أ. Dividends paid on the share capital of the company;

ب. Transfer to general reserve or any other fund of accumulated profits;

ج. Amounts written off goodwill, preliminary expenses, discount on debentures, etc.

د. Charitable donations;

ه. Income-tax etc.

2. Items Shown only in Cost Accounts:

There are certain items which are shown in cost accounts and not in financial accounts.

These items are:

أنا. Interest on capital employed but not actually paid

ثانيا. Charge in lieu of rent when premises are owned.

3. Under or Over-Absorption of Overheads:

In costing, overheads are usually absorbed at an estimated or predetermined rate. In financial accounts, the actual amount incurred is taken into account. Therefore, there may arise a difference between the actual expenses and the predetermined overheads absorbed. In other words, overheads recovered at predetermined rates in costing may be more or less than the actual amount of overheads shown in financial books. This causes the difference between profit or loss as shown by the two sets of account books.

4. Different Bases of Stock Valuation:

Valuation of stock affects the amount of profit or loss. In costing books, stocks of materials, semi-finished and finished goods are valued at cost by using FIFO, LIFO methods, etc. But in financial accounts, stocks are usually valued at cost or market price, whichever is less. This will also lead to some difference in profit or loss as shown by costing and financial books.

5. Different Methods of Charging Depreciation:

The rates and methods of charging depreciation may be different in the two sets of account books. The financial accounts may be following straight line or diminishing balance method, etc., whereas in cost accounts machine-hour rate methods, production units method, etc., may be used. This will also cause difference in the profit figures of cost accounts and financial accounts.

Method of Reconciliation:

The cost and financial accounts are reconciled by preparing a Reconciliation Statement.

The following procedure is recommended for preparing a Reconciliation Statement:

1. Ascertain the points of difference between cost accounts and financial accounts.

2. Start with the profit as per cost accounts,

3. (i) Regarding items of expenses and losses –

Add – Items overcharged in cost accounts.

Deduct – Items undercharged in cost accounts.

For example, depreciation in cost accounts is Rs. 9, 500 and that in financial accounts is Rs. 9, 700. This will add to costing profit by Rs. 200. Then in order to reconcile, 200 will be deducted from costing profit.

(ii) Regarding items of incomes and gains –

Add – Items under-recorded or not recorded in cost accounts.

Deduct – Items over-recorded in cost accounts.

For example, interest on investments received amounting Rs. 2, 500 is not recorded in cost accounts. This will have the effect of reducing profit as per cost books. Thus in order to reconcile, this amount of Rs. 2, 500 for interest should be added in the costing profit.

(iii) Regarding valuation of stock –

أ. Opening Stock – Add – Amount of over-valuation in cost accounts.

Deduct – Amount of under-valuation in cost accounts.

ب. Closing Stock – Add – Amount of under-valuation in cost accounts.

Deduct – Amount of over-valuation in cost accounts.

4. After making all the above additions and deductions in costing profit, the resulting figure shall be the profit as per financial books.

5. The above treatment of items will be reversed when the starting point in the Reconciliation Statement is the profit as per financial accounts or loss as per cost accounts.

Memorandum Reconciliation Account :

This is an alternative to Reconciliation Statement. The only difference is that the information shown above in the proforma reconciliation statement is shown in the form of an account. The profit as per cost accounts is the starting point and is shown on the credit side of this account. All items which are 'added' to costing profit for reconciliation are also shown on the credit side. The items to be 'deducted' from costing profit for reconciliation are shown on the debit side. The balance figure is the profit as per financial accounts.

It is only a memorandum account and does not form part of the double entry books of accounts.


Reconciliation of Financial and Cost Accounts – Causes for Difference in Results as Per Financial and Cost Accounts, Memorandum Reconciliation Account and a Few Others

For any given period of time, usually, the results shown by Financial Statements and the Cost Statement will not be the same. It is essential to identify the reasons for the difference in results and reconcile the same. For ascertaining the Reasons of Difference in Profits or Losses shown by the two different Accounting Systems, a Statement of Reconciliation or a Memorandum Reconciliation Account is prepared.

Causes or Reasons for Difference in Results as Per Financial Accounts and Cost Accounts:

The following are the reasons or causes for the differences in results as per financial accounts and cost accounts:

1. Certain items are recorded only in Financial Accounts but not in Cost Accounts

2. Certain items are considered only in Cost Accounts but not recorded in Financial Accounts

3. Difference on account of Treatment for Overheads

4. Method of Depreciation

5. Method of Stock Valuation

These factors have been explained in detail as follows:

1. Items Recorded only in Financial Accounts, but not Considered in Cost Accounts:

أنا. Expenses and Losses:

Certain items of Expenses and Losses are recorded only in Financial Accounts, but not considered while preparing a Statement of Cost.

The following are some examples of expenses or Losses considered only in financial accounts:

(a) Interest on Loans (Mortgage Loans, Debentures, etc.)

(b) Cash Discount allowed

(c) Fines, Damages and Penalties paid for Contravention of Law

(d) Donations

(e) Expenses incurred for raising Capital

(f) Loss on Sale of Assets

(g) Loss on Sale of Investments

(h) Loss on account of damage or destruction of asset due to fire accident, theft, etc.

(i) Loss due to Scrapping of Machinery

(j) Preliminary Expenses written off

(k) Intangible Assets amortized or written off

ثانيا. Incomes and Gains:

Certain items of Incomes and Gains are recorded only in Financial Accounts, but not considered while preparing a Statement of Cost.

The following are some of the examples of incomes or gains considered only in financial accounts:

(a) Interest on Bank Deposits

(b) Income from Investments

(c) Rental Income

(d) Transfer Fees received

(e) Profit on Sale of Assets

(f) Profit on Sale of Investments

(g) Interest on Loans advanced

(h) Cash Discount received

(i) Commission received

(j) Damages received

ثالثا. Appropriation of Profits:

One of the uniqueness of Financial Accounting is providing for future by appropriating Profits and creating Reserves and Provisions. Such practice is not adopted in Cost Accounting.

Some examples of appropriations, which are found only in financial statements but not in cost statements, are:

(a) Provision for Tax

(b) Proposed Dividend

(c) Provision for Bad Debts

(d) Provision for Future Losses

(e) General Reserves

(f) Any other specific reserve like Dividend Equalisation Reserve, Redemption Reserve, etc.

2. Items Considered only in Cost Accounts, but not recorded in Financial Accounts:

Financial Accounting considers only actual expenses incurred (with the exception of Depreciation). However, in Cost Accounting, Notional Expenses (ie, expenses, which are not incurred but are likely to be incurred) and Opportunity Cost (ie, value of benefit loss of an alternative or course of action which is not adopted) are also recorded.

Some examples of items, which are considered only in, cost statement but not recorded in financial statements, are:

أ. Notional Salary (ie, Salary of Proprietor or Owner)

ب. Notional Rent (ie, Rent for building and premises owned by Owner)

ج. Interest on Capital (even if the actual liability does not exist)

3. Treatment of Overheads:

In Financial Accounting, the Overheads are recorded on an actual basis. However, in Cost Accounting, Overheads are absorbed into Cost of Product or Service, based on certain relationships. For example, Factory Overheads are absorbed as a percentage of Direct Wages, Office Overheads are absorbed as a percentage of factory Cost, etc.

On account of this, the Overheads considered in Costing Books might be more or less than the actual amount incurred (ie, over-absorbed or under-absorbed). This is one of the major reasons of difference in results shown by Financial Accounting and Cost Accounting.

4. Method of Depreciation:

The difference in Amount of Depreciation recorded in Financial Accounts and Cost Accounts is another Reason for Difference in results between the two systems. The difference in the Amount of Depreciation would be on account of the Method of Depreciation followed. In Financial Accounting, the method for calculating Depreciation is usually Straight Line Method or Written-Down Value Method, whereas in Cost Accounting, it is usually the Machine Hour Rate Method.

5. Method of Stock Valuation:

In Financial Accounting, Stocks are valued at Cost Price or Net Realisable Value, whichever is less. However, in Cost Accounting, the Stocks are valued at Cost Price. On account of the difference in Stock Valuation Policy, the results shown by Financial Statements and Cost Statements could be different.

Statement of Reconciliation:

A Statement of Reconciliation or Reconciliation Statement is a Statement prepared to present the reasons for difference in results under the two Accounting Systems, thereby enabling the accuracy of both the systems and transparency in recording of business transactions.

Format of Statement of Reconciliation:

ملاحظات:

1. The Base Profit or Source Profit can be Profits of any set of Books of Accounts. When the Profit under only one Accounting System is given, it should be considered as Base Profit. For example, if only Profits as per Financial Statements are made available, they should be considered as Base Profits.

However, when the Profits under both Accounting Systems are provided, then any of the Profits can be the Base Profit and the other Profit must be considered as Target Profit. For example, if Profit under Financial Accounting is considered as Base Profit, then Profits under Cost Accounting will be Target Profit.

2. On account of any given reason, if the Target Profit is more than the Base Profit, the reason must be considered under items to be added (ADD). Similarly, on account of any given reason, if the Target Profit is less than the Base Profit, the reason must be considered items to be deducted (LESS).

So, the simple criterion for identifying the treatment for a reason of difference is given as follows:

On account of the given reason if the Base Profit is less and Target Profit is more = Add

On account of the given reason if the Base Profit is more and Target Profit is less = Less

3. Where the results under both the systems are Losses, then the same can be presented with negative sign (-) in the aforementioned format.

Treatment for Various Items of Difference in Statement of Reconciliation:

Memorandum Reconciliation Account:

Memorandum Reconciliation Account is an alternative to Statement of Reconciliation. It is prepared to present the reasons for difference in the results shown by Financial Statements and Cost Statements. The account is not a part of Double Entry System. Hence, it is called Memorandum Reconciliation Account.

Format of Memorandum Reconciliation Account:

ملاحظات:

1. The Base Profit or Source Profit can be Profits of any set of Books of Accounts. When the Profit under only one Accounting System is given, it should be considered as Base Profit. For example, if only Profits as per Financial Statements are made available, they should be considered as Base Profits.

However, where the Profits under both Accounting Systems are provided, then any of the Profit can be the Base Profit and the other profit must be considered as Target Profit. For example, if Profits under Financial Accounting is considered as Base Profits, then Profits under Cost Accounting will be Target Profits.

2. On account of any given reason, if the Target Profit is more than Base Profit (or the Target Loss is less than Base Loss), the reason must be credited in the Memorandum Reconciliation Account. Similarly, on account of any given reason, if the Target Profit is less than the Base Profit (or the Target Loss is more than Base Loss), the reason must be debited in the Memorandum Reconciliation Account.

So, the simple criterion for identifying the treatment for a reason of difference is given as follows:

On account of the given reason if the Base Profit is less and Target Profit is more = Credit

On account of the given reason if the Base Profit is more and Target Profit is less = Debit


Reconciliation of Cost and Financial Accounts – With Proforma

There are two accounting system in origination relating to cost accounting & financial accounting:

(a) Integrated Accounting System – Integrated accounting implies a system of accounting where both cost & financial accounts are maintained in one set of books. The profits disclosed by these two records are same & there is no requirement to reconcile both records of accounts.

(b) Non-integrated Accounting System – In this system separate set of books for cost & financial transactions are maintained with different items & amounts. Thus the profit disclosed by cost account and financial account does not match with each other and the need for reconciliation of cost and financial account arises.

A reconciliation statement is prepared to reconcile the two different figures of profit revealed by two set of books by as pertaining the reasons for the difference but the aim of reconciliation is the only reconcile & not to rectify.

Need for Reconciliation (Purpose):

أنا. Reconciliation reveals the reason for difference in profit or loss shown by cost & financial accounts.

ثانيا. It helps in testing the arithmetic accuracy of costing data makes it reliable.

ثالثا. It promotes coordination and cooperation between cost & financial data.

د. It helps in formulating policies related to overheads, depreciation & valuation of stock.

Reasons/causes for difference in profit as shown by cost & financial accounts:

1. Pure financial nature incomes and expenses/losses

2. Pure cost nature or notional items

3. Under or over absorption of overheads

4. Different methods of depreciation

5. Different basis of valuation of stock

6. Abnormal gains and losses

1. Pure Financial Nature Items:

(i) Incomes:

أ. Profit on sale of fixed assets

ب. Profit on sale of investment

ج. Interest & divided received

د. Transfer fee, brokerage, commission received

ه. Abnormal gain in production

(ii) Expenses and Losses:

أ. Loss on sale of fixed assets

ب. Loss on sale of investment

ج. Preliminary expenses goodwill written off

د. Interest on loans & debentures

ه. Loss by fire or theft bad debts

F. Abnormal wastage of material

ز. Donation & subscriptions

(iii) Apportionment of profits:

أ. Transfer to general reserve

ب. Dividend paid

ج. Income tax paid on profits

2. Pure Cost Nature Incomes (Notional Incomes):

أنا. Notional rent of the owned premises

ثانيا. Notional salary of proprietor/owner manager

ثالثا. Notional interest on capital employed.

3. Under or Over Absorption of Overheads:

In financial accounts overhead expenses are recorded at actual rates but in cost accounts the over heads are absorbed at predetermined rates. These predetermined rates may be different from the actual rates. With the result the overheads become under or over absorbed.

Overheads are under absorbed when overheads are less absorbed than the actual overheads in cost account. Overheads are over absorbed when overheads in cost account are more absorbed than the actual overheads in financial accounts. Both lead to difference in profits.

4. Difference Methods of Depreciation:

Methods of charging depreciation may be different in cost and financial accounts. In financial books depreciation may be charged according to fixed installment method or written down value method but in cost accounts machine hour rate or any other method may be used. This may also be one of the reasons of difference between profits of two set of accounts.

5. Different Basis of Valuation of Stock:

6. Abnormal Gains & Losses:

In financial accounts abnormal gains & losses are considered and included in Profit or Loss A/c.

Effect of over/under absorption of overheads or profit in Cost A/c:

(a) If overheads are undercharged in Cost A/cs, profit shown by Cost A/c will be more.

(b) If overheads are over absorbed in Cost A/cs, profit shown by Cost A/c will be less.

Methods of Reconciliation:

1. Reconciliation Statement

2. Memorandum Reconciliation A/c

1. Reconciliation Statement:

Reconciliation Statement is prepared in vertical form to reconcile the profit/loss shown by the methods of cost accounting with the profit/loss as per financial accounting. This method is very commonly used to reconcile the profit show by Cost A/c & Financial A/c. This method is based on bank reconciliation statement used in Financial Accounts.

خطوات:

(a) First of all, profit or loss shown by cost A/c is taken as base.

(b) Add – expenses & losses overcharged

Less – expenses/losses under charged.

Add – incomes & gains undercharged or not charged in Cost A/c

Less – incomes & gains overcharged

(c) Valuation of stock –

Opening stock Add if opening stock is overvalued in Cost A/c

Less if opening stock is undervalued in Cost A/c

Closing stock Add if closing stock is undervalued in

Cost A/c Less if closing stock is overvalued in Cost A/c

(d) After making all these adjustments in costing profit, the result obtained will be the financial profit.

(e) These all adjustment will be reversed in case the profit shown by Financial A/c is taken as base.

Accordingly the Performa of reconciliation statement will be as follows:

2. Memorandum Reconciliation A/C (Alternative for Reconciliation Statement):

The memorandum reconciliation A/c is similar to reconciliation statement in its “T” account form. But this account is not based on double entry system. Items to be added in reconciliation statement are posted on the credit side of memorandum reconciliation A/c and items to be deducted are posted on the debit side of this A/c.

Accordingly its Performa will be:


Reconciliation of Cost and Financial Accounts – Reasons for Variation, Need for Reconstruction, Procedure of Reconciliation and Memorandum Reconciliation Account

The 'Integral' or 'integrated' accounting means, the merger of both cost and financial accounts; ie, there are no separate cost accounts and financial accounts; consequently the problem of reconciliation does not occur. But in non-integrated system, the cost accounts are kept independently of financial accounts; ie, separate books have been maintained.

In the case of non-integral system, the two profits disclosed by the two sets of books differ, and as such the accounts are to be reconciled and this is essential. Reconciliation of these cost and financial accounts means tallying the profits revealed by the two sets of books. Reconciliation is aimed to find out the reasons for disagreement of the two profits. The process involved in reconciliation of the profits, is the same as that of Bank Reconciliation Statement.

Reasons for Variation:

The various reasons for the disagreement in profits or loss shown by the two sets of books can be grouped under the following categories:

(1) Items included in one set of Accounts but not included in the other set:

There are certain types of items which are recorded in financial accounts but not in cost accounts and vice versa.

(2) Matters of Financial Nature:

There are a number of items which are of financial nature, not included in cost accounts; they are entered in financial accounts. This will lead to a difference in profit or loss.

Examples for these are:

The following items appear in financial books, but not in cost books:

(i) Purely Financial Incomes:

(a) Interest received on bank balance

(b) Profit on sale of fixed assets

(c) Interest on loan

(d) Share transfer fees

(e) Rent on sublet

(f) Dividends on investments

(g) Discount of commission received

(h) Brokerage received etc.

(ii) Purely Financial Charges:

(а) Loss on sale of fixed assets

(b) Interest and dividend paid

(c) Expenses of capital nature

(d) Donations

(e) Discount on shares/debentures

(f) Stamp duties

(g) Fines, penalties

(h) Damages payable

(i) Loss due to machinery scrap

(j) Cash discount etc.

(iii) Appropriation of Profits:

(a) Appropriation to Sinking Funds

(b) Dividends paid on Shares

(c) Interest paid on Debentures

(d) Taxes on incomes and profits

(e) Transfer to specific Reserves

(f) Amount written off, for example, goodwill, preliminary expenses, discount on Debentures, Expenses of Capital issue, etc.

(g) Excess provision against Depreciation etc.

(3) Matters Shown in Cost Account:

There are certain items which appear only in cost accounts and not in financial accounts:

(i) Notional Rent.

(ii) Depreciation on assets even when the value of them becomes negligible in the books.

(iii) Interest on capital employed in production but upon which no interest is paid.

(4) Under- or Over-Absorption of Overheads:

In cost account, the overhead rates are recovered at predetermined rates. In financial accounting the actual expenses, paid or due are shown. In costing books overheads are charged at predetermined rate or estimated rate, which may not be equal to the amount actually incurred. The difference falls under the head under- or over-absorbed overhead. Thus the two profits shown by the two books will differ.

(5) Abnormal Losses and Gains:

Abnormal gains or losses may be completely excluded from cost accounts but not from the financial accounts. In this case, costing profit or loss will differ from financial profit or loss. This leads to reconcile between the two. For examples, abnormal gain or loss, abnormal wastage, loss by fire or theft, cost of abnormal idle time, exceptional bad debts, etc.

(6) Valuation of Stock (Opening and Closing):

Materials, Work-in-progress, finished goods may be in stocks. For the purpose of financial accounts, the stocks are valued at cost price or market price, whichever is less. In cost accounts, they are valued at factory cost or prime cost bases. Since the adoption of different methods of valuation of stocks in the two sets of books, there arises a difference in the profits.

(7) Other Items:

It may be remembered that financial books represent actual state of affairs, whereas cost books represent only estimates, except prime cost. This estimation may be revised from time to time. For example, the amount of depreciation charged may be different in the two sets of books due to different methods of depreciation rates.

Need for Reconstruction:

Because of the reasons mentioned above, the profit shown by the two sets of books may be different. The profit shown by the financial books is shown in the Balance Sheet.

The reconciliation is useful because of the following reasons:

1. The process helps in checking the reliability of the sets of books.

2. Reasons for the variations of profit or loss can be known and they help to exercise internal control.

3. Coordination of cost office and accounts office is possible.

4. It facilitates in formulating policies—overheads, depreciation, stock valuation etc.

Procedure of Reconciliation:

The procedure is similar to Bank Reconciliation Statement. It may be prepared in the form of a statement or in the form of a memorandum reconciliation account. If the profit or loss shown by the cost books does not tally with the figures of financial books, the reconciliation may be made with profits (or loss) shown by the cost books or financial books. The statement is prepared by making additions or deductions of the items included in one set of accounts and not in the other set.

For example, items like loss of sale asset, obsolescence loss etc., are of financial nature; by debiting these items, the financial books show less profit and these items are to be added to the profits (financial books) to arrive at costing profits.

Additions or deductions, to and from the profits shall be explained briefly in the statement. If the given profit is less, then the find-out profit will be more, so add the difference to it. In the same way, if the given profit is more, then the find-out profit will be less, so deduct the difference from it.

Types of Problems:

1. If profit (or loss) on the basis of cost books and financial books is given in the question, then the profit is to be reconciled.

2. If profit as per one set of books is given, then the reconciliation is made with the profit, which is to be calculated first.

3. Preparation of reconciliation statement shall be done.

Memorandum Reconciliation Account:

The Memorandum Reconciliation Account can be prepared on the same pattern as a reconciliation statement, the only difference is that in the former Dr. Denotes “minus” and Cr. denotes “plus”. The profit as shown by the cost is shown on the right hand side. The under-recovered amount of expenses in cost accounts and the amount of expenses debited in financial accounts but excluded from cost accounts are shown on the left hand side of this account.

The over-recovered amount of expenses in cost accounts and incomes or gains credited in financial accounts but excluded from cost accounts are shown on the right hand side of this account. The memorandum reconciliation account is prepared on memorandum basis and not on the basis of the double entry system of book-keeping.


 

ترك تعليقك