مبادئ التنسيق

كل ما تحتاج لمعرفته حول مبادئ التنسيق التي صاغتها ماري باركر فوليت. تشير المبادئ إلى الحقائق الأساسية التي يقوم عليها الفعل.

من أجل ضمان التنسيق الفعال ، ينبغي أن يقوم التنسيق على مبادئ معينة.

التنسيق الفعال يعتمد كليا على القيادة الفعالة. يمكن للتنسيق والقيادة معًا ضمان اتجاه جهود الشركات بفعالية نحو الأهداف المحددة مسبقًا.

التنسيق هو عملية مستمرة يحقق فيها المديرون الأهداف المشتركة المتكاملة. لذلك ، تقع على عاتق المدير مسؤولية تنسيق أفضل.

بعض مبادئ التنسيق هي: -

1. البداية المبكرة 2. عقد الموظفين 3. الاستمرارية 4. العلاقة المتبادلة 5. الديناميكية 6. التنظيم المبسط

7. التنسيق الذاتي 8. الأهداف الواضحة 9. التعريف الواضح للسلطة الإعلانية المسؤولية 10. التواصل الفعال 11. الإشراف الفعال.


11 مبادئ التنسيق في الإدارة: البداية المبكرة ، عقد الموظفين ، الاستمرارية ، الديناميكية وعدد قليل من الآخرين

مبادئ التنسيق في الإدارة - صاغتها ماري باركر فوليت

قامت ماري باركر فوليت بصياغة مجموعة المبادئ التالية للتنسيق الفعال:

1. البداية المبكرة:

المبدأ الأول هو أنه يجب محاولة التنسيق وترتيبه في المرحلة المبكرة من عملية الإدارة وصنع السياسات. قد يكون من المستحيل تأمين التنسيق في مؤسسة ما إذا لم تبدأ في مرحلة التخطيط. يحسن التنسيق المبكر جودة الخطط ويؤثر على القرارات في الوقت المناسب بشأن مسائل السياسة.

2. الاتصال الشخصي المباشر:

الاتصال الشخصي المباشر يزيل سوء التفاهم والصراع بين الإدارات أو بين الموظفين. أنه ينطوي على التواصل المباشر وجهاً لوجه ، والمناقشة الشخصية ، وتسوية الخلافات ، وتبادل الأفكار بين الموظفين.

3. العلاقة المتبادلة بين العوامل:

لا يمكن لأي قسم العمل بمعزل عن الإدارات الأخرى. أي عندما تعمل إدارة المشتريات مع قسم المبيعات ، والذي يعمل بدوره مع الإدارة المالية وإدارة شؤون الموظفين ، تجد كل إدارة من الإدارات الأربع نفسها متأثرة بالإدارة الأخرى في الوضع الكلي.

وبالمثل ، في كل مجموعة يؤثر كل شخص على الآخرين ويتأثر بدوره من الآخرين. عندما يتم الحفاظ على العلاقات المتبادلة ودية ، يمكن تأمين التنسيق الكافي في المؤسسة.

4. عملية مستمرة:

التنسيق عملية مستمرة ويجب أن تستمر طوال الوقت. على عكس مبدأ الاستمرارية ، قد يظهر اختلاف في الآراء وفجوة المعلومات ، وقد ينشأ سوء الفهم في العمليات المشتركة بين المصالح في غياب التنسيق. بالحفاظ على عملية التنسيق كتدفق مستمر للمعلومات ، يمكن ضمان التنسيق السليم في المؤسسة.

5. خطة العمل هي العنصر الأساسي لجميع أنشطة التنسيق:

تتم صياغة معظم التفاعلات بين الأفراد من خلال خطة عمل يقدم فيها المؤدي حالة مرضية للعميل. تحتوي خطة العمل على مقدم طلب وأداء وأربعة أجزاء زمنية تتوج بالطلب والوعد والتسليم والقبول. يمكن ربط كل جزء من الأجزاء الأربعة بخطط عمل إضافية تستجيب لطلبات من مكونات القطاع. تسمى شبكة خطة العمل الناتجة عملية الإجراء أو سير العمل.

6. مهام التنسيق يمكن تفويضها إلى العمليات الحسابية:

يفوض البشر المهام إلى الوكلاء عن طريق تصميم العمليات الحسابية لأداء المهام.

هناك ثلاث فئات من أنظمة التنسيق وفقًا لمقدار مهمة المهمة:

أنا. الإنسان - البشري بمساعدة الكمبيوتر - كل التفاعل بين البشر ، لكن العمليات الحسابية تتبع حالات التقدم المشترك لمساعدتهم على إكمال المهام. (المعروف باسم العمل التعاوني المدعوم بالكمبيوتر ، CSCW.)

ثانيا. الإنسان - الكمبيوتر - يتم تفويض دور المؤدي لنظام حسابي. يتفاعل البشر مع النظام من خلال لغة التفاعل وواجهة التفاعل. (المعروف باسم التفاعل بين الإنسان والحاسوب ، HCI.)

ثالثا. الكمبيوتر - جميع أدوار الطالب والأداء مفوضة للعمليات الحسابية. يتم تنفيذ جميع التفاعلات تلقائيًا بين الآلات. (المعروف باسم التحكم التزامن ، CC)

7. التنسيق هو حل لمشاكل التحكم في التزامن للتحكيم والتزامن والتسلسل والتصميم والمأزق:

التزامن يعني أنه يمكن تنفيذ المهام بالتوازي. النظام المتزامن عبارة عن مجموعة من المهام ، يتم ترتيب بعضها والباقي متزامن (غير مرتبة). لا يمكن تنفيذ المهام المطلوبة في نفس الوقت ؛ المهام المتزامنة يمكن. ينشأ التحكيم عندما تكون المهمة مطلوبة لاختيار واحد فقط من نشاطين (أو أكثر) يحتمل أن يكونا متزامنين ، وتأجيل اتخاذ إجراء على الأنشطة غير المحددة دون فقدها.

الحل الكامل لمشكلة التحكيم ممكن فقط إذا كانت المهام المعنية يمكن أن تنتظر التحديد. إذا كان هناك موعد نهائي ، فهناك احتمال فشل التحكيم. تعتمد حلول جميع المشكلات التالية على حل مرضٍ للتحكيم في النظام الأساسي. التزامن هو شرط أن المهمة لا يمكن أن تستمر بعد نقطة حتى يتم الانتهاء من مهمة أخرى.


مبادئ التنسيق في الإدارة - وحدة القيادة ، البداية المبكرة ، السلسلة العددية ، الاستمرارية ، نطاق الإدارة ، الاتصال المباشر ، المعاملة بالمثل والديناميكية

تشير المبادئ إلى الحقائق الأساسية التي يقوم عليها الفعل.

تساعد المبادئ التالية في تطبيق أساليب التنسيق المختلفة:

1. وحدة القيادة:

وحدة القيادة تعني رئيسًا واحدًا لأحد المرؤوسين. سيكون من الصعب تحقيق التنسيق إذا اضطر فرد إلى إبلاغ أكثر من رئيس. تساعد وحدة القيادة في تنسيق أنشطة الأفراد والإدارات.

2. البداية المبكرة:

يتبع مبدأ سابق كان أفضل. يجب على المديرين بدء الجهود لتنسيق الأنشطة التنظيمية مباشرة من مرحلة التخطيط. إذا تم تنفيذ الخطط دون التنسيق في الاعتبار ، فسيصبح من الصعب تنسيق الأنشطة التنظيمية في مراحل لاحقة. البداية الجيدة نصف الإنجاز؟

إن صياغة الأهداف والسياسات من خلال اتخاذ القرارات التشاركية هي نقاط القوة لتحقيق التنسيق. تتيح المشاركة للأعضاء معرفة أهمية الجميع في المنظمة. فهو يقلل من النزاعات ، ويعزز الالتزام والانسجام لخلق بيئة مواتية للجهود المنسقة الموجهة نحو الأهداف التنظيمية.

3. سلسلة العددية:

يشير إلى سلسلة أو رابط بين المديرين الكبار والمديرين الأدنى. وهو التسلسل الهرمي للمستويات حيث تتدفق المعلومات والتعليمات من أعلى إلى أسفل وتتدفق الاقتراحات والشكاوى من أسفل إلى أعلى. تعمل هذه السلسلة على تسهيل التنسيق حيث يقوم كبار المديرين بتمرير الأوامر والتعليمات أسفل السلسلة والتي تعتبر ضرورية للمرؤوسين للعمل بكفاءة.

يقوم المرؤوسون أيضًا بتمرير هذه الاقتراحات والشكاوى إلى أعلى فقط ، والتي يشعرون أنه ينبغي توجيه انتباه كبار المديرين من خلال مديري المستوى المتوسط. تمرير المعلومات الضرورية فقط يسهل التنسيق بين مختلف المستويات. سلسلة العددية ، وبالتالي ، يسهل التنسيق.

4. الاستمرارية:

التنسيق عملية مستمرة. يجب أن يتم تنفيذها بشكل مستمر على جميع المستويات في كل قسم. يبدأ لحظة دخول المنظمة إلى حيز الوجود وتستمر حتى وجود المنظمة. التنسيق ليس خيارا. إنها القوة الحتمية التي تربط جميع الأعضاء والموارد التنظيمية معًا ، وبالتالي فهي العمود الفقري للنجاح التنظيمي.

5. مجال الإدارة:

يشير إلى عدد المرؤوسين الذين يمكن للمدير إدارته بفعالية. من المهم أن تضع فقط أكبر عدد من المرؤوسين تحت إشراف مدير واحد كما يمكن إدارته بفعالية. إنه يؤثر على قدرة المدير على تنسيق أنشطة المرؤوسين العاملين معه. يمكن أن يجعل عدد كبير من المرؤوسين في إطار مدير واحد التنسيق بين جهودهم صعباً.

6. الاتصال المباشر:

يمكن أن يحقق الاتصال المباشر أو الشخصي بين المديرين والمرؤوسين تنسيقًا أفضل من الاتصال غير المباشر أو غير الشخصي. التفاعل وجها لوجه بين الناس من مختلف المستويات أو نفس المستوى في الإدارات المختلفة يعزز فهم المعلومات والأفكار. هذا يسهل التواصل الفعال والتفاهم المتبادل ومن خلالها التنسيق الفعال.

7. المعاملة بالمثل:

إنه يشير إلى ترابط الأنشطة. قسم الإنتاج والمبيعات ، على سبيل المثال ، يعتمد على بعضها البعض. كلما زاد عدد المبيعات ، زاد الإنتاج. كلما زاد إنتاج واحد ، كلما حاول واحد بيع ما يتم إنتاجه. ينظر المديرون في طبيعة ومدى اعتماد الأنشطة التنظيمية على بعضهم البعض عند بدء تنسيق الأنشطة التنظيمية. كلما زاد الاعتماد المتبادل بين الأنشطة التنظيمية ، زادت الحاجة إلى التنسيق فيما بينها.

8. الديناميكية:

لا توجد قواعد ثابتة وجامدة للتنسيق. التغييرات في البيئة التنظيمية تتطلب تغييرات في تقنيات التنسيق. إنه ، بالتالي ، مفهوم ديناميكي وغير ثابت.


مبادئ التنسيق في الإدارة - مبدأ البداية المبكرة ، مبدأ الاتصال المباشر ، مبدأ المعاملة بالمثل ، مبدأ الاستمرارية

وضعت ماري باركر فوليت مبادئ التنسيق التالية بمساعدة من مسؤول تنفيذي يضمن الجهود المتكاملة في منظمة مع الحد الأدنى من الاحتكاك والحد الأقصى من الفعالية التعاونية.

(1) مبدأ البداية المبكرة:

يعتمد نجاح أنشطة التنسيق على البداية نفسها. إذا كان قد بدأ في المرحلة المبكرة فإنه يثبت أنه مثمر. التخطيط هو بداية المؤسسة. يجب أن يبدأ التنسيق من هذه المرحلة بالذات. لدى مدير الإنتاج خطة للبدء في إنتاج عنصر جديد يحتاج إلى مصنع له. يأمر لنفسه. بعد تقديم الطلبات يقوم بإبلاغ مراقب المالية.

مراقب المالية يرفض تلبية الفاتورة لأنه يفتقر إلى الأموال ولا يمكن ترتيب الأموال في مهلة قصيرة. يجب إلغاء الطلب الخاص بالمصنع. لو كان هناك تنسيق بين الاثنين في المراحل الأولية للخطة لما نشأت مثل هذه الحالة.

(2) مبدأ الاتصال المباشر:

بدلاً من إصدار الأوامر والتعليمات ، يكون من الأفضل والمفيد أن تجتمع الأطراف المنسقة شخصيًا وتتحدث حول الأمر. وهذا يساعد في التفاهم المتبادل ويخلق الثقة المتبادلة. يتطور احترام بعضهم البعض بين الأفراد في نفس المستوى وأيضًا على مستويات مختلفة وهو أمر مفيد في المستقبل أيضًا.

(3) مبدأ المعاملة بالمثل:

يمكن تصور الموقف بسهولة حيث تتأثر جميع العناصر عن طريق التراجع عن كل عنصر. على سبيل المثال - في قسم إنتاج تعهد صناعي يرتبط ارتباطًا كبيرًا بقسم المشتريات مثل إدارة شؤون الموظفين مثل قسم شؤون الموظفين أو العكس. تساعد مبادئ المعاملة بالمثل في تنسيق جهود بعضنا البعض وبالتالي تساعد في إقامة علاقات فعالة ومتناغمة بين بعضها البعض.

(4) مبدأ الاستمرارية:

التنسيق عملية مستمرة. يمضي بلا هوادة من البداية. إذا توقف في أي مكان أو تباطأ عن الخروج عن المسار هو الاحتمال الوحيد الذي في هذه الحالة سيضر المشروع بأكمله.


مبادئ التنسيق في الإدارة - البداية المبكرة ، التواصل مع الموظفين ، الاستمرارية ، العلاقة المتبادلة ، الديناميكية ، التنظيم المبسط وعدد قليل من الآخرين

من أجل ضمان التنسيق الفعال ، ينبغي أن يقوم التنسيق على مبادئ معينة.

موضحة بإيجاز أدناه:

1. البداية المبكرة:

يجب أن يبدأ التنسيق حتى من وظيفة التخطيط للإدارة. يجب على الإدارة إعداد الخطة بعد استشارة المسؤولين المعنيين. من خلال ذلك ، سيكون إعداد الخطة وتنفيذها سهلاً للغاية بالنسبة للإدارة. ثم ، لن تكون هناك مقاومة من المسؤولين المعنيين.

2. عقد الموظفين:

التواصل الشفوي يجعل شخصين قريبين جدًا. وهذا يعني ، هناك إمكانية للاتصال الشخصي. قد يتم التوصل إلى اتفاق بشأن الأساليب والإجراءات وتحقيق الأهداف من خلال الاتصال الشخصي. يتم نقل الأفكار والآراء والآراء والتوصيات والمشاعر ، وما إلى ذلك ، إلى أجهزة الاستقبال بشكل فعال من خلال الاتصال الشخصي.

يتجنب الاتصال الشخصي الجدل وسوء الفهم. وبالتالي ، يتم التنسيق من خلال التعاون والتفاهم المتبادل وليس بالقوة أو النظام أو الإكراه.

3. الاستمرارية:

التنسيق أمر لا بد منه طالما استمرت المنظمة في العمل. التنسيق هو حجر الأساس للهيكل التنظيمي. لذلك ، يبدأ التنسيق بالتخطيط وينتهي بالسيطرة.

4. العلاقة المتبادلة:

ينص هذا المبدأ على أن جميع العوامل في أي حالة ترتبط بشكل متبادل. يؤثر كل عامل على العوامل الأخرى ويتأثر بالعوامل الأخرى. وبالتالي ، فإن تصرف أحد الموظفين يؤثر على تصرف الموظفين الآخرين والعكس صحيح. لذلك ، هناك حاجة لتكامل جميع الجهود والإجراءات والاهتمامات.

5. الديناميكية:

تؤثر البيئة الخارجية للأعمال على الأنشطة الداخلية للشركة. إلى جانب ذلك ، يتم تغيير الأنشطة والقرارات الداخلية وفقًا للظروف السائدة. لذلك ، يتم تعديل التنسيق وفقًا للبيئة الخارجية والإجراءات والقرارات الداخلية. يجب أن يكون التنسيق ديناميكيًا.

6. المنظمة المبسطة:

منظمة مبسطة يسهل أيضا التنسيق الفعال. يمكن للإدارة ترتيب الإدارات بهذه الطريقة ، للحصول على تنسيق أفضل بين رؤساء الإدارات. إذا كان قسمان أو وظائف القسم متشابهة في طبيعتها ، فإن هاتين الإدارتين تقعان تحت مسؤول تنفيذي واحد. هذا يسهل للحصول على تنسيق أفضل.

أوصى أحدهم أنه في حالة وجود وظائف متباينة بين قسمين أو قسمين ، يجب تسليم هاتين الإدارتين إلى مدير تنفيذي واحد فقط. سيضمن ذلك أيضًا تنسيقًا أفضل بين الإدارتين. وفقًا لكيث وجابيلين ، "على الرغم من اختلاف بعض الأنشطة ، فقد تضعها الإدارة تحت سلطة مدير تنفيذي واحد لأنها تحتاج إلى تنسيق وثيق".

7. التنسيق الذاتي:

وفقًا لهذا المبدأ ، تؤثر وظيفة إحدى الإدارات على الإدارات الأخرى وبالتالي تتأثر وظائف الإدارات الأخرى. يقوم القسم نفسه بتعديل وظائفه بطريقة قد تؤثر على الأقسام الأخرى بشكل إيجابي. بهذه الطريقة ، يتم تحقيق التنسيق. هناك حاجة للتواصل الفعال للحصول على التنسيق الذاتي. التواصل الفعال يسهل قسم لتقييم وظائف قسم آخر.

8. أهداف واضحة المعالم:

يجب أن يعرف رؤساء الأقسام بوضوح أهداف المنظمة. لذلك ، يجب على الإدارة اتخاذ الخطوات اللازمة لشرح الأهداف لرؤساء الأقسام. هذا مفيد للغاية في تحقيق الأهداف المشتركة للمنظمة بشكل جماعي. إن الأهداف الواضحة والتفسير الواضح للأهداف لا بد أن تسفر عن التوحيد في العمل.

9. تعريف واضح للسلطة والمسؤولية:

يجب أن تحدد الإدارة بوضوح سلطة ومسؤولية كل فرد وكل قسم. هذا سوف يسهل التنسيق الفعال في المنظمة. الى جانب ذلك ، سوف يقلل من الصراعات بين الأفراد. يتمتع مدير القسم بسلطة كافية لممارسة المرؤوسين الذين انتهكوا الحدود وغيرها من المخالفات.

10. التواصل الفعال:

التواصل الفعال ضروري للتنسيق السليم. يمكن حل المشاكل الفردية والإدارات بمساعدة التنسيق. بالإضافة إلى ذلك ، يتم استخدام جهود الموظفين بشكل فعال لتحقيق أهداف المنظمة.

11. القيادة الفعالة:

القيادة الفعالة تساعد أيضا في التنسيق السليم. القيادة تخلق الثقة في عقول المرؤوسين وتزيد من معنويات المرؤوسين.

12. الإشراف الفعال:

يجب على كبار المسؤولين التنفيذيين الإشراف على عمل المرؤوسين لضمان الأداء الناجح كما هو مخطط له. كبار المديرين التنفيذيين قد يعهد هذا النوع من العمل للمشرفين. عندما يجد كبار المسؤولين التنفيذيين أي انحراف ، فقد يتخذون خطوات فورية لتصحيحها بمساعدة المشرفين. لذلك ، هناك حاجة إلى التنسيق بين المشرفين وكبار المسؤولين التنفيذيين. وبالتالي ، يلعب المشرفون دورًا مهمًا في التنسيق.


مبادئ التنسيق في الإدارة - وفقًا لماري باركر فوليت: مبدأ البداية المبكرة ومبدأ العلاقة المتبادلة ومبدأ الاستمرارية

أشارت ماري باركر فوليت إلى أربعة مبادئ عامة لتحقيق التنسيق الفعال وهي كما يلي:

1. مبدأ البداية المبكرة:

يمكن تحقيق التنسيق بسهولة أكبر في المراحل المبكرة من التخطيط وصنع السياسات. يصبح من الصعب تأمين التنسيق في مرحلة التنفيذ. يجب أن يبدأ التنسيق من بداية عملية التخطيط. يمكن البحث عن التنسيق بشكل فعال من قبل أعضاء المنظمة في وقت صياغة السياسات وتحديد الأهداف.

على سبيل المثال ، إذا كان مدير الإنتاج يخطط لإنتاج شيء ما ، فيجب عليه استشارة جميع رؤساء الأقسام (أي الشراء والتمويل والمتاجر والتسويق وما إلى ذلك) في البداية. يمكن لجميع الإدارات بعد ذلك التعاون وتنسيق أنشطتها. إذا اقترب منهم مدير الإنتاج فجأة ، فسيكون من الصعب عليهم تنسيق أنشطتهم. لذلك ، قد يؤدي عدم التنسيق في المرحلة المبكرة إلى فشل العمل.

2. مبدأ الاتصال الشخصي المباشر:

يتم تحقيق التنسيق بشكل أفضل من خلال الاتصالات الشخصية المباشرة بين الأشخاص المسؤولين في المؤسسة. يساعد الاتصال المباشر في إزالة سوء التفاهم والتعارض بين الأفراد والإدارات في المؤسسة. هذا يساعد في تبادل الأفكار والآراء بطريقة أفضل وتوضيح أسباب النزاعات بسهولة أكبر. كما يضمن السرعة في العمل ويتجنب النقر الأحمر في المنظمة. يلعب التواصل الفعال دورًا حيويًا في الاتصال الشخصي المباشر بين أعضاء المنظمة.

3. مبدأ العلاقة المتبادلة:

ينص هذا المبدأ على أن المنظمة هي نظام من العناصر المترابطة التي ترتبط ارتباطًا وثيقًا مع بعضها البعض. جميع العوامل في الموقف مرتبطة بشكل متبادل. يؤثر كل عامل على العوامل الأخرى ويتأثر أيضًا بالعوامل الأخرى. لذلك ، هناك حاجة إلى تكامل الجهود والإجراءات والمصالح لمختلف العوامل. على سبيل المثال ، يعتمد مدير الإنتاج على المدير المالي للإفراج عن الأموال.

من ناحية أخرى ، يرتبط المدير المالي أيضًا بمدير الإنتاج. بهذه الطريقة ، يحتفظ كل عضو في المنظمة بعلاقة مع بعضهم البعض. هذا المبدأ يدعو إلى إقامة علاقة متبادلة بين جميع العوامل الهامة في موقف معين.

4. مبدأ الاستمرارية:

التنسيق هو وظيفة لا تنتهي أبدا للإدارة. إنها عملية مستمرة. التنسيق أمر لا بد منه طالما استمرت المنظمة في الوجود. التنسيق لا يمكن أن يكون فعالا إلا عندما يكون نشاطًا مستمرًا. من واجب المدير بذل جهود منتظمة لتحقيق التنسيق باستمرار ، بحيث يمكن تحقيق الأهداف التنظيمية بفعالية. يضمن هذا المبدأ التنسيق الفعال لجميع مستويات الإدارة أثناء التشغيل الفعلي بشكل مستمر.


مبادئ التنسيق في الإدارة - مبدأ الاتصال المباشر ، مبدأ العلاقة المتبادلة ، مبدأ الاستمرارية وعدد قليل من الآخرين

التنسيق الفعال يعتمد كليا على القيادة الفعالة. يمكن للتنسيق والقيادة معًا ضمان اتجاه جهود الشركات بفعالية نحو الأهداف المحددة مسبقًا. التنسيق هو عملية مستمرة يحقق فيها المديرون الأهداف المشتركة المتكاملة. لذلك ، تقع على عاتق المدير مسؤولية تنسيق أفضل.

يمكن تحقيق تنسيق أفضل وفعال ، وفقاً لماري باركر فوليت ، إذا تم الالتزام بالمبادئ التالية:

1. مبدأ الاتصال المباشر:

يمكن تحقيق التنسيق بشكل أفضل من خلال الاتصالات الشخصية المباشرة بين الأشخاص المسؤولين المعنيين. يجب أن يكون التنسيق الفعال ، وفقًا لهذا المبدأ ، هو الاتصال المباشر وجهاً لوجه بين الأشخاص المهمين والمسؤولين في المؤسسة ، من خلال العلاقة الشخصية الأفقية. يمكن للناس التفاعل مع بعضهم البعض من خلال تبادل وجهات نظرهم وأفكارهم والحوار المباشر.

التواصل الشخصي أكثر فعالية من أي طريقة أخرى. الاتصال المباشر ممكن في منظمة صغيرة الحجم ولكن في المؤسسة الكبيرة يكون من الصعب الحفاظ على الاتصال المباشر مع الأشخاص المسؤولين والحفاظ عليه. يمكن إزالة هذه الصعوبة من خلال توفير الأجهزة الميكانيكية مثل الهواتف وجهاز الفاكس والتلكس والبريد الإلكتروني وما إلى ذلك من أجل التواصل الشخصي المباشر والفعال الذي يمكن من خلاله تحقيق تنسيق أفضل.

2. مبدأ تحقيق التنسيق في المراحل المبكرة من التخطيط والسياسة:

يجب أن يبدأ التنسيق في المرحلة المبكرة من التخطيط والتنظيم وصنع السياسات والتحكم. يجب استشارة الإدارات التي يجب وضع سياسة لها قبل ذلك. ثانياً ، إذا كانت أي إدارة ستتأثر بهذه السياسة ، فيجب استشارة ذلك القسم قبل ذلك. على سبيل المثال ، إذا كان مدير الإنتاج يخطط لإنتاج شيء ما في فترة معينة ، فيجب عليه الاتصال بجميع رؤساء الإدارات بمعنى. شراء ، مخازن ، المالية ، المبيعات والتسويق ، مهندس المصنع الخ

يمكن لجميع الإدارات بعد ذلك التعاون ومزامنة وتنسيق أنشطتها. عدم التنسيق في المرحلة المبكرة قد يؤدي إلى فشل العمل. لذلك يجب على المدير العام محاولة تنسيق جميع أنشطة الإدارات مباشرة من بداية عملية الإدارة.

3. مبدأ العلاقة المتبادلة:

يجب أن يتضمن التنسيق علاقة تبادلية أي الاستعداد للعطاء والأخذ بين الأشخاص والأنشطة المعنية. يشير هذا المبدأ إلى أن جميع العوامل في موقف ما ترتبط ببعضها البعض. على سبيل المثال ، المدير المالي لديه علاقة متبادلة مع مدير الإنتاج. مدير الإنتاج ، بدوره ، ينسق مع مدير المبيعات والتسويق والمديرين الآخرين.

جميع المديرين المذكورين أعلاه يجدون أنفسهم متأثرين بجميع الأشخاص في الوضع الكلي. بكلمات بسيطة ، يحتفظ كل عضو في المنظمة بعلاقة مع بعضهم البعض في الوضع الكلي. جميع الجوانب أو جزء تتأثر جوانب أو أجزاء أخرى.

4. مبدأ الاستمرارية:

التنسيق عملية مستمرة. إنها وظيفة لا تنتهي أبدا للإدارة. إذا توقف في مكان ما ، فسيكون ذلك ضارًا لمؤسسة العمل بأكملها. وبالتالي يجب توخي الحذر من قبل كبار المسؤولين التنفيذيين فيما يتعلق باستمرار التنسيق بين الأنشطة المختلفة وما إلى ذلك.

إن اعتماد المبادئ المذكورة أعلاه يضمن التنسيق الفعال على جميع مستويات الإدارة أثناء التشغيل الفعلي والإشراف على أنشطة الأعمال. جنبا إلى جنب مع المبادئ المذكورة أعلاه يجب أن يكون هناك إدارة ديمقراطية قائمة على المشاركة وكذلك تفويض واضح ودقيق للسلطة.

يجب ألا يكون هناك أي تداخل في عدم المسؤولية لتحقيق التنسيق الرأسي والأفقي ومنع نشوب النزاعات. يساعد التنسيق في توقع المشاكل ويمكن اتخاذ تدابير لتجنبها. كل هذه المبادئ يجب وضعها في الاعتبار أثناء أداء وظيفة التنسيق.


مبادئ التنسيق في الإدارة - المباشرة والبداية المبكرة والاستمرارية والديناميكية

يعتمد التنسيق الناجح على مبادئ معينة ، مثل:

(ط) المباشرة:

التنسيق يعمل أفضل لمسة شخصية مباشرة. يمكن شرح تعليمات أو أوامر معينة بشكل صحيح إذا كان هناك نهج مباشر. وبالمثل ، فإنه يمكّن الإدارة أيضًا من فهم الصعوبات المختلفة التي قد يواجهها مختلف الموظفين. وبالتالي ، يمكن للإدارة تحسين الكفاءة الكلية للمشروع التجاري.

(2) البداية المبكرة:

يجب أن تبدأ العملية من البداية من إعداد الخطة. بمجرد تكوين المؤسسة وتحديد الخطط المناسبة ، يجب تطوير عملية التنسيق جنبًا إلى جنب مع عمليات الإدارة الأخرى. منذ البداية يجب بذل محاولة لخلق انطباع لكل موظف بأنه يجب أن يعمل بالتنسيق مع الإدارات الأخرى وأداء دوره في مصلحة المؤسسة.

(3) الاستمرارية:

يجب أن نتذكر أن التنسيق عملية مستمرة ويجب أن تمارس في المؤسسة طالما أن المؤسسة موجودة. إنه نشاط مستمر ودائر. بدءًا من التخطيط ، يتم تشغيله مباشرةً من خلال وعبر التنظيم والتوجيه والتحكم - إلى الابتكار.

(د) الديناميكية:

نظرًا لأن المؤسسة التجارية تخضع للتغييرات ، لا يمكن أن يظل التنسيق ثابتًا أو لا يمكن أن يقتصر على إدارة واحدة بمسؤوليات ثابتة. يتغير وفقًا للقرارات والأوقات والخطط وما إلى ذلك ، ولكن دائمًا ما يواكب إنجازات الكائنات المخططة مسبقًا. تجدر الإشارة إلى أن "التنسيق الجيد سيزيل النقاط الحرجة عند نشوئها ، والتنسيق الممتاز سوف يتوقعها ويمنع حدوثها".


مبادئ التنسيق في الإدارة - مبادئ الاتصال المباشر ، مبادئ البداية المبكرة ، مبادئ العلاقة المتبادلة ومبدأ الاستمرارية

وضعت ماري باركر فوليت مبادئ التنسيق التالية:

(ط) مبادئ الاتصال المباشر:

يمكن تنسيق أنشطة مختلف الأفراد بفعالية من خلال الاتصالات الشخصية المباشرة. هذا يساعد في تبادل الآراء والأفكار بطريقة أفضل وتوضيح سوء التفاهم بسهولة أكبر.

(2) مبادئ البداية المبكرة:

يمكن تحقيق التنسيق بسهولة خلال المراحل المبكرة من التخطيط وصنع السياسات. يصبح من الصعب تأمين التنسيق في مرحلة التنفيذ.

(3) مبادئ العلاقة المتبادلة:

تنص المبادئ على أن جميع العوامل في الموقف مثل الرجال والمواد والبيئة مرتبطة ببعضها البعض. على سبيل المثال ، عندما يعمل A مع B ، يجد كل شخص نفسه متأثرًا بالآخر ويتأثر كلاهما بالأشخاص والعوامل الأخرى في الموقف الكلي.

(4) مبدأ الاستمرارية:

يجب أن يكون التنسيق عملية مستمرة تبدأ بالتخطيط والتشغيل خلال العمليات الإدارية الأخرى. إنه شيء يجب أن يستمر طوال الوقت. يجب أن ينظر إليه كعملية لا تنتهي أبدًا ويجب على كل مدير أن يسعى جاهداً من أجلها.


مبادئ التنسيق في الإدارة - التوجيه ، المرحلة المبكرة ، الاستمرارية ، الديناميكية والتكامل

1. الاتجاه:

يجب تحقيق التنسيق من خلال الاتصال الشخصي المباشر. هذا سيسهل التبادل الحر للأفكار. كما سيتم إزالة سوء التفاهم والصراع بسهولة من خلال النهج المباشر.

2. البداية المبكرة:

يجب ترتيب التنسيق من البداية. وهذا هو ، يجب أن تبدأ في مرحلة التخطيط نفسها. إذا تم عمل الإدارات المختلفة للعمل بروح من الاعتماد المتبادل من المراحل المبكرة ، تصبح مهمة التعديل أسهل.

3. الاستمرارية:

التنسيق عملية مستمرة. لا ينتهي بعد يوم أو شهر. طالما أن هناك قطاعات مختلفة في مؤسسة ما ، فهناك حاجة إلى التبادل المستمر للمعلومات وتنسيق جهودها.

4. الديناميكية:

لا ينبغي أن يكون التنسيق جامدًا. تحدث التغييرات في مواقف العمل وفي البيئات الخارجية والداخلية باستمرار. وكما أوضح كونتس وأو دونيل ، "سيؤدي التنسيق الجيد إلى إزالة النقاط الحرجة عند نشوئها: التنسيق الممتاز سوف يتوقعها ويمنع حدوثها".

5. التكامل:

يجب إقامة علاقة متبادلة بين القطاعات المختلفة لدمج جميع الجهود والإجراءات والاهتمامات نحو الهدف المشترك للمنظمة.


مبادئ التنسيق في الإدارة - البداية المبكرة ، اللمس الشخصي المباشر ، الاستمرارية ، العلاقات المتبادلة والتنسيق الذاتي

من أجل التنسيق الفعال ، قدمت ماري باركر فوليت الأسس التالية:

1. البداية المبكرة:

يجب أن تتم عملية التنسيق في المرحلة المبكرة من التخطيط وصياغة السياسة. يعمل هذا على تحسين الخطط ومن السهل بدء التنسيق في البداية بسبب تفادي تكدس المشكلات. فائدة واحدة أخرى هي أن الناس في المرحلة المبكرة تصبح معتادة لتنسيق الأشياء.

2. لمسة شخصية مباشرة:

لخلق التفاهم والثقة المتبادلين بين شعوب المنظمة ، من الضروري لمسة شخصية مباشرة أو العلاقة الشخصية. هذا يضمن فهم أفضل والتعاون المتبادل بين الناس في المنظمة.

3. الاستمرارية:

التنسيق يحدث بشكل مستمر في المنظمة. هذه ليست علاقة غرامية. يجب أن يستمر التنسيق خلال عملية الإدارة بأكملها. يحدث من التخطيط إلى السيطرة.

4. العلاقات المتبادلة:

جميع أنشطة المنظمة مترابطة ومترابطة. لا تؤثر الإجراءات أو القرارات المتعلقة بالمنظمة على الفرد فقط بل على المنظمة بأكملها. لذلك ، يجب النظر فيها قبل اتخاذ هذا القرار أو الإجراء.

5. التنسيق الذاتي:

وقدم هذا المبدأ من قبل البني. وفقًا لهذا المبدأ ، تؤثر إدارة معينة على الإدارات الأخرى وتتأثر بدورها بها. مطلوب التواصل الفعال لتقدير سير عمل الإدارات ذات الصلة. هناك حاجة إلى مناخ ملائم وجهود تطوعية للتنسيق الذاتي.


مبادئ التنسيق في الإدارة - مع بعض مبادئ التنسيق الإضافية

قدمت ماري باركر فوليت أربعة مبادئ رئيسية للتنسيق. هذه المبادئ الأربعة للتنسيق تسمى مبادئ فوليت للتنسيق. يجب اتباع هذه المبادئ الأربعة لجعل التنسيق فعالاً.

تناقش مبادئ التنسيق الرئيسية الأربعة لماري ب. فوليت:

1. مبدأ المرحلة المبكرة:

وفقًا لهذا المبدأ ، يجب أن يبدأ التنسيق في مرحلة مبكرة من عملية الإدارة. يجب أن تبدأ خلال مرحلة التخطيط. سيؤدي ذلك إلى وضع أفضل الخطط وتنفيذ هذه الخطط بنجاح. إذا بدأ التنسيق في وقت مبكر فقط ، فسيتم تنفيذ جميع وظائف الإدارة بنجاح. وبالتالي من خلال البدء بالتنسيق الصحيح ، ستحقق المنظمة جميع أهدافها بسهولة وبسرعة.

2. مبدأ الاستمرارية:

وفقًا لهذا المبدأ ، يجب أن يكون التنسيق عملية مستمرة. يجب ألا يكون نشاطًا لمرة واحدة. يجب أن تبدأ عملية التنسيق عندما تبدأ المنظمة ، ويجب أن تستمر حتى وجود المنظمة. يجب أن يتم التنسيق بشكل مستمر أثناء عملية الإدارة. يجب أن يتم ذلك أثناء التخطيط والتنظيم والتوجيه والسيطرة.

3. مبدأ الاتصال المباشر:

وفقًا لهذا المبدأ ، يجب أن يكون لجميع المديرين اتصال مباشر مع مرؤوسيه. This will result in good relations between the manager and their subordinates. This is because direct contact helps to avoid misunderstandings, misinterpretations and disputes between managers and subordinates. It enables the managers to coordinate all the different activities of their subordinates effectively and efficiently.

4. Principle of Reciprocal Relations:

The decisions and actions of all the people (ie of all managers and employees) and departments of the organisation are inter-related. So, the decisions and actions of one person or department will affect all other persons and departments in the organisation.

Therefore, before taking any decision or action all managers must first find out the effect of that decision or action on other persons and departments in the organisation. This is called the Principle of Reciprocal Relations. Coordination will be successful only if this principle is followed properly.

Additional Principles of Coordination :

After Mary Parker Follett, modern management experts have extended her list by adding four additional principles of coordination.

These additional or supplementary principles of coordination are explained as follows:

1. Principle of Effective Communication:

Co-ordination will be successful only in the presence of an effective communication. Good communication must be present between all departments, within employees themselves and even between managers and their subordinates. All communication barriers and gaps must be avoided and fixed. Good communication helps to avoid misunderstandings in the organization. This overall helps in coordination.

2. Principle of Mutual Respect:

Coordination will be successful only if there exist a mutual respect throughout the organization. All managers working at different levels (top, middle or lower) must respect each other. Similarly, all employees must show a friendly attitude and should respect each other during interactions.

There must also exist a feeling of brotherly hood among managers and employees. The managers must respect the feelings and emotions of the employees. On the other hand, employees too must understand and acknowledge their bosses. Without mutual respect, coordination may not survive, and it will eventually fail.

3. Principle of Clarity of Objectives:

Co-ordination will be successful only if the organisation has set its clear objectives. Everyone in the organisation must know the objectives very clearly. No one must have any doubts about the objectives of the organisation. Clear objectives can be achieved easily and quickly.

4. Principle of Scalar Chain:

Scalar Chain is a line of authority. This line joins all the members (managers and employees) from top to bottom. Every member must know who his superior. He must also know who his subordinate. Scalar Chain is necessary for good communication. Scalar Chain must not be broken in norm circumstances. However, if quick action is necessary, then this chain can be broken. This is done using “Gang Plank” / “Bridge”/”Direct Contact”.

Scalar Chain is shown in diagram below with Gang plank as dotted line BK.

The Scalar Chain is shown by a double ladder E to A and E to L. E is the head of the organisation. D and I are the next level, and so on. If quick action is necessary, then a “Gang Plank” “BK” is made. Now B and K can contact each other directly but they should inform C and J about their decisions.


Principles of Coordination in Management – 4 Principles According to Mary Parker Follett: Direct Contact, Early Start, Reciprocal Relationship and Continuity

Mary Parker Follett has given 4 principles for effective co-ordination:

1. Direct Contact – Co-ordination is best achieved through direct personal contact among the people. To convey ideas, feelings and information, direct communication is the most effective way. Face to face meetings and discussions helps to clear doubts and removes misunderstandings.

2. Early Start – Co-ordination can be easily achieved in the early stages of planning and policy making. Integration of efforts becomes easy by the mutual consultation and participation otherwise it is difficult in the execution of work.

3. Reciprocal Relationship – States that all factors in a given situation are reciprocally related for example-in a group.

4. Continuity – Co-ordination is a continuous process, it cannot be left to chance but management strives continuously for maintaining proper balance among different elements. Sound coordination is not fire-fighting but anticipating in advance the conflicts and preventing their occurrence.


 

ترك تعليقك